woman working remotely from couch

Kaugtöö kontrollnimekiri

Kaugtöötamise trend kasvab pidevalt, kuna üha rohkem ettevõtteid on seda kasutusele võtmas. Kui olete üks neist tööandjatest, kellel on kaugtöö meeskond, on oluline, et kõik sujuks.

See kontrollnimekri kirjeldab olulisi samme Teie kaugmeeskonna haldamiseks, et Teie ettevõte saaks õitseda.

Mis on kaugtöö kontrollnimekiri

See on juhend tööandjatele, mis aitab neil oma meeskondi eemalt hallata. See hõlmab õigete tööriistade ja protseduuride seadistamist ning suhtlusplaani koostamist.

Kaugtöö kontrollnimekirja tähtsus

Kaugtööl on palju eeliseid, kuid meeskonna juhtimine ilma näost näkku suhtlemiseta võib olla keeruline. See kontrollnimekiri aitab tagada, et Teie meeskond püsib õigel teel ja on produktiivne ka kontorist eemal olles. Töötaja ja tööandja saavad sellest kasu, kuna see kehtestab teatud suhtluse põhireeglid.

Kes saavad meie kaugtöö kontrollnimekirjast kasu?

Meie kaugtöö kontrollnimekiri on mugav järgmistel juhtudel:

  • Ettevõtete omanikud: nimekiri tuvastab, kas nende ettevõte on valmis kaugtöölisi palkama ja haldama. Seda tehes on nad tulevasteks väljakutseteks ettevalmistatud.
  • Personaliosakonnad: list aitab neil tuvastada ja lahendada võimalikke probleeme uute töötajate kaasamisega.
  • Kaugtöötajad: nad saavad kontrollida, milliseid valdkondi peaks nende tööandja katma.
  • Mittevabastatud töötajad: et teha kindlaks, kas kaugtöö sobib neile.

Tutvuge kaugtöö kontrollnimekirjaga

Põhitõed

Kaugtöö kontrollnimekiri

Määrake selgelt aeg, mille jooksul Teie töötajad peaksid töötama.

Miks on tööaja täpsustamine oluline?

Töötajad ja ka tööandjad peaksid töötundidest teadlikud olema. Kui inimesed ei ole oma tööajast teadlikud, võib see põhjustada probleeme tootlikkuse ja tõhususega.

Kaugtöö kontrollnimekiri
Töötundide seadistamine LiveAgentis

Kuidas täpsustada oma tööaeg?

Küsige töötajatelt, milline aeg on neile kõige mugavam töö tegemiseks. Otsustage, mis on Teie meeskonnale parim, olgu selleks täpne tööaeg või paindlik graafik.

Millised tööriistad aitavad määrata Teie tööaega?

Ajahaldustööriistad nagu Trello või Toggl jne.

Veenduge, et Teie töötajad mõistaksid oma kohustusi. Ärge mikrojuhtige, sest see toob kaasa ainult tülpimuse ja madalama tootlikkuse.

Miks on selge vastutuse ja ootuste seadmine oluline?

Mida selgemalt igaüks oma kohustustest ja ootustest aru saab, seda produktiivsem on töökoht. Tööandjad saavad töötajaid oma tegude eest vastutama panna ning töötajad tunnevad, et nende häält kuulatakse.

Create-rule-in-LiveAgent
LiveAgenti reeglite funktsiooni näide

Kuidas panna paika selged kohustused ja ootused?

Valmistage ette ametikirjeldused, mis kirjeldavad iga ametikoha kohustusi, ja vajadusel kindlasti uuendage neid. Võimalikest muudatustest tuleb teavitada ka töötajaid.

Milliseid tööriistu selles etapis kasutada?

Koostöövahendid, nagu Trello, Asana või Basecamp, loovad töötajatele konkreetseid ülesandeid ja jälgivad nende edenemist.

Seadistage selge kaugtööpoliitika, mis käsitleb pühasid, pause, puhkusi ja haiguspäevi.

