Koosolekujärgse e-kirja malli abil saate tagada selge infovahetuse ja ühtse tegevuskava. Mallid sisaldavad pealkirjade, teemaridade ja sisu näiteid, et parandada suhtlust ja professionaalsust pärast kohtumisi.
Kui olete kunagi kellegagi kohtunud, teate, kui tähtis on hiljem kontakti säilitada. See kehtib eriti siis, kui koosolek oli tulemuslik ja soovite selle inimesega koostööd jätkata.
Selles blogipostituses käsitleme seda, kuidas saata koosolekujärgset meili nii, et see paneks adressaadi hindama teie professionaalsust ja soovi temaga koostööd teha.
Pärast tulemuslikku koosolekut kirja saatmine on hea ärietiketi oluline osa. See näitab, et olete kohtumise tulemustest huvitatud ja olete pühendunud projekti edasiviimisele.
Kui saadate koosolekujärgse kirja, aitate veenduda, et kõik on samal lehel ning kõik koosolekul tehtud ülesanded või olulisemad otsused on salvestatud ja edastatud. See on ka hea viis anda kõigile võimalus koosoleku ajal tehtud tegevusi või otsuseid üle vaadata.
Kiire koosoleku järgne meil sisaldab kirjeid koosolekul kokkulepitu kohta, mis võib olla abiks, kui hiljem tekib vaidlusi või küsimusi. Lisaks on see hea viis näidata oma professionaalsust.
Teie koosoleku järelmeili pealkiri ei tohiks olla liiga pikk, sest sõnum peaks olema võimalikult lühike ja sisutihe. Midagi lihtsat, nagu “Koosolekujärgne kiri” või “Koosoleku kokkuvõte”, ajab asja ära.
Kui lisate pealkirja liiga palju täiendavaid üksikasju, muutub see ainult pikemaks ja raskemini loetavaks, seega hoidke need meili sisu jaoks. Siiski võite soovida lisada veidi üksikasju koosoleku kuupäeva või asjaolude kohta, et teistel oleks lihtsam seda teavet oma postkastides filtreerida.
Kohtumise põhipunktide kokkuvõte aitab tagada, et kõik on ühel lainel ja et ei tekiks arusaamatusi. Kui oli mingeid tegevusüksusi, tehtud otsuseid või määratud ülesandeid, siis loetlege need ja täpsustage, kes iga üksuse eest vastutab, et aidata kõigil hoida vastutust ja vältida millegi läbi kukkumist.
Ärge kartke oma koosolekujärgset veebiseminari meili vastavalt vormindada. Kui on mingeid konkreetseid punkte, mida tuleb rõhutada, kasutage paksu või kaldkirja, et need paremini silma paistaksid. Puhtama ja organiseerituma välimuse saamiseks võite kasutada ka täpploendit.
Tänage kõiki asjaosalisi nende aja ja vaeva eest. Koosolekute järelkontaktid võivad olla aeganõudvad, seega on alati tore, kui keegi võtab aega selle saatmiseks.
Hoidke see väga lühike, et mitte raisata adressaadi väärtuslikku aega. Kui soovite saata manuseid, lisage need meili lõppu.
Sõnumi väljasaatmisel kontrollige, kas olete koopia saatnud kõigile koosolekul osalejatele, et hoida neid kursis.
Hello everyone,
Thank you for coming to today’s meeting. Below are the main points that were discussed:
[topic]
[topic]
[topic]
Please let me know if you have any questions. I also attach the meeting notes for your reference.
Thank you,
[Your name]
Good morning,
Below are the action items that were assigned during today’s meeting:
[item] – [person responsible]
[item] – [person responsible]
Please let me know if you have any questions.
Best,
[Your name]
Hello everyone,
Below are the decisions that were made during today’s meeting:
[decision]
[decision]
I would like to thank everyone for their input. Please let me know if you have any questions.
Thank you,
[Your name]
[Attachment – Meeting Notes]
Hi [name],
It was great meeting you at [event] yesterday. I enjoyed hearing about your work as a [job title] at [company]. Thanks again for taking the time to chat. It would be great to catch up again soon.
Best,
[Your name]
Hi everyone,
Thanks so much for coming to today’s meeting. As promised, here is a follow up email with the actions items and next steps. Please let me know if you have any questions.
Best,
[Your name]
Hi everyone,
Thank you all for attending today’s meeting. Below are the next steps we agreed upon. If you have any questions, please don’t hesitate to reach out to me or anyone else on the team.
Thanks again,
[Your Name]
Hi all,
The purpose of this email is to follow up on the meeting that was held on [Date] at [Time]. Below you will find a list of action items that were assigned to each individual.
