Sisuhaldus vs teadmushaldus

Kaasaegne digiajastu kannustab meid mõistma informatsiooni jõu ärakasutamise tähtsust. Väärtuslike andmete haldamise kontekstis kerkivad üsna sageli esile terminid sisuhaldus ja teadmushaldus. Selle artikli eesmärk on heita valgust nende peamistele erinevustele ja ühistele joontele, mis edendavad ettevõtte kasvu.

Mis on sisuhaldus?

Sisuhaldus, mida sageli nimetatakse CM-iks, on protsesside kogum, mis toetab teabe kogumist, haldamist ja avaldamist mis tahes kujul või kandjal. Viimastel aastatel on sisuhaldust seostatud peamiselt digitaalse sisuga, nagu blogipostitused erinevatel veebisaitidel ja sisutükid sotsiaalmeedia platvormidel.

Mida see siis reaalses kasutuses tähendab? Sisuhaldus tagab, et õige sisu on õigetele inimestele igal ajal kättesaadav. See hõlmab sisu loomist, redigeerimist, korraldamist ja edastamist viisil, mis on tõhus, tulemuslik ja kasutajasõbralik.

Sisuhaldus võib olla hindamatu tööriist kõigile, kes peavad käsitlema suurt hulka teavet, olgu selleks siis tekst, pildid, videod või muud andmevormid.

Mis on teadmushaldus?

Teadmusjuhtimine ehk KM, on terviklikum lähenemisviis, mis hõlmab teadmiste loomist, jagamist, kasutamist ja haldamist organisatsioonis. See ei tähenda ainult sisu haldamist, vaid ka selle sisu võimendamist tõhususe, töötajate tootlikkuse ja otsuste langetamise parandamiseks.

Teadmusjuhtimine on lahutamatu äriprotsess organisatsioonidele, kes soovivad oma kollektiivseid teadmisi maksimaalselt ära kasutada. See hõlmab ettevõtteid, aga ka valitsusasutusi, teadusasutusi ja muid teadmuskeskse lähenemisviisiga organisatsioone.

Sisuhalduse ja teadmushalduse võrdlus

Kuigi sisuhaldus ja teadmushaldus võivad tunduda sarnased, teenivad nad erinevaid eesmärke ja täidavad organisatsioonis ainulaadset rolli. Nende peamiste erinevuste mõistmine on ettevõtete jaoks ülioluline, et hallata tõhusalt oma teavet ja kasutada seda majanduskasvu ja innovatsiooni edendamiseks.

1. Suundumus ja eesmärk

Nagu me juba mainisime, on sisuhalduse põhivastutuseks digitaalse sisu loomine, korraldamine ja avaldamine. Selle eesmärk on sujuvamaks muuta sisu loomise protsesse, tagades järjepidevuse ja juurdepääsetavuse erinevatel platvormidel.

Teadmushalduse raamistik seevastu keskendub organisatsioonisiseste teadmiste püüdmisele, organiseerimisele ja jagamisele, kasutades teadmushaldustarkvara ning sisemisi ja väliseid teadmusbaase.

Ettevõtte teadmusbaasis ja muudes teadmushaldushoidlates leiduvad sisutükid sisaldavad sageli juhiseid, lahendatud kliendiprobleemide logisid ja tehnilisi põhjalikke juhendeid. Teadmusjuhtimise eesmärk on tõhustada koostööd, parandada otsuste langetamist ja soodustada innovatsiooni, võimendades kollektiivseid ettevõttesiseseid teadmisi.

2. Info ulatus

Sisuhaldus, sealhulgas tekst, pildid, videod ja muu meedia, tegeleb struktureeritud ja struktureerimata sisuga. Sisuhaldus keskendub sisu haldamisele kogu selle elutsükli jooksul alates loomisest kuni arhiveerimiseni, kasutades olulisi sotsiaalmeedia klienditeeninduse tööriistu.

Teadmusjuhtimine hõlmab laiemat teavet, sealhulgas selgesõnalisi teadmisi (nt dokumendid ja andmebaasid) ja kaudseid teadmisi (näiteks kogemusi). Selle eesmärk on koguda ja levitada mõlemat tüüpi teadmisi, et tuua kasu organisatsioonile tervikuna.

3. Infostruktuur

Sisuhaldussüsteemid korraldavad sisu eelnevalt määratletud taksonoomiate, kategooriate või siltide alusel. See tagab, et sisu on kasutajatele hõlpsasti otsitav ja juurdepääsetav.