Miks on vaba aja üle otsustamine oluline?

Tööandjad peavad töö käimas hoidmiseks tegelema puudumistega, samas kui töötajad peavad teadma, mis on vaba aja võtmise osas vastuvõetav.

Kuidas otsustada vaba aja üle?

Sõltuvalt iga töötaja konkreetsest poliitikast on kõige parem lubada vähemalt paar puhkepäeva, millest mõned on tasustatud ja teised tasustamata. Mõned tööandjad lubavad isegi piiramatult puhkust, kuid see nõuab tavaliselt mõlema osapoole usaldust ja kohustust töötada vastutustundlikult ilma järelevalveta. Paluge töötajatel oma vabad päevad võimalikult varakult taotleda.

Milliseid tööriistu vaba aja otsustamisel kasutada?

Kasutage teenust Google Docs või Sheets, et luua fail, kus igaüks saab taotleda endale sobivaid puhkepäevi, lisada märkmeid ja vaadata muudatusi reaalajas.

Google calendar
allikas: calendar.google.com

Planeerige, kui sageli, kus ja millal tuleks koosolekuid pidada.

Miks on kohtumiste eelnevalt kokkuleppimine oluline?

Koosolekud peaksid olema praktilised ja tõhusad, eriti kui kavatsete neid regulaarselt pidada. Nii saavad kõik keskenduda käesolevatele ülesannetele ilma aega raiskamata.

Kuidas kohtumisi eelnevalt kokku leppida?

Peaksite meeskonna uuendustega kurssi viimiseks kokku leppima regulaarsed koosolekud. Näiteks igal reede hommikul või kolmapäeva pärastlõunal. Samuti saate korraldada ad hoc koosolekuid, kui miski vajab kohest arutamist.

Kaugtöö kontrollnimekiri
allikas: calendar.google.com

Millised tööriistad aitavad kohtumisi eelnevalt kokku leppida?

Slack, LiveWebinar, Zoom või Google Hangouts on kõik suurepärased videosuhtlustööriistad.

Suhtlemine on iga kaugtöö meeskonna jaoks võtmetähtsusega. Kehtestage kommunikatsiooni juhised ja veenduge, et kõik neid järgiksid.

Miks on suhtluse tõhustamine oluline?

Kui Teil pole kommunikatsiooni plaani paika pandud, võivad asjad kiiresti kaootiliseks muutuda. Kõigi kursis hoidmiseks on vaja luua viis, kuidas inimesed saaksid tõhusalt ja kiiresti suhelda.

Kuidas kommunikatsiooni sujuvamaks muuta?

Oluline on omada viisi projektide edenemise jälgimiseks, et saaksite tuvastada mahajäämise kohad. Lisaks on kasulik näha, millega meeskond igapäevaselt tegeleb.

Klientidega suhtlemise lihtsustamiseks kasutage piletisüsteemi tarkvara, nagu LiveAgent. Teie meilid, vestlused, kõned, sotsiaalmeedia mainimised ja sõnumid teistest kanalitest jõuavad kõik ühte universaalsesse postkasti. See muudab suhtlemise lihtsamaks ja suurendab klientide rahulolu.

LiveAgent's inbox all tickets preview

Milliseid tööriistu kommunikatsiooni sujuvamaks muutmiseks kasutada?

  • Meeskonnasuhtlus – tööriistad, nagu Asana või Basecamp, on kasulikud, kuid ainult siis, kui kõik kasutavad neid järjepidevalt.
  • Kliendisuhtlus – kõik ühes klienditoe tarkvara, nagu LiveAgent (proovimine on tasuta!).

Et kõik oleksid samal lainel ja liiguksid samas suunas, vajab iga meeskond ühiste väärtuste ja eesmärkide kogumit.

Miks on ettevõtte kultuuri eest hoolitsemine oluline?

