RSVP e-posti mallid
Avastage tõhusad RSVP e-posti mallid, et tagada osavõtt teie üritustel. Õppige põhielemente, parimaid tavasid ja uurige kohandatavaid kutsete ja kinnituste mall...
3 min lugemist
LiveAgent
Email Templates
+3
Zoom on suurepärane tööriist veebikohtumiste korraldamiseks ja nendega liitumiseks – olgu tegu ühe-kahe inimesega, suurte virtuaalesinemiste või ametlike koosolekutega. Kuigi saadaval on palju muid videokõnede, veebiseminaride ja koosoleku platvorme, on Zoom kasutajasõbralikkuse ja funktsioonide tõttu paljude ettevõtete ja organisatsioonide lemmikuks saanud.
Kui oled Zoomis uus või soovid videokoosolekuid selle platvormi abil tõhusamaks muuta, tasub enne alustamist tutvuda kutse e-kirjade mallide ja parimate praktikatega. Nende nõuannete abil saad Zoomist maksimumi võtta ning suurendada oma veebikoosolekute osavõttu.
Zoomi koosoleku kutse e-posti olulisus
Zoomi populaarsus hakkas kiiresti kasvama Covid-19 pandeemia ajal, kui otsiti võimalusi virtuaalseks suhtluseks, ja nüüdseks on see paljude ettevõtete ja eraisikute eelistatuim tarkvara. See kasv tähendab, et üha rohkem inimesi otsib kõige tõhusamaid viise Zoomi kutsete saatmiseks, et selle võimsa tööriista potentsiaali maksimaalselt ära kasutada.
Kui soovid korraldada Zoomi kohtumist, pead oma potentsiaalsetele osalejatele saatma kutsed. Kuigi Zoom pakub ka ise mõningaid malle, aitab õige kutse e-posti mall jätta hea esmamulje ning innustada rohkem inimesi koosolekuga liituma ja selle toimumise ajal kohal olema.
Lisaks annab osalejate kohaloleku kinnituse küsimine sulle täpse ülevaate, kui palju inimesi koosolekust osa võtab. Hästi struktureeritud e-kiri säästab aega ja vaeva ning tagab, et kõik olulised detailid jõuavad adressaatideni.
Kuidas pealkirjastada Zoomi koosoleku kutse e-kiri
Veebikoosolekute puhul võib osalejate kohale meelitamine olla väljakutse – on lihtne kohtumine unustada või see edasi lükata, kui see ei toimu füüsiliselt.
Seetõttu peab Zoomi koosoleku kutse e-kirja teemareal olema selge ja konkreetne sõnum, et see paistaks teiste kirjade seas silma. Õige pealkiri annab külalistele juba enne kirja avamist teada, millest koosolek räägib.
Tõhusa Zoomi koosoleku kutse e-kirja teemarea koostamisel tuleks kohe asja juurde minna, kasutades koosolekuga seotud märksõnu. Samas hoia see lühike – alla 50 tähemärgi on ideaalne – ning lisa tegevusele kutsuvaid detaile, mis panevad kutse saaja kirja avama.
Samuti tasub koosolekupäeval osalejatele meelde tuletada, et nad kindlasti liituksid. See on ühtlasi võimalus motiveerida neid, kes ei ole veel kutsele vastanud, ikkagi koosolekust osa võtma.
Sellisel juhul erineb kutse e-kirja teemarea tüüp ning keskendub “meeldetuletuse” aspektile, sisaldades sageli just seda sõna.
Zoomi koosoleku kutse e-kirja teemarea näited
- Liitu meie Zoomi kõnega, et arutada [Teemat]
- Saame Zoomis [hommikul/pärastlõunal] kokku
- Tule Zoomi kõnele, et saada rohkem teada [Teema] kohta
- Koosoleku kutse: palun liitu meie Zoomi kõnega
- Palun osale meie meeskonna Zoomi koosolekul: [Teema]
- Ei saa füüsiliselt koosolekule tulla? Liitu meiega veebis!
- Plaanis muudatus – kohtume hoopis Zoomis
- Näeme Zoomis
- Zoomi koosoleku meeldetuletus: [Teema]
- Liitu meie Zoomi happy hour’iga
- Aeg Zoomiks
- Meeldetuletus: liitu meie Zoomi kõnega, et arutada [Teemat]
- Veebiseminari meeldetuletus: [Teema]
- Zoomi koosoleku kutse
Kuidas kirjutada Zoomi koosoleku kutse e-kiri
Tõhus Zoomi kutse peab sisaldama kõiki olulisi andmeid, mida osaleja vajab liitumiseks – kuupäev, kellaaeg ja Zoomi link. Samuti peaks olema selge, mille jaoks koosolek toimub, kes osalevad ning kui kaua see kestab.