Teadmushaldustarkvara funktsioonid keskenduvad kollektiivsete teadmiste kogumisele ja struktureerimisele, et kajastada nende konteksti ja suhteid. Nad kasutavad selliseid tehnikaid nagu teadmiste graafikud, ontoloogiad ja semantilised võrgud, et hõlbustada teadmiste lihtsat hankimist ühelt platvormilt.

4. Kasutaja rollid ja panused

Sisuhaldus sisaldab selliseid rolle nagu sisuloojad, toimetajad ja kirjastajad. Kõik need rollid aitavad kaasa sisu loomisele ja hooldamisele. Sisu peamised tarbijad on kasutajad.

Seevastu teadmusjuhtimine suhtub igasse organisatsiooni liikmesse kui varasse, kellel on teadmisi lisada. Selline lähenemine julgustab kõiki töötajaid aktiivselt osalema, olenemata nende konkreetsetest rollidest. Teadmusjuhtimise protsess rõhutab teadmiste jagamist, koostööd ja kollektiivset õppimist.

5. Töövoog ja koostöö

Ettevõtte sisuhaldussüsteemid sisaldavad sageli töövoo funktsioone, mis hõlbustavad sisu loomise, ülevaatamise ja kinnitamise protsesse. Koostöö piirdub tavaliselt sisu loomise ja redigeerimisega.

Teisest küljest seavad teadmushaldussüsteemid prioriteediks koostöö ning edendavad teadmiste jagamise ja levitamise kultuuri. Nad pakuvad tööriistu ühiseks loomiseks, arutelufoorumiteks ja suhtlusvõrgustikeks, et julgustada aktiivset osalemist.

6. Kontekstualiseerimine ja asjakohasus

Sisuhalduse puhul keskendutakse kasutajatele asjakohase sisu edastamisele eelmääratletud kriteeriumide alusel, nagu otsingud või kasutajaeelistused. Eesmärgiks on pakkuda potentsiaalsetele klientidele isikupärastatud kogemusi ja optimeerida sisu edastamist.

Teadmusjuhtimine tagab, et sisemiste teadmusbaaside teave on asjakohane ja rakendatav konkreetsetes olukordades. Teadmushaldus kasutab ära reaalseid kogemusi, et pakkuda kogu organisatsioonile juhiseid ja muud kasulikku sisu.

7. Pikaajaline väärtus ja õppimine

Sisuhaldus keskendub peamiselt praegusel ajal kasutajatele teabe edastamisele. Kuigi sisu võib arhiveerida, piirdub selle pikaajaline väärtus sageli ajaloolise viitega.

Teadmushaldussüsteemide eesmärk on aga ettevõtte teadmiste kogumine ja säilitamine, tagades nende pikaajalise väärtuse. Need hõlbustavad pidevat õppimist, võimaldades töötajatel tugineda olemasolevatele teadmistele ja vältida ratta uuesti leiutamist.

8. Kohaldatavad tööriistad

Sisuhalduse üle arutledes tulevad meelde sellised tööriistad nagu WordPress. Selline lahendus sisuhalduse lipulaev, mis võimaldab oma kasutajatel erinevatele veebisaitidele sisu luua, hallata, talletada ja avaldada.

Teisest küljest, mis puudutab teadmushaldustööriistu, võime rääkida LiveAgenti välise ja sisemise teadmusbaasi koostajast või isegi Confluence’ist. LiveAgent on pigem jõuline ja mitmekülgne lahendus, kuid mõlemad teadmushaldustarkvara süsteemid hõlbustavad sisemist koostööd, dokumenteerimist ja projektijuhtimist.

Sisuhalduse ja teadmushalduse näited

Teooria praktikas rakendamiseks räägime mõnest tegelikust sisuhalduse ja teadmushalduse näitest, millega olete võib-olla juba kokku puutunud.

Wikipedia

Wikipedia on nii teadmusjuhtimise kui ka sisuhalduse musternäide. See on koostööplatvorm, kus kasutajad lisavad erinevatel teemade teadmisi ja sisu.

Platvorm kasutab artiklite korraldamiseks ja kategoriseerimiseks sisuhaldust, tagades teabe struktureeritud ja juurdepääsetava esitamise.

Adobe

Adobe pakub loomingulist tarkvara ja turunduslahendusi. Nad kasutavad teadmusjuhtimist, et võimaldada töötajate vahel ülemaailmset koostööd ning oskuste ja teadmiste jagamist.