Ettevõtte juhised aitavad meelitada tulevasi töötajaid, kuid need on olulised ka töötajate hoidmiseks. Töötajad, kes tunnevad end olevat osa meeskonnast ja kelle väärtused ühtivad organisatsiooni omadega, jäävad suurema tõenäosusega ettevõttesse.

Kuidas hoolitseda ettevõtte kultuuri eest?

Koostage põhiväärtuste loend ja veenduge, et kõik mõistaksid neid. Samuti võib ettevõtte käsiraamat kirjeldada ettevõtte ootusi ja põhimõtteid.

Millised tööriistad aitavad ettevõtte kultuuri eest hoolt kanda?

Saate luua Google Docsi dokumendi või luua lühikese video/esitluse oma ettevõtte põhiväärtustest.

Kaugtöö kontrollnimekiri

Enne kaugtöö alustamist veenduge, et Teie töötajatel on produktiivne töökeskkond.

Miks on töötajate kaugtöö keskkonna kontrollimine oluline?

Kõigil pole ideaalseid tingimusi kodus töötamiseks. Kui soovite, et Teie töötajad keskenduksid oma tööle, peavad neil olema vajalikud ressursid ja tööriistad.

Kuidas kontrollida oma töötajate kaugtöö keskkonda?

Võimalusel rentige oma piirkonnas füüsiline töökoht (nt ühistööruum). Kui ei, siis proovige pakkuda neile kodus paremaid töötingimusi, pakkudes neile varustust (toole, laudu jne).

Home office

Milliseid tööriistu kasutada oma töötajate kaugtöö keskkonna kontrollimiseks?

Selleks et teada saada, kas kellelgi pole sobivat kaugtöö keskkonda, võite neid küsitleda Google Formsi kaudu.

Kui Teie meeskond hakkab kaugtööd tegema, on oluline, et Teil oleks plaan uute töötajate kaasamiseks.

Miks on kaugliitumise planeerimine oluline?

Kui teil ei ole kaasamisplaani, võib uute töötajate kurssi viimine olla keeruline.

Kuidas planeerida kaugliitumist?

Planeerige oma töötajate jaoks videokoosolekuid ja koolitusi, et nad uue süsteemiga kiiresti tutvuksid. Koostage igale töötajale lugemiseks käsiraamatud, et nad saaksid ettevõtte juhistega tutvuda.

Kaugtöö kontrollnimekiri

Milliseid tööriistu kaugliitumise planeerimiseks kasutada?

Veebipõhiste koolituste jaoks saate kasutada LiveWebinari. Looge käsiraamatuid rakenduses Google Docs/Sheets.

Tehnilised aspektid

Tootlikkuse tagamiseks vajavad kaugtöötajad sobivaid tööriistu, näiteks arvutit, kuhu on installitud kõik vajalikud programmid.

Miks on oluline tagada, et töötajatel oleksid vajalikud seadmed?

Kui Teie kaugtöötajatel pole sobivaid isiklikke seadmeid või tööriistu, on neil raske oma tööga hakkama saada.

Kuidas veenduda, et Teie töötajatel on vajalikud seadmed?

Varustage oma töötajad õigete tööriistade ja seadmetega.

Milliseid tööriistu kasutada, veendumaks et töötajatel oleksid vajalikud seadmed olemas?

Saate luua teenuses Google Docs/Sheets kaugtöö nõuete loendi. Kaaluge investeerimist sellistesse tehnoloogiatesse nagu pilvesalvestus (nt Dropbox) ja failide jagamine (Google Drive).

Organized workspace - news, phone, calculator, notepad, laptop

Usaldusväärne internetiühendus on kaugtöötajate jaoks hädavajalik.

Miks on interneti juurdepääsu tagamine oluline?

Kui töötaja internet lakkab töötamast kasvõi mõneks minutiks, võivad sellel olla märkimisväärsed tagajärjed. Kontrollige, et neil poleks kaugtöö ajal ühendusega probleeme.

Kuidas anda kõigile juurdepääs internetile?

