Valmisvastused (Makrod)

Mis on valmisvastused?

Valmisvastused ehk makrod on eelnevalt määratud tekstivastused. Need kirjutatakse valmis ette ning neid saab kasutada vaid ühe kliki või klahvivajutusega. Tavaliselt kasutatakse neid korduma kippuvatele küsimustele vastamiseks.

Kuidas erinevad valmisvastused eelmääratud vastustest?

Kuigi nende eesmärgid on sarnased, on valmisvastused ja eelmääratud vastused kaks erinevat funktsiooni.

Eelmääratud vastused erinevad valmisvastustest kolmel viisil:

• Valmisvastused võimaldavad salvestada vaid lühikest tekstilõiku
• Eelmääratud vastuse loomisel saab määrata e-kirja teema
• Eelmääratud vastused võivad sisaldada manuseid

Kes kasutavad valmisvastuseid?

Valmisvastuseid kasutavad enamasti klienditeeninduse agendid ja tehnilise toe esindajad. Samuti kasutavad neid müügi- ja turundusinimesed. Kuid valmisvastustest võivad kasu saada kõik, kes suhtlevad tihti veebis ja soovivad küsimustele kiiremini vastata. Kui uurida, kes on agent, tuleb mõista nende rolli piletisüsteemis, kus nad haldavad ja lahendavad kliendipäringuid.

Kas LiveAgent toetab valmisvastuseid kõikides kanalites?

LiveAgenti kasutajad saavad vastata küsimustele valmisvastustega järgmistes kanalites:

• E-post
• Reaalajas vestlus
• Kliendiportaali kaudu esitatud piletid
• Foorumid
• Tagasiside ja ettepanekud
• Facebook Messenger
• Facebooki postitused
• Twitter
• Instagram
• Viber

Kuidas luua valmisvastuseid

1. Logi sisse LiveAgenti.
2. Klõpsa Seadistused (hammasratta ikoon).
3. Vali Automatiseerimine.
4. Klõpsa Valmisvastused.
5. Klõpsa Loo vastus.

6. Tee oma valmisvastus kergesti leitavaks, määrates märksõna. Kui vajad vastust, aitab märksõna selle kiiremini üles leida. Näiteks, kui sinu valmisvastus puudutab saatmispoliitikat, võib märksõnaks olla ‘saatmine’.
7. Sisesta oma valmisvastus.
8. Vali osakonnad ja agendid, kes saavad valmisvastust kasutada.
9. Klõpsa Loo.

Kuidas muuta valmisvastuseid

1. Logi sisse LiveAgenti.
2. Klõpsa Seadistused (hammasratta ikoon).
3. Vali Automatiseerimine.
4. Klõpsa Valmisvastused.
5. Klõpsa olemasoleval vastusel.
6. Muuda vastust vastavalt soovile.
7. Klõpsa Salvesta.

Valmisvastuste kustutamine

1. Logi sisse LiveAgenti.
2. Klõpsa Seadistused (hammasratta ikoon).
3. Vali Automatiseerimine.
4. Klõpsa Valmisvastused.
5. Leia vastus, mida soovid kustutada.
6. Klõpsa sõnumi paremal ääres olevale Prügikasti ikoonile.

7. Avaneb kinnitusaken. Kinnita oma valik, klõpsates Jah.

Valmisvastuste näited

LiveAgent võimaldab luua piiramatult valmisvastuseid, optimeerides suhtlust ja muutes sellest sinu ettevõtte parima piletisüsteemi platvormi.

Tüüpilised süsteemivastused võivad olla:

• Kas saan teid veel millegagi aidata?
• Kas saaksite anda oma kontaktmeiliaadressi?
• Kas teil on veel küsimusi, millega saan aidata?
• Võtke julgelt ühendust lisainfo või abi saamiseks
• Tere, minu kolleeg lõpetab vahetuse ja võtan nüüd vestluse üle. Palun andke mulle hetk, et end kurssi viia.
• Kaunist päeva!
• Kuidas saan aidata?
• Vabandan hilinenud vastuse pärast, mul on rohkem kliente võrgus.
• Annan endast parima, et aidata.
• Sulgen selle vestluse; kui teil on veel küsimusi, võtke meiega uuesti ühendust. Aitäh.
• Kui teil on veel küsimusi, andke kindlasti teada.
• Täname mõistva suhtumise eest.
• Palun, hea meelega.

