• Mallid
  • Puhkuseteadete mallid

Puhkuseteadete mallid

Kas lähete puhkusele ja peate määrama teavituse, et olete kontorist eemal? Või võtate lihtsalt vaba päeva ega taha end tööga häirida. Mõlemal juhul aitab hea puhkuseteate mall töö ära teha.

Sellised mallid on tavaliselt lihtsad ja hõlpsasti kasutatavad, võimaldades teil oma sõnumit vastavalt soovile kohandada. Täna näitame teile mõnda erinevat kontorist eemal olemise malli, mida saate kasutada oma eemaloleku automaatse vastusena.

Miks peaksite kasutama kontorist eemaloleku malli?

Enamik inimesi kasutab puhkuseteadete e-posti malle, kui nad on pikemat aega oma meilist eemal, näiteks puhkusel või lihtsalt puhkepäeval. Saate määrata automaatse vastuse, mis annab inimestele teada, et te ei kontrolli oma postkasti ja tulete varsti tagasi. Nii ei oota nad teilt kohest vastust ning saate nautida oma vaba aega ilma töö pärast muretsemata.

Kuid mallide kasutamiseks on ka muid põhjuseid. Kui teate, et teil on kiire ja te ei jõua oma postkasti nii sageli kui tavaliselt, annab kontorist eemaloleku sõnum inimestele teada, et te ei pruugi kohe vastata. Seejärel saavad nad otsustada, kas oodata vastust või leida mõni muu viis teiega ühenduse võtmiseks.

Puhkuseteade suudab aidata hallata ka inimeste ootusi, kui olete tööst üle ujutatud ega suuda kohe igale meilile vastata. Kui annate inimestele teada, et olete hõivatud, kuid pöördute nende poole niipea kui võimalik, saate vältida mõlema poole frustratsiooni.

Vältige meelehärmi, kasutades kontorist eemaloleku meilimalle

Kuidas puhkuseteate e-kirja malli pealkirjastada

Hoidke see pigem lühike ja asjakohane – Kontorist eemal, Puhkuse automaatvastus või Eemal on kõik head valikud. Teemareale on hea lisada ka naasmise aeg, et inimesed teaksid, kui kaua nad vastust ootama peavad.

Näiteks “Kontorist eemal kuni 15. jaanuarini” toimiks hästi. See aitab ka filtreerimisel, kui teil on vastav e-kirjade süsteem, kuid ennekõike annab see teistele teada, millal vastust oodata, ilma et nad peaksid meili sisu lugema. Nii näitate, et hoolite nende ajast.

Puhkuseteadete meilimalli teemarea näited

  • Kontorist väljas: [kuupäev]
  • Kontorist eemal: [puhkuse üksikasjad]
  • Kontorist eemal: [puudumise põhjus]
  • Puhkusel: [kuupäev] – [kuupäev]
  • Pühad: [kuupäev] – [kuupäev]
  • Kontorist eemal: haiguspäev
  • Pole saadaval: riigist väljas
  • Hädaolukorras:
  • Tööpostilt eemal [kuupäev]
  • Hetkel puhkusel
  • Pole kohal
  • Varsti tagasi
  • Hingamispäeval
  • Suundun väiksele puhkusele

Kuidas kirjutada kontorist eemaloleku malli

Kui tegemist on automaatvastuse kujul e-kirja sisuga, tuleb meeles pidada mõnda asja:

Esiteks soovite arusaadavalt väljendada, et olete kontorist eemal ning ei saa kohe vastata. Kui kontrollite aegajalt oma postkasti, andke inimestele teada, millal nad võivad vastust oodata. Kui te pole kindel, on parem seda osa vältida, kui lasta inimestel oodata vastust, mida ei pruugi tulla.

Teiseks võite hädaolukorras jätta oma isikliku telefoninumbri. Pidage siiski meeles, et te ei pruugi kohe vastu võtta, ja paluge inimestel teiega sel viisil ühendust võtta ainult siis, kui see on äärmiselt kiireloomuline.

Kontorist eemaloleku mall

Samuti on hea mõte lisada isikud, kellega nad teie äraolekul ühendust saavad võtta, ja kogu asjakohane teave, mida nad võivad vajada (nt tähtajad või projekti värskendused). Ja muidugi ärge unustage öelda, millal tagasi tulete. Olge lühike ja armas – keegi ei taha teiega ühendust võttes romaani lugeda.

