10 nõuannet tõhusaks e-posti suhtluseks

E-posti suhtlus sai alguse 1971. aastal, kui Ray Tomlinson saatis esimese e-kirja iseendale. Kuigi see tehnoloogia on juba üle 50 aasta vana, saadetakse iga päev miljardeid e-kirju. Sageli loeme ja saadame päevas rohkem e-kirju kui kohtume pärisinimestega. Ometigi teeme e-posti suhtluses samu vigu, mida peaksime enda huvides vältima. Kuidas siis oma e-kirju paremaks muuta?

Allpool on 10 nõuannet tõhusaks e-posti suhtluseks:

1. Ole selge ja konkreetne

Enamikul inimestel on päevas liiga vähe aega, et lugeda ja vastata kõigile e-kirjadele. E-kirja sisu peaks olema informatiivne ja otsekohene. Isegi kui kasutad muid suhtlusviise peale e-posti, hindab adressaat lühikesi ja selgeid sõnumeid. Kaalu täppisloetelu kasutamist või kirjuta iga teema kohta eraldi kiri.

Pea meeles: Pikad e-kirjad väsitavad inimesi.

2. Ole viisakas

Kui sa ei tunne adressaati hästi, väldi mitteametlikku keelt, žargooni, slängi ja sobimatuid lühendeid. Mõtle, kuidas su kiri “kõlab” emotsionaalselt. Kui su tundeid võidakse valesti mõista, leia viis, kuidas sõnastada asjad teisiti. Ole sõbralik, lugupidav ja tänulik.

Tahad teada, millal kasutada vaba, ametlikku, tõsist või sõbralikku tooni?

Valmis oma äri uuele tasemele viima?

Proovige LiveAgenti tasuta ja veenduge ise.

Taotle demot 30 päeva tasuta

3. Kasuta selget teemaread

Inimesed otsustavad teemarea põhjal, kas avada e-kiri või mitte. Paljud saavad tohutul hulgal e-kirju, seega on oluline kirjeldada, mida saaja kirjast leiab. Sinu adressaadi postkast teeb esmase sorteerimise nende eest. Ilma teemareata kirjad loetakse halvaks kirjaks ja liigitatakse tihti rämpsposti.

4. Pööra tähelepanu õigekirjale ja grammatikale

See on lihtne viis näidata, et hoolid. Loe sõnum valjusti läbi, et tabada grammatikavigu või kohmakaid väljendeid, mis muidu võivad märkamata jääda.

Liituge meie uudiskirjaga

Värsked nõuanded ja pakkumised otse postkasti.

E-posti aadress

Telli

5. Pea meeles, et e-post pole kunagi privaatne

Sinu sõnum võib ilma sinu teadmata edasi saadetuks saada. Kui teave on väga konfidentsiaalne, veendu, et see jõuab õige inimeseni.

6. Too oma põhipunkt kohe algusesse

Kui vastad kellegi küsimusele, too vastus kohe kirja algusesse. Enamik inimesi ei taha lugeda pikki lõike, et jõuda põhisõnumini alles kirja lõpus.

7. Kasuta vastamise nuppu

Lisa eelmine sõnum, kui vastad e-kirjale. Ära alusta uut kirja. See säästab nii sinu kui ka adressaadi aega.

8. Ole keskkonnasõbralik

Väldi võimalusel e-kirjade printimist. Nii hoiad oma suhtluse paremini korras ja säästad ka loodust.

9. Väldi KARJUMIST

Ära kasuta ainult suuri tähti – see jätab mulje, et sa karjud. Lisaks on SUURTE TÄHTEDEGA TEKSTI RASKEM LUGEDA, seega tee ka lugejale teene.

10. Lisa oma allkiri

Ära varja end e-posti taha – lisa kindlasti oma nimi. Lõpeta kiri sobiva fraasiga nagu “Lugupidamisega”, “, “Parimate soovidega”, " või “Kõike head”, " vastavalt olukorrale. Ära unusta alla kirjutada ka ettevõtte nime või jaga oma digitaalset visiitkaarti.

Lõpetuseks

Pea meeles, et kui kiri on saadetud, pole seda enam võimalik tagasi kutsuda. Vale sõnum valele inimesele võib kahjustada su äri või karjääri. Kontrolli alati kaks korda nii sõnumit kui ka adressaati enne kirja saatmist. Samuti tasub luua eraldi e-posti konto spetsiaalselt väliskommunikatsiooniks ja klientidega suhtlemiseks.