Sisuhaldus on hädavajalik ka Adobe turundusplatvormide jaoks, kus nad haldavad ja jaotavad sisu erinevatesse kanalitesse, tagades järjepideva sõnumivahetuse ja kaubamärgi kuva. Allpoolt leiate nende sisuhalduse ja teadmushalduse lehe võrdluse.

Kas vajate sisuhaldust või teadmushaldust?

Ideaalis peaks edukas ettevõte kasutama mõlemat. Tänapäevasel maastikul on loomine, korraldamine, salvestamine ja edastamine muutunud teatud määral kunstivormiks. Selle tulemusena saab enamik ettevõtteid kasu usaldusväärsest sisuhalduse ja teadmiste haldamise strateegiast. Siin on mõned mõjuvad põhjused:

Sisuhaldus võib teile tuua:

• Sujuva infovoo: nii sisuhaldus- kui ka teadmushaldussüsteemid tagavad organisatsioonisisese teabe sujuva liikumise. See aitab vähendada üleküllust ja parandada tõhusust.
• Paranenud koostöö: need süsteemid edendavad töötajate vahelist koostööd, pakkudes platvormi teabe hõlpsaks jagamiseks ja juurdepääsuks.
• Järjepideva sõnumside: sisuhaldus tagab ettevõtte sõnumite ühtsuse kõigil platvormidel, mis on brändi identiteedi säilitamiseks ülioluline.
• Kulutõhususe: sisuhaldus aitab vähendada tegevuskulusid, automatiseerides mitmesuguseid sisu loomise, levitamise ja salvestamisega seotud ülesandeid.
• Õigusaktide järgimise: sisuhaldussüsteemid aitavad säilitada kirjeid ja dokumente vastavalt regulatiivsetele nõuetele, vähendades sellega mittevastavuse ohtu.
• Kliendirahulolu: pakkudes täpset ja õigeaegset teavet, aitavad need süsteemid parandada klienditeenindust ja -rahulolu.
• Skaleeritavus: mõlemad süsteemid on skaleeritavad ja suudavad kasvada koos ettevõttega, tagades et ettevõtte infohaldusvajadused on alati täidetud.

Teadmushaldus võib teile tuua:

• Parema otsustusvõime: teadmushaldus pakub täpset, ajakohast ja põhjalikku teavet, mis aitab teha teadlikke otsuseid.
• Teadmiste säilitamise: teadmiste haldamine aitab säilitada töötajate väärtuslikke teadmisi, mis võivad nende lahkumisel kaotsi minna.
• Suurenenud tootlikkuse: pakkudes lihtsat juurdepääsu teabele ja vähendades andmete otsimisele kuluvat aega, suurendavad need süsteemid üldist tootlikkust.
• Konkurentsieelise: teadmusjuhtimine aitab saavutada konkurentsieelise, kasutades ära organisatsiooni kollektiivseid teadmisi ja oskusi.
• Innovatsiooni: teadmusjuhtimine edendab innovatsiooni, julgustades organisatsioonisisest ideede ja parimate tavade jagamist.
• Riskijuhtimise: aitab tuvastada ja hallata riske, pakkudes terviklikku ülevaadet organisatsiooni teadmistest ja sisust.

Millised on sisuhaldus- ja teadmushaldussüsteemide tüübid?

Järgmiseks vaatame erinevat tüüpi sisuhaldus ja teadmushaldussüsteeme:

Sisuhaldussüsteemid:

Veebipõhine isuhaldussüsteem (WCMS): neid süsteeme kasutatakse veebisaitidel sisu haldamiseks ja avaldamiseks. Võimaldavad kasutajatel luua, redigeerida, korraldada ja avaldada digitaalset sisu ilma tehnilisi teadmisi omamata. Kõige laialdasemalt kasutatavate näidete hulka kuuluvad WordPress, Joomla ja Drupal.

Organisatsiooni sisuhaldussüsteem (ECM): need süsteemid on loodud organisatsiooni struktureerimata teabe, sealhulgas dokumentide, piltide, videote ja muude digitaalsete varade haldamiseks. Mõned näited hõlmavad SharePointi, OpenTexti Content Suite’i ja Documentumit.

Dokumentide haldussüsteem (DMS): seda tüüpi sisuhaldus keskendub konkreetselt dokumentide haldamisele kogu nende elutsükli jooksul. Mõned märkimisväärsed näited hõlmavad M-Filesi, Alfresco’t ja LogicalDOCi.