Viimaseks, kuid mitte vähemtähtsana (pole kohustuslik), võite lisada lühikese sõnumi, mis annab inimestele teada, mida teie äraolekul teha. Näiteks kust nad leiavad vajaliku teabe, kui te ei saa seda neile ise pakkuda.

Mida lisada kontorist eemaloleku e-kirja malli

  • Oma nimi
  • Kuupäevad, millal te lahkute või kuupäev, mil tagasi tulete
  • Lühisõnum, mis annab inimestele teada, et olete kontorist lahkunud või et tulete varsti tagasi
  • Kellega teie äraolekul ühendust võtta (vajadusel)
  • Millal nad võivad teilt vastust oodata (juhul kui kontrollite puhkuse ajal oma postkasti)
  • Alternatiivsed viisid teiega ühenduse võtmiseks

Puhkuseteate e-kirja näited ja mallid

Ametlikud kontorist eemaloleku mallid

Kontorist eemal

I’m currently out of the office and will be back on January 15th. I’ll be checking my email periodically, but if you need an immediate response then please contact [Name] at [email address] instead.

Thanks,
[Your Name]

Kontorist eemal mall

Hello,

I am currently out of the office and will return on [date]. If you need immediate assistance, please contact [Name] at [email address] or reach my cell on [phone number], however, please note that I may not be able to respond immediately.

Thank you,
[Your Name]

Kontorist eemal [alguskuupäev-lõppkuupäev]

Hello,

I am OOO without email access from [date from] until [date to]. For urgent matters during this time, please contact [Name] at [email address] or call my cell on [phone number].

Regards,
[Your name]

Kontorist eemal – Pühad

Hi there,

I will be Out of Office from [date from] til [date to] and have limited access to email. If you need immediate assistance during this time, please try to contact [Name] at [email address] instead of me or for urgent issues only you may try to call me on [phone number].

Best wishes,
[Your name]

Pühad [kuupäev]

Hi there,

I’m currently out of the office enjoying some well-deserved time off. I’ll be back on [date], and I won’t have access to email until then.
For urgent matters during this time, please alternatively contact [Name] at [email address], who has been notified to expect additional correspondence in my absence.

Best,
[Your name]

Pole saadaval: riigist väljas [kuupäev]

Hello,

I will be out of the country for [date from]-[date to]. I will have limited access to email during this time. For urgent matters, please contact [Name] at [email address] instead of myself.

Kind regards,
[Your name]

Hingamispäeval [kuupäev]

Hi there,

I’m currently on a sabbatical and will be Out of Office until [date]. I won’t have access to email during this time.
If there is an emergency, [Name] at [email address] will be contactable during this time.

See you soon,
[Your name]

Haigusleht [kuupäev]

Hi there,

I’m Out of Office and on sick leave until [date]. During this time, I won’t be able to check my email.
In case of an emergency, please get in touch with [Name] at [email address].

Kind regards,
[Your name]

Kontorist eemal: Konverents [kuupäev]

Hello,

I am Out of Office to attend a conference from [date]. I’ll be replying to emails when I have access, but for a quicker response, please contact me on [phone number] if there is an urgent issue.

Thanks,
[Your name]

Kontorist eemal: Suvepäevadel [kuupäev]

Hi there,

I’m Out of Office at a company retreat from [date]. During that time, I will have limited access to email.
In case of an emergency, please reach out to [Name] at [email address] or call the main office line on [phone number].

Thanks,
[Your name]

Kontorist eemal [kuupäev]

Hi,

I will be out of the office for the next [X] days. In my absence, please contact [Name] who will be more than happy to help with any inquiries you may have. Thanks for your understanding.

Best,
[Your name]

Eemal [kuupäev]

Hey there,

Thanks for reaching out. I’m currently out of the office and will be back on [Date] at the latest. I’m sorry for the inconvenience and would kindly ask you to email my colleague, [Name], at [email address] in the meantime.

Best,
[Your name]

Vabas stiilis kontorist eemaloleku teated

Vabas stiilis kontorist eemaloleku teadete mallid

Lauast eemal

Hi there,

I’m currently away from my desk, sipping cocktails on a beach somewhere. I’ll be back on [date] and will have limited access to email until then.

My colleague [Name] will be handling my emails in my absence, so please contact [him/her/them] at [email address] for any urgent matters.

Thanks, and have a great day.
[Your name]

Paus kuni [kuupäev]

Hello there,

Sorry you missed me. I’m out of office until [date]. However, I will be taking periodic breaks from binge-watching everything I’ve missed to check my email occasionally while I’m away.

If this matter isn’t time-sensitive, rest assured that I’ll respond when I’m back from this break.

