Otsite Gmaili alternatiivi?

Kõige parem …

Fastmail on suurepärane valik väiksematele ja keskmise suurusega ettevõtetele, mis tegutsevad hariduse, meedia ja e-kaubanduse valdkonnas.

Hinnakujundus

• Tasuta prooviperiood 
• Basic plaan: $3 per kasutaja/kuus
• Standard plaan: $5 per kasutaja/kuus
• Professional plaan: $9 per kasutaja/kuus

Millised on peamised tegurid Gmaili alternatiivi valimisel

E-post on jätkuvalt oluline suhtlusvahend mitte ainult üksikisikute, vaid ka paljude ettevõtete jaoks. Kuigi Gmail on olnud paljude kasutajate seas populaarne valik, otsivad inimesed e-posti alternatiive, mis pakuvad paremat privaatsust, turvalisust ja lisafunktsioone. Vaatame mõningaid põhitegureid, mis võivad aidata teil otsustada, milline Gmaili alternatiiv teile sobib.

Ettevõtte nõuded ja vajadused

Ettevõtete erivajadused ja nõuded mängivad meiliteenuse pakkuja valikul otsustavat rolli. Neid vajadusi mõistes suudavad ettevõtted tagada, et nad valivad teenusepakkuja, mis vastab nende eesmärkidele ja suurendab nende üldist tootlikkust. Mõned ettevõtted nõuavad teatud funktsioonide komplekti, samas kui teised jälgivad hoolikalt saadaolevaid makseplaane

Näiteks kui vajate taskukohast lahendust omnikanali võimalustega, valige näiteks LiveAgent. Kui töötate konfidentsiaalsete kliendiandmetega ja vajate kõrgemat privaatsuse taset, kaaluge Mailfence’i või StartMaili kasutamist.

Universaalne postkast ja mitme agendi juhtpaneel

Universaalne postkast võimaldab kasutajatel hallata mitut erinevate pakkujate meilikontot ühes keskses asukohas. See aitab muuta sujuvamaks e-posti haldamise ja säästab aega, kuna kaotab vajaduse platvorme vahetada.

Mitme agendi juhtpaneel on eriti oluline funktsioon ettevõtetele, mis vajavad juurdepääsu jagatud meilikontole ja mitme meeskonnaliikme haldamist. See võimaldab tõhusamat koostööd, kus meeskonnaliikmed saavad määrata ülesandeid, jälgida edenemist ja tagada õigeaegsed vastused oma kliendipäringutele. E-post ja piletihaldustarkvara, nagu LiveAgent, pakuvad mõlemat funktsiooni, isegi mõningate kohandustega.

Integreerimine teiste tööriistadega

Teine oluline tegur, mida kaaluda, on võimalus integreerida oma e-posti teenust muude tööriistadega, mis on vajalikud teie igapäevasteks tegevusteks. Sujuv integreerimine teie e-posti ja muude tootlikkuse tööriistade vahel võib oluliselt suurendada tõhusust ja koostööd teie organisatsiooni sees. Need tööriistad võivad hõlmata kalendreid, CRM-süsteeme, kasutajatoe süsteeme, analüütikat ja paljusid muid. Kuigi e-posti tööriistal ei ole soovitatud integratsioonide hulka, valige selline, mis katab kõik teie vajadused ja millel on siiski väike varu.

Salvestusruum

Salvestusmaht on otsustava tähtsusega tegur ja määrab, kui palju andmeid saab süsteemi salvestada. Need andmed hõlmavad selliseid asju nagu meilid, dokumendid, helifailid, fotod, videod jne.

Piisava salvestusruumi olemasolu on oluline kogu suhtluse haldamiseks, ilma et peaksite muretsema, et ruum saab otsa ja peate mõne olulise teabe kustutama.

Seetõttu on sujuva ja katkematu suhtluse tagamiseks ülioluline valida e-posti pakkuja, mis pakub teie konkreetsete vajaduste jaoks piisavalt salvestusruumi.

Privaatsus ja tuvalisus

Ettevõtted saadavad iga päev e-kirju, mis sisaldavad tundlikke andmeid ja konfidentsiaalset teavet. See on põhjus, miks te ei tohiks kunagi unustada meiliteenuse pakkujate turva- ja privaatsuspoliitikat.

Veenduge, et nad pakuksid täielikku krüptimist, mis tagab, et teie e-kirjad on edastamise ajal krüpteeritud ja neid saab dekrüpteerida ainult adressaat. Teine oluline funktsioon on kahefaktoriline autentimine (2FA), mis võib teie kontole lisada täiendava kaitsekihi, nõudes lisaks paroolile ka ainulaadset koodi.

Veenduge, et teie meiliteenus ei tugineks tulu teenimiseks reklaamidele või jälgimisele. Nii ei pea te kartma, et nad müüvad teie andmeid turunduseesmärkidel kolmandatele osapooltele.

Privaatsuspoliitika ja andmesalvestuse lugemine on samuti oluline, et mõista, kuidas meiliteenuse pakkuja teie andmeid salvestab, töötleb ja kaitseb. Ideaalis peaksid nad järgima rangeid andmekaitse-eeskirju ja salvestama andmeid turvalistesse kohtadesse, millel on ranged krüpteerimisstandardid.

