Kaugtöö kontrollnimekiri

Määrake selgelt aeg, mille jooksul Teie töötajad peaksid töötama.

Miks on tööaja täpsustamine oluline?

Töötajad ja ka tööandjad peaksid töötundidest teadlikud olema. Kui inimesed ei ole oma tööajast teadlikud, võib see põhjustada probleeme tootlikkuse ja tõhususega.

Kuidas oma tööaega täpsustada?

Küsige töötajatelt, milline aeg on neile kõige mugavam töö tegemiseks. Otsustage, mis on Teie meeskonnale parim, olgu selleks täpne tööaeg või paindlik graafik.

Millised tööriistad aitavad määrata Teie tööaega?

Ajahaldustööriistad nagu Trello või Toggl jne.

Veenduge, et Teie töötajad mõistaksid oma kohustusi. Ärge mikrojuhtige, sest see toob kaasa ainult tülpimuse ja madalama tootlikkuse.

Miks on selge vastutuse ja ootuste seadmine oluline?

Mida selgemalt igaüks oma kohustustest ja ootustest aru saab, seda produktiivsem on töökoht. Tööandjad saavad töötajaid oma tegude eest vastutama panna ning töötajad tunnevad, et nende häält kuulatakse.

Kuidas panna paika selged kohustused ja ootused?

Valmistage ette ametikirjeldused, mis kirjeldavad iga ametikoha kohustusi, ja vajadusel kindlasti uuendage neid. Võimalikest muudatustest tuleb teavitada ka töötajaid.

Milliseid tööriistu selles etapis kasutada?

Koostöövahendid, nagu Trello, Asana või Basecamp, loovad töötajatele konkreetseid ülesandeid ja jälgivad nende edenemist.

Määrake selge kaugtööpoliitika, mis käsitleb pühasid, pause, puhkusi ja haiguspäevi.

Miks on vaba aja üle otsustamine oluline?

Tööandjad peavad töö käimas hoidmiseks tegelema puudumistega, samas kui töötajad peavad teadma, mis on vaba aja võtmise osas vastuvõetav.

Kuidas otsustada vaba aja üle?

Sõltuvalt iga töötaja konkreetsest poliitikast on kõige parem lubada vähemalt paar puhkepäeva, millest mõned on tasustatud ja teised tasustamata. Mõned tööandjad lubavad isegi piiramatult puhkust, kuid see nõuab tavaliselt mõlema osapoole usaldust ja kohustust töötada vastutustundlikult ilma järelevalveta. Paluge töötajatel oma vabad päevad võimalikult varakult taotleda.

Milliseid tööriistu vaba aja üle otsustamisel kasutada?

Kasutage teenust Google Docs või Sheets, et luua fail, kus igaüks saab taotleda endale sobivaid puhkepäevi, lisada märkmeid ja vaadata muudatusi reaalajas.

Planeerige, kui sageli, kus ja millal tuleks koosolekuid pidada.

Miks on kohtumiste eelnevalt kokkuleppimine oluline?

Koosolekud peaksid olema praktilised ja tõhusad, eriti kui kavatsete neid regulaarselt pidada. Nii saavad kõik keskenduda käesolevatele ülesannetele ilma aega raiskamata.

Kuidas kohtumisi eelnevalt kokku leppida?

Peaksite meeskonna uuendustega kurssi viimiseks kokku leppima regulaarsed koosolekud. Näiteks igal reede hommikul või kolmapäeva pärastlõunal. Samuti saate korraldada ad hoc koosolekuid, kui miski vajab kohest arutamist.

Millised tööriistad aitavad kohtumisi eelnevalt kokku leppida?

Slack, LiveWebinar, Zoom või Google Hangouts on kõik suurepärased videosuhtlustööriistad.

Suhtlemine on iga kaugtöö meeskonna jaoks võtmetähtsusega. Kehtestage kommunikatsiooni juhised ja veenduge, et kõik neid järgiksid.

Miks on suhtluse tõhustamine oluline?

Kui Teil pole kommunikatsiooni plaani paika pandud, võivad asjad kiiresti kaootiliseks muutuda. Kõigi kursis hoidmiseks on vaja luua viis, kuidas inimesed saaksid tõhusalt ja kiiresti suhelda.

Kuidas kommunikatsiooni sujuvamaks muuta?