[Action Item]
If you have any questions or concerns, please do not hesitate to contact me.
Best,
[Your Name]
Hello [name],
It was great to meet you and learn more about your work with [Company Name]. I’m excited to explore the possibility of working together in the future.
Thank you for taking the time to meet with me, and I hope we can stay in touch.
Best regards,
[Your Name]
Hi all,
We had a great meeting with [Their company] yesterday. Here are the takeaways:
[Their company] is interested in partnering with us on [project]
We should put together a proposal and send it to them as soon as possible
They can provide us with more details about their involvement on the project
Please let me know if you have any questions. I’ll be in touch soon to follow up on this.
Best,
[Your name]
[Attachment – Meeting Notes]
Dear [Name],
It was very helpful to meet with you on [date] to discuss the possibility of working together. After our meeting, I put together a proposal for us to send to [Their company].
I believe that this is a great opportunity for both of our companies, and I am looking forward to hearing from you soon.
Thank you,
[Your name]
Hello,
I just wanted to follow up with you on the meeting that we had on [date]. It would be great if we could continue this discussion by email.
Please let me know if you have any questions.
Best,
[Your name]
[Attachment – Meeting Notes]
Hello,
I hope you are wellI. I just wanted to follow up with you about the meeting that we had last week on [date].
We talked about the possibility of working together in the future and I wanted to know if you have any updates.
Please let me know if you have any questions.
Best,
[Your name]
[Attachment – Meeting Notes]
Hello,
With our meeting on [date] coming up, I wanted to make sure that we are on the same page regarding what will be discussed.
The following items are on the agenda:
Discuss the possibility of working together
Discuss our current project and how they can help us
Please let me know if you have any questions or concerns.
Best,
[Your name]
[Attachment – Meeting Agenda]
Hello,
I hope you have been doing well since our last meeting on [date].
In case you missed it, here are the action items that were assigned to each person:
[Action Item]
Please let me know if you have any questions or concerns.
Best regards,
[Your name]
Kohtumise järgse e-kirja saatmine on heaks meeskonnaliikmeks olemise oluline osa. See näitab, et olete organiseeritud, tähelepanelik ja vastutustundlik. Siin on mõned näpunäited koosolekujärgse kirja saatmiseks.
Parim viis saada heaks koosolekutejärgsete e-kirjade saatjaks on harjutamine. Alustuseks saatke oma meeskonnale kiire kokkuvõte tänasest koosolekust ja seejärel liikuge keerulisemate olukordade juurde. Varsti olete pärast koosolekut suhtlemise ekspert.
Design your own templates
LiveAgent gives you the power to design your own templates, thus helping you to be ready for every situation. Curious about all the benefits?
Õige koosolekujärgne kiri võib muuta maailma, aidates tagada, et kõik koosoleku olulised punktid jäädvustatakse ja kõik on samal lehel.
Kuid hea koosoleku järelkontakti koostamine võib olla keeruline. Te ei taha inimesi liigse teabega üle koormata, kuid peate ka veenduma, et kõik põhipunktid oleks kaetud.
Teie abistamiseks oleme koostanud mõned näpunäited täiusliku koosolekujärgse e-kirja koostamiseks. Loodame, et neist on järgmisel koosolekul kasu.
Parim viis koosolekujärgse meili kirjutamiseks sõltub olukorrast. Siiski peaksite alati pärast koosolekut kiiresti kontakteeruma, et edenemisel silma peal hoida ja kõigi oluliste üksikasjade eest hoolitseda. Kiire e-kiri aitab veenduda, et kõik on õigel teel.
Kohe või 24 tunni jooksul. Oluline on pärast koosolekut kiiresti tegutseda, et hoida hoogu ja tagada, et kõigi oluliste üksikasjade eest on hoolt kantud. Kiire e-kiri aitab tagada, et kõik püsivad õigel teel.
Jah, võite ikkagi saata koosolekujärgse meili, isegi kui te koosoleku ajal märkmeid ei teinud. Tegelikult võib olla hea mõte saata meil isegi siis, kui tegite märkmeid, veendumaks et kõik on samal lehel. Kõige tähtsam on lisada kokkuvõte koosolekul arutatust ja mainida kõiki otsustatud tegevuspunkte. Pärast koosolekut saatke lihtsalt e-kiri kokkuvõttega arutatust ja esitage täpsustavaid küsimusi. See näitab, et olete koosolekusse ja selle tulemusesse investeerinud, isegi kui te märkmeid ei teinud. Lisaks hindavad teie meeskonnakaaslased arutelu kokkuvõtet, millele hiljem viidata.