Best,
[Your name]

Ametist eemal [kuupäev]

Hey,

I’m Out of the office from [date from] to [date to].
I’ll be reachable on my cell at [phone number], but for urgent matters please contact [Name] instead.

See you soon,
[Your name]

Olen (lõpuks) puhkusel

Hi,

I am Out of Office and on holiday from [start date] to [end date]. I will not have access to email during this time, but if you need immediate assistance please contact my colleague [Name] at [email address].

Thanks,
[Your name]

P.S. I’m really looking forward to this break. 🙂
P.P.S. If you need to reach me urgently, please call my cell at [phone number].

Pole kohal [kuupäev]

Hello,

I will be out of the office from [start date] to [end date]. If you need immediate assistance, please contact [colleague’s name] at [colleague’s email]. Otherwise, I will respond to your message upon my return.

Have a great day.

Best,
[Your name]

Vabandust, olen kontorist eemal [kuupäev]

Hi [Name],

I’m out of the office this week, but if you need anything urgently please feel free to contact my colleague [Name].

Thanks,
[Your name]

Kontorist eemal [kuupäev] kuni [kuupäev]

Hi there.

I’m currently out of the office and will return on [Date]. In the meantime, if you need assistance, please contact [name or department].

Cheers,
[Your name]

Rannas [kuupäev]

Hi there.

I’m currently Out of Office and enjoying some well-deserved time off on the beach. I’ll be back in the office on [Date] and I’ll be happy to respond to your email then.

If you need assistance while I’m away, please contact my colleague [Name] at [email address]. Thanks.

[Your name]

Puhkuseteadete malli parimad tavad

Hoidke see lühike

Kontorist eemaloleku sõnumit kirjutades on oluline, et see oleks lühike ja armas. Pole vaja üksikasjalikult kirjeldada, kes te olete või millega te tegelete. Pakkuge lihtsalt hädavajalikke üksikasju, et kolleegid teaksid, kuidas teiega hädaolukorras ühendust saada.

Kasutage õiget tooni

Teie kontorist eemaloleku sõnum peegeldab teie ettevõtte kultuuri ja väärtusi, mistõttu on oluline kasutada õiget hääletooni. Kui te pole kindel, millist tooni kasutada, säilitage professionaalsus.

Te ei soovi tunduda liiga juhuslik või ebaprofessionaalne, kuna see võib teie ettevõtet halvast küljest kujutada. Kui teie ettevõttel on oma brändiraamat ja hääletoon, kasutage seda juhisena kontorist eemaloleku sõnumi kirjutamisel.

Kui kasutate slängi või kõnepruuki, veenduge, et kõik, kes teie sõnumit loevad, saavad sellest aru. See, mis on teie jaoks naljakas, ei pruugi olla naljakas teie automaatvastuse saajatele, eriti kui nad ei ole pärit samast riigist või piirkonnast.

Kõik eemaloleku kuupäevad

Võimalusel lisage sõnumisse oma puudumise kuupäevad. See aitab teie kolleegidel, klientidel ja/või äripartneritel mõista, millal nad võivad teilt vastust oodata. Kui te pole kindel, millal tagasi tulete, andke kuupäevavahemik või hinnang. Sel juhul on parem olla ettevaatlik ja anda pikem ajavahemik, kui arvate, et vajate.

Lisage oma puudumisele kuupäevad

Mainige alternatiivseid kontaktivõimalusi

Oma kontorist eemaloleku sõnumis mainige kindlasti hädaolukorraks alternatiivseid kontaktivorme. See võib olla kolleegi e-posti aadress, telefoninumber või isegi füüsiline aadress. Kui teile meeldib oma isiklikke andmeid jagada, võite lisada ka oma mobiiltelefoni numbri või sotsiaalmeedia kasutajanimed.

Pidage meeles, et mida rohkem teavet lisate, seda suurema tõenäosusega võtab keegi teiega eemal olles ühendust. Seetõttu peaksite lisama alternatiivseid kontaktivorme ainult siis, kui olete leppinud, et teiega vabal ajal ühendust võetakse.
Kui otsustate jagada oma kolleegide kontaktandmeid, veenduge, et nad teaksid sellest ja nõustuksid olema kontaktpunktiks, enne kui lisate oma teabe oma kontorist eemaloleku sõnumisse.