Kontrollige aegajalt kõigi interneti kiirust. Kui Teil on probleeme, võtke ühendust teenusepakkujaga ja lahendage need võimalikult kiiresti.

Kaugtöö kontrollnimekiri

Milliseid tööriistu kasutada, et tagada kõigile juurdepääs internetile?

Pingdom võimaldab Teil jälgida interneti ühenduse olekut kõikjal maailmas.

Kui miski ei tööta õigesti, veenduge, et Teie töötajatel oleks juurdepääs tehnilisele toele.

Miks on tehnilise toe pakkumine oluline?

Kui Teie kaugtöötajatel puudub juurdepääs tehnilisele toele, võivad nad olla frustreeritud ja näha seda kui takistust, mis ei lase neil oma tööd teha.

Kuidas pakkuda tehnilist tuge?

Esitage oma töötajatele tugikontaktide loend, sealhulgas e-posti aadress ja telefoninumber jne.

Kaugtöö kontrollnimekiri

Milliseid tööriistu tehnilise toe tagamiseks kasutada?

Saate luua dokumendi (nt Google Docsis), mis kirjeldab tehnilise toe protsessi ning anda kõigile oma meeskonnaliikmetele juurdepääsu. Kaaluge investeerimist tarkvarasse, mis pakub Teie töötajatele juurdepääsu toele ööpäevaringselt.

Turvalisus

Teie kaugtöötajad peavad mõistma, millised on nende ohutusnõuded.

Miks on ohutusnõuete seadmine oluline?

Teie töötajate ohutus peaks alati olema esmatähtis. Nad peavad olema teadlikud kodus töötamisega kaasnevatest ohtudest ja mõistma ettevõtte ohutuspoliitikat.

Kuidas määrata ohutusnõudeid?

Selgitage neile selgelt, mida nad peavad tegema ja millistele turvaelementidele keskenduda.

Woman holding smartphone and chatting on social media

Milliseid vahendeid ohutusnõuete määramiseks kasutada?

Geofencing võimaldab jälgida töötaja seadme asukohta ja seada piire, mida ta ei saa ületada. Sellegipoolest on see samm oluline ainult siis, kui Teie ettevõttel on tõeliselt tundlikke andmeid, vastasel juhul peaksite lihtsalt oma töötajaid usaldama – see tasub end ära.

Pakkuge oma meeskonna rakenduste ja seadmete jaoks regulaarselt värskendusi.

Miks on regulaarsete värskenduste eest hoolitsemine oluline?

Kui Teie kaugtöötajad ei värskenda oma seadmeid, võivad nad muutuda küberrünnakute suhtes haavatavaks. Veenduge, et kõik oleksid regulaarsete värskendustega kursis ega jätaks neid tähelepanuta.

Kuidas hoolitseda regulaarsete värskenduste eest?

Looge dokument, mis sisaldab vajalike värskenduste loendit, et kõigil oleks sellele teabele juurdepääs.

Update

Millised tööriistad aitavad regulaarsete värskenduste eest hoolitseda?

Peaksite investeerima sellistesse tööriistadesse nagu Microsoft AutoUpdate (Windowsi jaoks) või Mac OS X Update (Apple’i seadmete jaoks), mis võimaldavad Teil kogu töötajate tarkvara automaatselt värskendada.

Peate tuvastama valdkonnad, kus Teie töötajad puutuvad kõige tõenäolisemalt kokku turvaprobleemidega.

Miks on turvariskide tuvastamine oluline??

Teades, kus ohud peituvad, saate kasutada vastavaid meetmeid nende leevendamiseks. Tehke kindlaks kõik potentsiaalsed ohud, enne kui need muutuvad probleemiks.

Kuidas ohutusriske tuvastada?

Kaaluge ohutusriski kaardi koostamist, mis kirjeldab valdkondi, kus Teie töötajad võivad ohtu sattuda.

Kaugtöö kontrollnimekiri

Milliseid vahendeid ohutusriskide tuvastamiseks kasutada?