Kindlad reeglid puuduvad, kuid tasub lisada paar punkti. Alati on hea mõte tänada inimest või inimesi, kellega kohtusite. Peaksite kokku võtma, mida koosolekul arutati, ja võib-olla mainima kõiki otsustatud tegevuspunkte. Kaasake õrn meeldetuletus selle kohta, millal järgmisena kontakteerute, või mis tahes kokkulepitud tähtajad. Loomulikult on iga olukord erinev, seega kasutage oma professionaalset vaistu, mida veel oma sõnumisse lisada.
See on täiesti okei, kui keegi teine saadab koosolekujärgse meili. Võib olla hea mõte määrata vastutavaks isikuks keegi teine, et olla kindel, et kõige eest kantakse hoolt. Nii saate keskenduda koosoleku ajal märkmete tegemisele ega pea muretsema meili saatmise pärast.
Võib, aga ei tohiks. Tavaliselt peetakse seda halvaks vormiks, kuna see jätab mulje, nagu te ei oleks tegelikult huvitatud inimesest, kellele meili saadate. See võib tunduda ka laisk ja ebaprofessionaalne. Kui peate oma koosoleku märkmed meili sisusse lisama, redigeerige neid esmalt. Tehke need kokkuvõtlikuks ja konkreetseks. Keegi ei taha läbi tekstiseina kahlata ja on tõenäoline, et teie adressaat ei vaevu isegi seda kõike üldse lugema, kui kopeerite ja kleebite oma koosoleku märkmed sõna-sõnalt.
Kui te ei saa oma koosolekujärgsele meilile vastust, võib olla hea mõte adressaadile helistada või talle uus sõnum saata. Mõnikord unustavad inimesed lihtsalt vastata ja väike tõuge võib nad õigele teele tagasi viia. Kui te ei saa ka pärast mitme meetodi proovimist vastust, siis võib olla aeg edasi liikuda ja leida keegi teine, kes saab teid kõige vajalikuga aidata.
Mõned inimesed ei kontakteeru üldse, mis võib olla suur viga. Teised saadavad isikupärastamise asemel üldise e-kirja, mille saab saata kõigile. Ja lõpuks, mõned inimesed ootavad kirja saatmisega liiga kaua, mistõttu võib tunduda, et nad ei ole huvitatud adressaadiga professionaalsete suhete loomisest. Väikese ettevaatusega saate neid vigu vältida ja tagada, et teie viisakas kohtumisejärgne meil on edukas ja viib teid eesmärkide saavutamisele lähemale.
Üks võimalus oma järelmeili edu jälgimiseks on küsida adressaadilt vastust. See võib olla sama lihtne kui küsida, kas neil on olnud võimalus vaadata teie saadetud teavet või on neil küsimusi. Võite määrata ka vastuse tähtaja, et saaksite paremini aru, kui kaua kulub teiega ühendust võtmiseks. Jälgides oma järelmeili edukust, saate täiustada oma meilistrateegiat tulevaste koosolekute jaoks ja saada teada, kas teie järelmeetmed olid tõhusad või mitte.
Esmalt kirjeldage uuesti põhipunkte või probleemi, mida algses meilis käsitlesite. See aitab adressaadile meelde tuletada, mille kohta sõnum oli ja miks nad peaksid teie järelmeetmetest hoolima. Teiseks esitage kogu uus teave või värskendused, mis on ilmnenud pärast esialgse meili saatmist. See võib olla kõike alates olukorra uutest arengutest kuni lisaküsimusteni, mis alles hiljem pähe tulid. Lõpuks saatke kutse edasiseks aruteluks või tegevuseks. Võite öelda, et arutaksite seda teemat hea meelega edasi telefoni teel või isiklikult. Nende kolme asja kaasamisega tagate, et teie järelmeil on adressaadi jaoks kasulik ja informatiivne. See aitab ka hoida palli veeremas, olenemata sellest, mida proovite saavutada.
Kuidas kirjutada intervjuujärgset e-kirja
Kas tööintervjuu läks hästi? Suurepärane! Mis järgmiseks? Siit õpite, kuidas jätta pärast intervjuud hea mulje, kasutades meie intervjuule järgnevaid meilisõnumeid.
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
Meie veebileht kasutab küpsiseid. Jätkates eeldame Teie luba küpsiste paigaldamiseks, nagu on üksikasjalikult kirjeldatud meie privaatsuse ja küpsiste poliitika.
Answer more tickets with our all-in-one help desk software. Try LiveAgent for 30 days with no credit card required.
Hello, I’m Andrej. We’re thrilled to invite you to an exclusive software demo where we’ll showcase our product and how it can transform your customer care. Learn how to achieve your business goals with LiveAgent or feel free to explore the best help desk software by yourself with no fee or credit card requirement.
Andrej Saxon | LiveAgent support team