Mainige alternatiivseid kontaktivorme

Ärge minge liiga sügavale ega konkreetseks

Kontorist eemaloleku sõnumit kirjutades pole vaja olla liiga konkreetne. Praegu pole õige aeg jagada oma elulugu või viimaseid puhkusefotosid. Asuge otse asja juurde, et teie kolleegid saaksid minimaalsete katkestusteta tööle naasta ja teie äripartnerid leiaksid vajaliku teabe ilma romaani läbi sõelumata.

Seadistage sisemine ja väline eemaloleku mall

Kui teil on sageli puhkuseteateid, seadistage aja säästmiseks sisemine ja väline Out of Office mall. Nii ei pea te tegema muud, kui laua tagant lahkudes täitma lüngad oma konkreetse teabega.

Sisemine kontorist väljas teade saadetakse teie ettevõttes olevatele inimestele, samas kui väline teade saadetakse väljaspoole ettevõtet. Peamine erinevus nende kahe vahel on see, et sisemine sõnum ei pea olema nii formaalne kui väline.

Design your own templates

With LiveAgent you can design special templates for every occasion, making your communication lightning-fast. Are you curious?

Kokkuvõte

Automaatvastused on vajalikud, kui peate töölt veidi aega eemal viibima. Neid parimaid tavasid järgides saate kirjutada kontorist eemaloleku teate, mis on professionaalne, informatiivne ja abiks kõigile, kes selle saavad. See võib olla nende jaoks tähtsam, kui arvate.

Out of office template FAQ

What is an out of office message and what does it do?

It is a handy tool that lets people know that you're not available and provides them with an alternative way to reach you. It's important to set one up for those times when you're going to be out of the office or unavailable for an extended period of time. That way, your contacts will know how to reach you in case they need to and they won't be left wondering what happened to you.

Should I always set up an out of office message when I am away or sick?

If you want to be a truly effective employee, you always should. That way, your colleagues and clients will know that you are not available so they can reach out to someone else for assistance. Besides, it's simply polite - you don't want people thinking you're ignoring their emails after all.

How can I set up an out of office message for my email account(s)?

The process for setting up an out of office message will vary depending on the email service you use. However, most email providers have a built-in feature that lets you set up an Out of Office message in just a few clicks. Consult your provider's documentation for specific instructions.

What are some common issues that people have with their out of office message setup?

One is people forgetting to turn them off when they return to the office. This can be a big problem, as it may give the impression that you're still away or ignoring your emails. Another common issue is failing to include alternative contact information in the message. This can leave people stranded if they need to reach you urgently. Some people make the mistake of including too much information in their Out of Office message. Keep it simple and to the point to avoid this issue.

What to keep in mind when setting up or using my out of office message(s)?

If you've ever wondered how to set up an effective out of office message or what to keep in mind when using one, you're not alone. Here are some tips on what to consider when setting up your own out of office message. The first thing to think about is what kind of information you want to include in your out of office message. At a minimum, you should mention the dates that you'll be away and who people can contact in your absence. Beyond that, it's up to you how much detail you want to go into. Some other things to consider including are the reason for your absence and whether or not you'll be checking email while you're away. Remember that Out of Office messages are generally meant for people who are trying to reach you via email. If you're going to be away from your desk for an extended period of time, it's therefore a good idea to set up an Out of Office message on your voicemail as well. That way, people will know that you're not available so they can leave a message. Once you've decided what to include in your Out of Office message, it's time to think about the tone. You'll want to keep it professional, but there's no need to be overly formal. Consider using a bit of humor to lighten the mood - after all, everybody needs a break from work every now and then.

Can I set up my out of office message to automatically reply to all emails while I'm away, or just certain people/emails addresses?

You can set up your out of office message to automatically reply to all emails. However, it's important to note that this may not be the best course of action, as it can result in urgent matters not reaching you. A better option might be to set up a rule in your email client that automatically forwards messages from certain people or addresses to a different account where you can check them more frequently. That way, you can still respond to urgent messages without having your out of office message block other people's messages unnecessarily.

How long should my out of office message be?

A good rule of thumb is to keep it brief and to the point. In general, you should aim to let your contacts know that you are out of the office and when they can expect a response from you. You may also want to provide them with an alternate means of contact in case they need to reach you urgently.

Tagasi Mallide juurde Looge konto TASUTA

Meie veebileht kasutab küpsiseid. Jätkates eeldame Teie luba küpsiste paigaldamiseks, nagu on üksikasjalikult kirjeldatud meie privaatsuse ja küpsiste poliitika.

×
Plaanige üks-ühele kõne ja avastage, kuidas LiveAgent Teie ettevõttele kasulik võib olla.

Oleme saadaval mitmetel kuupäevadel

Plaani demo