Oluline on omada viisi projektide edenemise jälgimiseks, et saaksite tuvastada mahajäämise kohad. Lisaks on kasulik näha, millega meeskond igapäevaselt tegeleb.

Klientidega suhtlemise lihtsustamiseks kasutage piletisüsteemi tarkvara, nagu LiveAgent. Teie meilid, vestlused, kõned, sotsiaalmeedia mainimised ja sõnumid teistest kanalitest jõuavad kõik ühte universaalsesse postkasti. See muudab suhtlemise lihtsamaks ja suurendab klientide rahulolu..

Milliseid tööriistu kommunikatsiooni sujuvamaks muutmiseks kasutada?

• Meeskonnasuhtlus – tööriistad, nagu Asana või Basecamp, on kasulikud, kuid ainult siis, kui kõik kasutavad neid järjepidevalt.
• Kliendisuhtlus – kõik ühes klienditoe tarkvara, nagu LiveAgent (proovimine on tasuta!).

Et kõik oleksid samal lainel ja liiguksid samas suunas, vajab iga meeskond ühiste väärtuste ja eesmärkide kogumit.

Miks on ettevõtte kultuuri eest hoolitsemine oluline?

Ettevõtte juhised aitavad meelitada tulevasi töötajaid, kuid need on olulised ka töötajate hoidmiseks. Töötajad, kes tunnevad end olevat osa meeskonnast ja kelle väärtused ühtivad organisatsiooni omadega, jäävad suurema tõenäosusega ettevõttesse.

uidas hoolitseda ettevõtte kultuuri eest?

Koostage põhiväärtuste loend ja veenduge, et kõik mõistaksid neid. Samuti võib ettevõtte käsiraamat kirjeldada ettevõtte ootusi ja põhimõtteid.

Millised tööriistad aitavad ettevõtte kultuuri eest hoolt kanda?

Võite luua Google Docsi dokumendi või luua lühikese video/esitluse oma ettevõtte põhiväärtustest.

Enne kaugtöö alustamist veenduge, et Teie töötajatel on produktiivne töökeskkond.

Miks on töötajate kaugtöö keskkonna kontrollimine oluline?

Kõigil pole ideaalseid tingimusi kodus töötamiseks. Kui soovite, et Teie töötajad keskenduksid oma tööle, peavad neil olema vajalikud ressursid ja tööriistad.

Kuidas kontrollida oma töötajate kaugtöö keskkonda?

Võimalusel rentige oma piirkonnas füüsiline töökoht (nt ühistööruum). Kui ei, siis proovige pakkuda neile kodus paremaid töötingimusi, pakkudes neile varustust (toole, laudu jne).

Milliseid tööriistu kasutada oma töötajate kaugtöö keskkonna kontrollimiseks?

Selleks et teada saada, kas kellelgi pole sobivat kaugtöö keskkonda, võite neid küsitleda Google Formsi kaudu.

Kui Teie meeskond hakkab kaugtööd tegema, on oluline, et Teil oleks plaan uute töötajate kaasamiseks.

Miks on kaugliitumise planeerimine oluline?

Kui teil ei ole kaasamisplaani, võib uute töötajate kurssi viimine olla keeruline.

Kuidas planeerida kaugliitumist?

Planeerige oma töötajate jaoks videokoosolekuid ja koolitusi, et nad uue süsteemiga kiiresti tutvuksid. Koostage igale töötajale lugemiseks käsiraamatud, et nad saaksid ettevõtte juhistega tutvuda.

Milliseid tööriistu kaugliitumise planeerimiseks kasutada?

Veebipõhiste koolituste jaoks saate kasutada LiveWebinari. Looge käsiraamatuid rakenduses Google Docs/Sheets.

Tootlikkuse tagamiseks vajavad kaugtöötajad sobivaid tööriistu, näiteks arvutit, kuhu on installitud kõik vajalikud programmid.

Miks on oluline tagada, et töötajatel oleksid vajalikud seadmed?

Kui Teie kaugtöötajatel pole sobivaid isiklikke seadmeid või tööriistu, on neil raske oma tööga hakkama saada.

Kuidas veenduda, et Teie töötajatel on vajalikud seadmed?

Varustage oma töötajad õigete tööriistade ja seadmetega.