Digitaalne varahaldussüsteem (DAM): DAM-süsteeme kasutatakse digitaalsete varade (nt pildid, videod, helifailid ja muu meedia) salvestamiseks, korraldamiseks ja haldamiseks. Nad pakuvad tööriistu metaandmete haldamiseks, varade märgistamiseks ja hõlpsaks hankimiseks. Levinumad on Widen Collective, Bynder ja Adobe Experience Manager Assets.

Õppehaldussüsteem (LMS): kuigi neid platvorme kasutatakse peamiselt e-õppeks ja koolituseks, haldavad ja edastavad need ka sisu. Võib-olla tunnete ära LMS-i tööriistad, nagu Moodle, Canvas ja Blackboard.

Teadmushaldussüsteemid:

Organisatsiooni teadmushaldussüsteem: need süsteemid keskenduvad organisatsioonisiste teadmiste kogumisele, organiseerimisele ja jagamisele. Need hõlmavad selliseid funktsioone nagu dokumentide jagamine, ekspertide kataloogid, arutelufoorumid ja parimate tavade hoidlad. Mõned näited elust enesest hõlmavad Confluence’i, IBM Watsoni teadmuskeskust ja Bloomfiri.

Koostööpõhine teadmushaldussüsteem: need süsteemid rõhutavad meeskonnaliikmete vahelist koostööd ja teabe jagamist. Nad sisaldavad sageli selliseid funktsioone nagu wikid, ajaveebid, arutelutahvlid ja reaalajas koostöötööriistad. Märkimisväärseimate tarkvaralahenduste hulka kuuluvad LiveAgent, MediaWiki ja Tiki Wiki.

Ekspertide asukohasüsteem: need teadmushaldustööriistad aitavad kasutajatel leida organisatsiooni eksperte nende oskuste, teadmiste valdkondade ja kogemuste põhjal. Nad aitavad ühendada teavet vajavaid inimesi asjakohaseid teadmisi omavate inimestega. Asukohateadmiste haldamise tööriistade elulised näited on Swoop, Talla ja ProFinda.

Sisu kureerimise süsteem: seda tüüpi KMS aitab valida, korraldada ja esitada asjakohast teavet erinevatest allikatest. See on eriti kasulik teadmusbaaside, infolehtede või ressursiteekide loomisel. Võite ära tunda sisu kureerimissüsteemid, nagu Scoop.it, Flipboard ja Pearltrees.

Semantiline teadmushaldussüsteem: need süsteemid kasutavad semantilisi tehnoloogiaid teadmiste kogumiseks ja korrastamiseks kontseptsioonivaheliste suhete alusel. Nad suurendavad otsingu täpsust ja võimaldavad teabe paremat konteksti mõistmist. Märkimisväärsed näited on PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant ja Synaptica.

Juhtumipõhine süsteem: seda tüüpi KMS salvestab ja otsib lahendusi varasematele probleemidele või juhtumitele. See aitab kasutajatel leida asjakohaseid lahendusi, sobitades praegused probleemid sarnaste minevikus olnud juhtumitega. Selle kategooria tööriistade hulka kuuluvad Coveo, IntraFind ja Primedius.

Innovatsiooni juhtimissüsteem: need süsteemid edendavad ideede jagamist, koostööd ja uuendusi organisatsiooni sees. Sageli sisaldavad need tööriistu ideede kogumiseks, nende hindamiseks ja kõige lootustandvamate ideede elluviimiseks. Sageli kasutatavad innovatsiooni juhtimistööriistad on Spigit, IdeaScale ja Brightidea.

Pidage meeles, et need kategooriad võivad kattuda ja mõned süsteemid võivad sisaldada mitut tüüpi funktsioone.

Kas neid süsteeme saab omavahel integreerida?

Lihtsalt vastates, siis jah, saab. Mõlemat süsteemi integreerides saate luua terviklikuma ja tõhusama lahenduse nii sisu kui ka teadmiste haldamiseks organisatsioonis. Sellise integratsiooni saavutamiseks peate valima ühilduvad süsteemid ja kasutama API-sid või muid vahendeid kahe süsteemi ühendamiseks ja suhtlemiseks.

Kas ettevõtted vajavad nii sisu- kui ka teadmushaldussüsteeme?

Jah. Paljudel juhtudel leiavad ettevõtted, et mõlema süsteemi integreerimine võib parandada nende üldist teabehaldusstrateegiat. Kuigi see sõltub organisatsiooni suurusest ja tegevuse iseloomust, siis sisuhalduse ja teadmusjuhtimise strateegia kombineerimine loob terviklikuma lähenemise ettevõtte andmete haldamisele.