Need on vaid alguspunktiks (eriti reaalajas vestluste puhul). Saad luua piiramatult kohandatud sõnumeid, mis sobivad paremini e-posti, sotsiaalmeedia, sõnumirakenduste või teadmistebaasi vastusteks.

Milliseid valmisvastuseid peaksin looma?

Valmisvastused on loodud sind aitama. Need peaksid olema tööriist, mis muudab suhtluse lihtsamaks. Mõtle, millistele küsimustele ja päringutele sa igapäevaselt vastad – need ongi kõige kasulikumad valmisvastused.

Kui ei suuda meenutada kõige levinumaid küsimusi, vaata üle oma klienditoe tarkvara. Tutvu varasemate reaalajas vestluste, e-kirjade, sotsiaalmeedia ja teadmistebaasi piletitega, et leida fraasid, mida valmisvastuste nimekirja lisada.

Valmisvastuste loomisel anna igale vastusele asjakohane märksõna, mis muudab selle leidmise lihtsamaks, kui nimekiri juba liiga pikaks läheb.

Kuidas saad kasu valmisvastuste kasutamisest oma töövoos?

Valmisvastused on kasulikud nii klientidele kui ka agentidele. Need tõstavad rahulolu, kasumlikkust ja tootlikkust.

Kiiremad vastused ja suurem kliendirahulolu

Valmisvastuste abil saavad kliendid vastused oma küsimustele vaid sekunditega. Kiire ja tõhus teenindus eristab sinu ettevõtet konkurentidest ning hoiab kliendid lojaalsete ja rahulolevatena.

Suurem agentide efektiivsus

Valmisvastused aitavad tugimeeskonna agentidel lahendada rohkem päringuid lühema ajaga. Näiteks kui keskmine agent suudab tunnis vastata kümnele piletile, siis valmisvastuste abil jõuab ta veelgi rohkematele päringutele vastata, sest kirjutamist on oluliselt vähem.

Agentidel on väiksem läbipõlemise oht

Kliendiküsimustele individuaalselt vastamine on küll tänuväärne, kuid mitte eriti tõhus. Sama vastuse korduv kirjutamine on väsitav ja võib viia läbipõlemiseni.

Enamik klienditoe agente soovib, et nende töö oleks tähenduslik ja muudaks midagi. Kui pidevalt tuleb kirjutada sama vastust, võib agent muutuda tüdinuks, pettunuks ja hakata detailidesse vähem süvenema.

Valmisvastuste kasutuselevõtuga saavad nad kiiresti vastata korduma kippuvatele küsimustele ning keskenduda keerulisematele ja väljakutsuvamatele juhtumitele, mis nõuavad rohkem mõtlemist. Seega on valmisvastuste kasutamine parim viis agentide läbipõlemise vältimiseks ja nende tööga rahulolu tõstmiseks.

Teadmistebaasi ressursid

Uuri, kuidas valmisvastused aitavad tõsta sinu klienditoe taset. Tutvu meie teadmistebaasi artiklite, blogipostituste, akadeemia ja sõnastiku lehtedega.

• Miks on valmisvastused olulised ja kuidas neid kasutada
• Kuidas luua ja kasutada valmisvastuseid LiveAgentis
• Valmisvastus (selgitus)
• Valmisvastused: Kiirjuhend alustamiseks
• Eelmääratud vastused – funktsioonileht

Kas oled valmis vastama korduma kippuvatele küsimustele vaid ühe klikiga?

Maksimeeri agentide efektiivsus, luues valmisvastused igale korduma kippuvale küsimusele, mida saad. Proovi juba täna meie 30-päevast tasuta prooviperioodi . Krediitkaarti pole vaja.