Milliseid tööriistu kasutada, veendumaks et töötajatel oleksid vajalikud seadmed olemas?

Saate luua teenuses Google Docs/Sheets kaugtöö nõuete loendi. Kaaluge investeerimist sellistesse tehnoloogiatesse nagu pilvesalvestus (nt Dropbox) ja failide jagamine (Google Drive).

Usaldusväärne internetiühendus on kaugtöötajate jaoks hädavajalik.

Miks on interneti juurdepääsu tagamine oluline?

Kui töötaja internet lakkab töötamast kasvõi mõneks minutiks, võivad sellel olla märkimisväärsed tagajärjed. Kontrollige, et neil poleks kaugtöö ajal ühendusega probleeme.

Kuidas anda kõigile juurdepääs internetile?

Kontrollige aegajalt kõigi interneti kiirust. Kui Teil on probleeme, võtke ühendust teenusepakkujaga ja lahendage need võimalikult kiiresti.

Milliseid tööriistu kasutada, et tagada kõigile juurdepääs internetile?

Pingdom võimaldab Teil jälgida interneti ühenduse olekut kõikjal maailmas.

Kui miski ei tööta õigesti, veenduge, et Teie töötajatel oleks vajadusel juurdepääs tehnilisele toele.

Miks on tehnilise toe pakkumine oluline?

Kui Teie kaugtöötajatel puudub juurdepääs tehnilisele toele, võivad nad olla frustreeritud ja näha seda kui takistust, mis ei lase neil oma tööd teha.

Kuidas pakkuda tehnilist tuge?

Esitage oma töötajatele tugikontaktide loend, sealhulgas e-posti aadress ja telefoninumber jne.

Milliseid tööriistu tehnilise toe tagamiseks kasutada?

Võite luua dokumendi (nt Google Docsis), mis kirjeldab tehnilise toe protsessi ning anda kõigile oma meeskonnaliikmetele juurdepääsu. Kaaluge investeerimist tarkvarasse, mis pakub Teie töötajatele juurdepääsu toele ööpäevaringselt.

Teie kaugtöötajad peavad mõistma, millised on nende ohutusnõuded.

Miks on ohutusnõuete seadmine oluline?

Teie töötajate ohutus peaks alati olema esmatähtis. Nad peavad olema teadlikud kodus töötamisega kaasnevatest ohtudest ja mõistma ettevõtte ohutuspoliitikat.

Kuidas määrata ohutusnõudeid?

Peate täpselt selgitama, mida nad peavad tegema ja millistele turvaelementidele keskenduda.

Milliseid vahendeid ohutusnõuete määramiseks kasutada?

Geofencing võimaldab jälgida töötaja seadme asukohta ja seada piire, mida ta ei saa ületada. Sellegipoolest on see samm oluline ainult siis, kui Teie ettevõttel on tõeliselt tundlikke andmeid, vastasel juhul peaksite lihtsalt oma töötajaid usaldama – see tasub end ära.

Pakkuge oma meeskonna rakenduste ja seadmete jaoks regulaarselt värskendusi.

Miks on regulaarsete värskenduste eest hoolitsemine oluline?

Kui Teie kaugtöötajad ei värskenda oma seadmeid, võivad nad muutuda küberrünnakute suhtes haavatavaks. Veenduge, et kõik oleksid regulaarsete värskendustega kursis ega jätaks neid tähelepanuta.

Kuidas hoolitseda regulaarsete värskenduste eest?

Looge dokument, mis sisaldab vajalike värskenduste loendit, et kõigil oleks sellele teabele juurdepääs.

Millised tööriistad aitavad regulaarsete värskenduste eest hoolitseda?

Peaksite investeerima sellistesse tööriistadesse nagu Microsoft AutoUpdate (Windowsi jaoks) või Mac OS X Update (Apple’i seadmete jaoks), mis võimaldavad Teil kogu töötajate tarkvara automaatselt värskendada.

Peate tuvastama valdkonnad, kus Teie töötajad puutuvad kõige tõenäolisemalt kokku turvaprobleemidega.

Miks on turvariskide tuvastamine oluline?

Teades, kus ohud peituvad, saate kasutada vastavaid meetmeid nende leevendamiseks. Tehke kindlaks kõik potentsiaalsed ohud, enne kui need muutuvad probleemiks.