Ohutusriskide piirkondade tuvastamiseks on mitmesuguseid tööriistu, sealhulgas Geofencing, sotsiaalmeedia jälgimise tarkvara (nt Mediatoolkit) ja Google Alerts.

Kui midagi läheb valesti, peate koostama hädaolukorra lahendamise plaani ja muutma oma tööruumi turvalisemaks.

Miks on hädaolukorra lahendamise plaani koostamine oluline?

Hädaolukorras võivad Teie kaugtöötajad sattuda paanikasse ja olukorda hullemaks muuta. Hädaolukorra plaan võib aidata seda vältida.

Kuidas kirjutada hädaolukorra plaani?

Looge dokument koos ülesannete loendiga, mis kirjeldab samm-sammult hädaolukorra lahendamise plaani.

Exit sign

Millised tööriistad aitavad Teil hädaolukorra plaani koostada?

Tööriistu, mida Teie töötajad kõige sagedamini kasutavad, tunnevad nad kõige paremini ja käsitlevad tõenäoliselt kõige kiiremini.

Vaimne tervis

Kaugtöö üks suuremaid probleeme on suutmatus inimestega vahetult suhelda. Kuna kaugtöötajad võivad veeta suurema osa oma ajast nelja seina vahel, on nende vaimne tervis ülioluline.

Miks on oma töötajate heaolust hoolimine tähtis?

Kui töötaja hakkab oma vaimse tervise käes vaevlema, võib sellel olla tohutu mõju ettevõtte efektiivsusele.

Kuidas aidata hoolitseda oma töötajate heaolu eest?

Olenemata sellest, kas see on seotud tööga või mitte, veenduge, et kõigil oleks vajadusel juurdepääs abile.

Kaugtöö kontrollnimekiri

Millised tööriistad aitavad teie töötajate heaolust hoolida?

Anonüümsed küsitlused, mida saate läbi viia Google Formsi või SurveyNutsi kaudu.

Julgustage oma töötajaid oma töökaaslastega juhuslikke vestlusi pidama, isegi mitte tööga seotud eesmärkidel. See aitab neil tunda end meeskonnaga rohkem seotuna ja hoiab ära isolatsioonitunde.

Miks on meeskonnakaaslastega juhuslike vestluste hõlbustamine oluline?

Kui Teie töötajad hakkavad tundma, nagu oleksid nad akvaariumis, võib neil olla raske keskenduda ja oma tööd teha.

Kuidas hõlbustada juhuslikke vestlusi meeskonnakaaslastega?

Pöörake tähelepanu kõikidele “kaugkohtumiste” võimalusele, mitte ainult tööteemalistele, vaid ka näiteks töötajate sünnipäevade tähistamisele.

Kaugtöö kontrollnimekiri

Millised tööriistad aitavad Teil meeskonnakaaslastega juhuslikke vestlusi edendama?

Siinkohal toimivad kõik veebiseminarid ja sõnumitööriistad (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout jne).

Kaugtööd tehes on uute oskuste omandamine palju keerulisem kui kontoris. Pakkuge oma töötajatele alternatiivseid võimalusi ja stiimuleid uute oskuste õppimiseks, võimalusi enese täiendamiseks. Andke neile juurdepääs tehnoloogiale, mis aitab neil kõike seda teha.

Miks on töötajatele koolituste pakkumine oluline?

Kui lubate oma töötajatel areneda, võimaldab see neil näha oma tööd karjäärina, mitte lihtsalt järjekordse tööna. Julgustage neid osalema veebiseminaridel või osalema nende erialaste huvidega seotud kursustel.

Kuidas pakkuda oma töötajatele koolitusvõimalusi?

Kaaluge erinevat tüüpi koolituste pakkumist, näiteks videoõpetusi, veebiseminare või e-raamatuid. Samuti saate aidata oma töötajatel kursused neile sobival ajal läbida.