Loo Zoomi kutse e-kirjas kiireloomulisuse ja olulisuse tunne, et inimesed teaksid – see on kohtumine, millele tuleks aega planeerida. Selleks lisa osalemise palve ning täpsusta kuupäev, kellaaeg ja kestus.
Näiteks: ‘Ootame sind meie Zoomi koosolekule kolmapäeval kell 11:00 (Eesti aeg). Koosolek kestab umbes ühe tunni."
Selline sõnastus annab selgelt mõista, et hindad osaleja kohalolekut ja soovid, et ta oleks kohal kogu koosoleku vältel.
Zoom pakub ka enda koosoleku meeldetuletuse e-posti malli, millega saab osalejatele koosoleku toimumist meelde tuletada.
Ära unusta siiski Zoomi kutse e-kirja oma ettevõtte, brändi ja konkreetse koosoleku jaoks kohandada.
Mida lisada Zoomi koosoleku kutse e-kirja
- Koosoleku kuupäev – nädalapäev ja kalenderkuupäev
- Koosoleku kellaaeg – koos ajavööndiga (nt Eesti aeg)
- Koosoleku kestus – orienteeruv aeg, kui kaua kestab
- Zoomi link – et osalejad saaksid ühe klikiga liituda
- Koosoleku parool (vajadusel) – turvalisuse tagamiseks
- Koosoleku päevakord – millest räägitakse
- Koosoleku üksikasjad – täiendav info
- Kes osalevad koosolekul – jaga korraldaja ja osalejate nimekirja
- Motiveeriv sõnum – miks peaks osaleja kindlasti kohal olema
- Professionaalne e-posti allkiri – õige viisiga lõpetamine
- Isiklikud andmed – nt sinu nimi ja kontakt
Zoomi koosoleku kutse e-posti näited ja mallid
Liitu meie Zoomi kõnega, et arutada [Teemat]
Tere [Nimi],
Soovin sind kutsuda Zoomi koosolekule [Kuupäev] kell [Kellaaeg]. Koosolekul räägime teemal [Teema] ning see kestab umbes [Kestus].
Liitumise juhised:
Zoomi koosolekuga liitumiseks klõpsa siin: [Koosoleku link]
Loodan sind seal näha.
Parimate soovidega, [Sinu nimi]
Saame Zoomis [hommikul/pärastlõunal] kokku
Tere [Nimi],
Sooviksin sinuga [hommikul/pärastlõunal] Zoomi kõnes kokku saada. Olen vaba alates [Kellaaeg] ning arvan, et kõigeks vajame umbes [Kestus].
Kui see aeg sulle ei sobi või ei saa kogu [Kestus] kohal olla, anna palun teada, leiame uue aja.
Praegu broneerisin meile Zoomi koosoleku siin: [Koosoleku link], aga ära muretse, kui ei saa osaleda.
Ootan meie vestlust, [Sinu nimi]
Tule Zoomi kõnele, et saada rohkem teada [Teema] kohta
Tere [Nimi],
Soovin kutsuda sind meie Zoomi kõnele [Kuupäev] kell [Kellaaeg]. Arutame [Teemat] ning usun, et see pakub sulle huvi.
Koosolek kestab orienteeruvalt [Kestus] ning lingi saadame veidi enne koosolekut.
Kui tekib küsimusi, võta kindlasti ühendust.
Loodan peagi näha, [Sinu nimi]
Äri-koosoleku kutse e-posti mallid
Koosoleku kutse: palun liitu meie Zoomi kõnega
Lugupeetud [nimi],
Oled oodatud liituma Zoomi koosolekuga, mida korraldan [Kuupäev] kell [Kellaaeg].
Koosoleku eesmärk on [arutada/esitleda/ajurünnak] teemal [Teema].
Palun kinnita oma osalemine alloleva nupu kaudu:
[CTA]
Saadame hiljem järelkirja koosoleku protokolli ja järgmiste sammudega.
Ootan kohtumist!
Lugupidamisega, [Sinu nimi]
Palun osale meie meeskonna Zoomi koosolekul: [Teema]
Tere [nimi],
Loodan, et sul läheb hästi.