Kuidas ohutusriske tuvastada?

Kaaluge ohutusriski kaardi koostamist, mis kirjeldab valdkondi, kus Teie töötajad võivad ohtu sattuda.

Milliseid vahendeid ohutusriskide tuvastamiseks kasutada?

Ohutusriskide piirkondade tuvastamiseks on mitmesuguseid tööriistu, sealhulgas Geofencing, sotsiaalmeedia jälgimise tarkvara (nt Mediatoolkit) ja Google Alerts.

Kui midagi läheb valesti, peate koostama hädaolukorra lahendamise plaani ja muutma oma tööruumi turvalisemaks.

Miks on hädaolukorra lahendamise plaani koostamine oluline?

Hädaolukorras võivad Teie kaugtöötajad sattuda paanikasse ja olukorda hullemaks muuta. Hädaolukorra plaan võib aidata seda vältida.

Kuidas kirjutada hädaolukorra plaani?

Looge dokument koos ülesannete loendiga, mis kirjeldab samm-sammult hädaolukorra lahendamise plaani.

Millised tööriistad aitavad Teil hädaolukorra plaani koostada?

Tööriistu, mida Teie töötajad kõige sagedamini kasutavad, tunnevad nad kõige paremini ja käsitlevad tõenäoliselt kõige kiiremini.

Kaugtöö üks suuremaid probleeme on suutmatus inimestega vahetult suhelda. Kuna kaugtöötajad võivad veeta suurema osa oma ajast nelja seina vahel, on nende vaimne tervis ülioluline.

Miks on oma töötajate heaolust hoolimine tähtis?

Kui töötaja hakkab oma vaimse tervise käes vaevlema, võib sellel olla tohutu mõju ettevõtte efektiivsusele.

Kuidas aidata hoolitseda oma töötajate heaolu eest?

Olenemata sellest, kas see on seotud tööga või mitte, veenduge, et kõigil oleks vajadusel juurdepääs abile.

Millised tööriistad aitavad teie töötajate heaolust hoolida?

Anonüümsed küsitlused, mida saate läbi viia Google Formsi või SurveyNutsi kaudu.

Julgustage oma töötajaid oma töökaaslastega juhuslikke vestlusi pidama, isegi mitte tööga seotud eesmärkidel. See aitab neil tunda end meeskonnaga rohkem seotuna ja hoiab ära isolatsioonitunde.

Miks on meeskonnakaaslastega juhuslike vestluste hõlbustamine oluline?

Kui Teie töötajad hakkavad tundma, nagu oleksid nad akvaariumis, võib neil olla raske keskenduda ja oma tööd teha.

Kuidas hõlbustada juhuslikke vestlusi meeskonnakaaslastega?

Pöörake tähelepanu kõikidele “kaugkohtumiste” võimalusele, mitte ainult tööteemalistele, vaid ka näiteks töötajate sünnipäevade tähistamisele.

Millised tööriistad aitavad Teil meeskonnakaaslastega juhuslikke vestlusi edendama?

Siinkohal toimivad kõik veebiseminarid ja sõnumitööriistad (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout jne).

Kaugtööd tehes on uute oskuste omandamine palju keerulisem kui kontoris. Pakkuge oma töötajatele alternatiivseid võimalusi ja stiimuleid uute oskuste õppimiseks, võimalusi enese täiendamiseks. Andke neile juurdepääs tehnoloogiale, mis aitab neil kõike seda teha.

Miks on töötajatele koolituste pakkumine oluline?

Kui lubate oma töötajatel areneda, võimaldab see neil näha oma tööd karjäärina, mitte lihtsalt järjekordse tööna. Julgustage neid osalema veebiseminaridel või osalema nende erialaste huvidega seotud kursustel.

Kuidas pakkuda oma töötajatele koolitusvõimalusi?

Kaaluge erinevat tüüpi koolituste pakkumist, näiteks videoõpetusi, veebiseminare või e-raamatuid. Samuti saate aidata oma töötajatel kursused neile sobival ajal läbida.

Milliseid tööriistu töötajatele koolitusvõimaluste pakkumiseks kasutada?

Võite kasutada reaalajas koolituse läbiviimiseks videokonverentsitarkvara, nagu Skype või Zoom, või veebikursuste pakkumiseks platvorme, nagu Lynda.com ja Coursera.