Woman explaining to team members stick notes

Milliseid tööriistu töötajatele koolitusvõimaluste pakkumiseks kasutada?

Saate kasutada reaalajas koolituse läbiviimiseks videokonverentsitarkvara, nagu Skype või Zoom, või veebikursuste pakkumiseks platvorme, nagu Lynda.com ja Coursera.

Kaugtöö kontrollnimekirja kokkuvõte

Põhitõed:

  • Täpsustage oma tööaeg
  • Seadke paika selged kohustused ja ootused
  • Otsustage vaba aja üle
  • Leppige kohtumised eelnevalt kokku
  • Lihtsustage suhtlust LiveAgentiga
  • Hoolitsege ettevõtte kultuuri eest
  • Kontrollige oma töötajate kaugtöö keskkonda
  • Planeerige kaugliitumine

Tehnilised aspektid:

  • Veenduge, et Teie töötajatel oleksid vajalikud seadmed
  • Tagage kõigi juurdepääs Internetile
  • Pakkuge tehnilist tuge

Turvalisus:

  • Määrake ohutuse kohustused
  • Hoolitsege regulaarsete värskenduste eest
  • Tehke kindlaks ohutusriskid
  • Kirjutage hädaolukorra plaan

Vaimne tervis:

  • Hoolitsege oma töötajate heaolu toetamise eest
  • Edendage juhuslikke vestlusi meeskonnakaaslastega
  • Pakkuge oma töötajatele koolitusvõimalusi

FAQ

How do companies normally onboard remote employees?

One popular method is to create an online portal with all the information that a new employee will need, such as policies, procedures, contact info, and training materials. Another standard method is to assign a mentor who can help adapt the new employee to the company culture and answer any questions. Other methods include video chats, conference calls, and on-the-job training. Decide which method is most suitable for your business.

What makes for a successful remote employee onboarding experience?

A successful onboarding experience for remote employees should include: building relationships with other workers, learning how to work outside the office, understanding company policies, procedures and company's culture as well as getting plugged into internal communication channels. Give people time and support to become acclimatized before they are thrown into 'high-stakes' situations.

Do virtual employees benefit from a remote work experience?

Yes, they do in most cases. In fact, remote employees tend to be more productive and have less stress than their in-office counterparts. They feel comfortable working in their home environments and aren’t distracted by office politics, drama, or water cooler chats.

Where can I find a remote employee onboarding checklist?

We covered a remote work checklist above, but many of its steps can function as a stand-alone remote employee onboarding checklist too.

How to onboard virtual employees?

Evaluate the specific skills and temperament of the individual to determine an appropriate onboarding strategy. This might include formal training sessions, skills auditing, or mentoring from a more experienced colleague. Some remote employees who have their own technical abilities may prefer to manage dependencies themselves, while others will require help setting up the necessary software. As such, you should consider what level of self-sufficiency you expect from a new hire before deciding on a strategy for how they will be onboarded.

What is the onboarding process for a new remote employee?

Generally, the onboarding process for a new remote employee involves reviewing their job duties and expectations, making sure they have the necessary tools, explaining the company policies and procedures, and introducing them to the rest of the team. Finally, help them get started on their first project.

What is the best way to organize remote work in 2022?

It all depends on the policies, management philosophy, and how much autonomy a company wishes to grant its employees. Generally speaking, three different organizational structures can be applied when managing a team of virtual workers: completely distributed teams with flexible work hours, partially distributed teams with set hours, and fully centralized teams with employees working from a designated office. Each of these structures has its benefits and drawbacks, so it's essential to evaluate what will work best for your specific company.

Meie veebileht kasutab küpsiseid. Jätkates eeldame Teie luba küpsiste paigaldamiseks, nagu on üksikasjalikult kirjeldatud meie privaatsuse ja küpsiste poliitika.

×
Plaanige üks-ühele kõne ja avastage, kuidas LiveAgent Teie ettevõttele kasulik võib olla.

Oleme saadaval mitmetel kuupäevadel

Plaani demo