Koostööfunktsioonid

Koostööfunktsioonid on veel üks oluline tegur, mida Gmaili alternatiivi valimisel arvesse võtta, kuna tõhus meeskonnatöö ja suhtlus on ettevõtete õitsenguks ja kasvamiseks üliolulised. Täiustatud koostööfunktsioonid võivad muuta sujuvamaks töövoogusid, parandada tootlikkust, meeskonna koostööd ja suurendada klientide rahulolu.

Need koostööfunktsioonid võivad hõlmata järgmist:

• Jagatud postkasti ja kaustad: Need võimaldavad mitmel meeskonnaliikmel ühiselt meilidele juurde pääseda, neid hallata ja neile vastata.
  Meilide sildistamine ja määramine: see võimaldab kasutajatel sildistada ja määrata e-kirju konkreetsetele meeskonnaliikmetele, tagades et kõik täidavad oma kohustusi.
• Sisemised märkmed ja kommentaarid: Märkmete ja kommentaaride lisamine meilidele, ilma algset sisu muutmata, võib aidata meeskonnaliikmetel arutada konkreetsete meilidega seotud küsimusi.
• Kalendrite jagamine ja aja planeerimine: Kalendrite jagamine, sündmuste loomine ja koosolekute planeerimine e-posti teenuses võivad parandada meeskonna organiseeritust ja hoida kõiki kursis eelseisvate tähtaegade, kohtumiste ja verstapostidega.
• Integreerumine koostöötööriistadega: Meiliteenus peaks pakkuma sujuvat integreerumist populaarsete koostöötööriistadega, nagu Slack, WhatsApp, Jira ja palju muud. See tagab meeskondade vahelise sujuva suhtluse ja ülesannete haldamise.

Kohandatavus ja bränding

Võimalus kohandada ja isikupärastada on samuti oluline, et kõik oleks kooskõlas teie brändi identiteediga ja vastaks teie ainulaadsetele vajadustele. Kohandatava kaubamärgiga meiliteenus aitab säilitada ühtset ja professionaalset ettevõtte kuvandit.

Siin on mõned näited kohandamisfunktsioonidest, mis võivad teie ettevõtte brändi jaoks kasulikud olla:

• Kohandatud domeeni loomine e-posti aadresside jaoks
• E-kirja mallid
• Signatuurid
• Kohandatud filtrid ja sildid

Kuidas tagada sujuv üleminek valitud Gmaili alternatiivile?

Valmistage oma meeskond ette

Kui kaalute Gmaililt mõnele muule meiliteenusele üleminekut, valmistage oma meeskond selle muudatuse jaoks ette, et tagada sujuv üleminek.2

Esimese sammuna tuleb selgeks teha ja edastada ülemineku põhjused ja kasutegurid, mida uus teenus meeskonnale ja ettevõttele üldiselt tuua võib. See aitab teie meeskonnal mõista, miks muudatus on vajalik, ja motiveerib neid uut süsteemi õppima.

Kui teie meeskond on kaasatud, on oluline hinnata nende koolitusvajadusi ja koostada õppeplaan. Peaksite võtma arvesse oma meeskonna teadmisi uuest süsteemist ning käituma vastavalt vajadusele. Abiks võib olla praktiliste koolituste ja ressursside (nt videoõpetuste, isikliku koolituse või seminaride) pakkumine või isegi ajakohastatud teadmusbaasi pidamine.

Viimaks on üliolulised pidev tugi ja ressursid oskuste edasiseks arendamiseks, et tagada teie meeskonna usaldus uue süsteemi kasutamisel. See võib hõlmata regulaarseid kontrolle, tagasiside sessioone ja lisakoolitusi.

Hallake andmete migreerimist ja integreerimist

Gmailist uue e-posti teenuse pakkuja juurde sujuvaks üleminekuks hallake oma andmete migratsiooni ja integreerimist nii tõhusalt kui võimalik. Siin on mõned näpunäited, kuidas tagada sujuv üleminek valitud alternatiivile.

Esiteks koostage plaan andmete migreerimiseks Gmailist uude teenusesse. See peaks kirjeldama vajalikke samme, et teisaldada kõik oma meilid, kontaktid ja failid uuele platvormile. Enne migratsiooni alustamist veenduge, et teil on kõigist andmetest varukoopia.

Järgmiseks veenduge, et teie uus meiliteenus integreeruks sujuvalt teiste tööriistadega, mida oma organisatsioonis suhtlemiseks, koostööks ja tootlikkuseks kasutate. Näiteks kui kasutate projektihaldustööriista, veenduge, et teie meiliteenus oleks sellega integreeritud.

Mõned meiliteenuse pakkujad, nagu LiveAgent, pakuvad sujuvat tasuta migreerimist Gmailist teie uuele kontole.

Kokkuvõte

Kokkuvõtteks võib öelda, et paljud saadaolevad alternatiivid võivad pakkuda teile palju hüvesid ja eeliseid, mis põhinevad teie konkreetsetel vajadustel ja nõudmistel. Olenemata sellest, kas otsite paremat turvalisust, rohkem salvestusruumi, täiustatud funktsioone või täiustatud koostöötööriistu, on olemas meiliteenus, mis suudab teile just seda pakkuda.

Tutvuge oma valikutega ja valige endale sobilik Gmaili alternatiiv. Kindlasti võiksite kaaluda LiveAgenti. Tarkvara pakub laias valikus eeliseid, sealhulgas täiustatud piletisüsteemi, sujuvat integreerimist teiste tööriistadega ja suurepärast e-posti haldamise lahendust.