Meie meeskonna Zoomi koosolek toimub sellel nädalal [Kuupäev] kell [Kellaaeg] ning keskendume teemale [Teema].
Liitu koosolekuga selle lingi kaudu: [Koosoleku link]
Kui sa ei saa osaleda, anna mulle teada ja saadan sulle hiljem koosoleku protokolli.
Aitäh, [Sinu nimi]
Ei saa füüsiliselt koosolekule tulla? Liitu meiega veebis!
Tere [nimi],
Kahjuks ei saa me [Kuupäev] tavapärast koosolekut pidada, kuna [Covid-19/ilm/transporti häired/jne.].
Sellegipoolest toimub koosolek Zoomi kaudu – liitu alloleva lingi kaudu:
[Koosoleku link]
Loodan sind seal näha,
Parimate soovidega, [Sinu nimi]
Plaanis muudatus – kohtume hoopis Zoomis
Lugupeetud [nimi],
Loodan, et sul läheb hästi.
Kahjuks ei saa ma [Kuupäev] kavandatud koosolekule kohale tulla. Kuid olen siiski Zoomis saadaval.
Kui see sulle sobib, anna teada ja saadan sulle Zoomi lingi peagi.
Parimate soovidega, [Sinu nimi]
Meeskonna kokkuvõtte kutse e-posti mall
Näeme Zoomis
Tere tiim,
Korraldan Zoomi koosoleku [Kuupäev] kell [Kellaaeg]. Koosoleku eesmärk on üle vaadata igaühe tegemised ja vajadusel arutada võimalikke takistusi.
Liitumiseks klõpsa koosolekupäeval allolevat linki.
[Koosoleku link]
Parool on: [Parool]
Kohtumiseni!
Tervitades, [Sinu nimi]
Võrgustikuürituse kutse e-posti mall
Liitu meie Zoomi happy hour’iga
Tere [Nimi],
Kaas[eriala spetsialist/ettevõtja/ärijuht], mul on hea meel kutsuda sind Zoomi võrgustikuüritusele [Kuupäev] kell [Kellaaeg]. See on suurepärane võimalus luua uusi kontakte ja laiendada oma professionaalset võrgustikku.
Liitu koosolekuga alloleva lingi kaudu:
[Koosoleku link]
Kohtumiseni!
Parimate soovidega, [Sinu nimi]
Koosoleku meeldetuletuse e-posti mallid
Aeg Zoomiks!
Tere [nimi],
Loodan, et sul on hea päev! Tahtsin lihtsalt meelde tuletada, et meie Zoomi koosolek toimub täna [hommikul/pärastlõunal] kell [Kellaaeg].
Arutame [Teemat] umbes [Kestus] ning usun, et see pakub sulle huvi.
Liitu koosolekuga alloleva nupu kaudu:
[Koosoleku link]
Ootan kohtumist! [Sinu nimi]
Zoomi koosoleku meeldetuletus: [Teema]
Tere [nimi],
Loodan, et sul läheb hästi.
See on lihtsalt kiire meeldetuletus – meie Zoomi koosolek toimub täna kell [Kellaaeg]
Meeldetuletus: liitu meie Zoomi kõnega, et arutada [Teemat]
Lugupeetud [Nimi],
Meie kavandatud koosolek teemal [Teema] toimub [täna/homme/jne.] kell [Kellaaeg].
Kui oled juba oma osalemist kinnitanud, ootame sind väga! Kui mitte, saad siiski liituda, vajutades kohe allolevale nupule:
[CTA]
Koosolekuga liitumise link aktiveerub [15 minutit/30 minutit/1 tund/jne.] enne planeeritud algust.
[Koosoleku link]
Kohtumiseni, [Sinu nimi]
Veebiseminari meeldetuletus: [Teema]
Tere [Nimi],
Aitäh, et registreerusite meie veebiseminarile teemal [Teema]. Kui juhtusite unustama – see toimub täna hiljem kell [Kellaaeg].
Loodan teid seal näha, [Sinu nimi]
Zoomi koosoleku kutse e-kirja head tavad
- Muuda see isikupäraseks – Zoomi kutse e-kirjad võiksid olla kohandatud sinu brändi, värvide ja piltidega, et säilitada ettevõtte tonaalsus.
- Saada välja – seda saab teha otse Zoomist või kasutada teisi e-posti teenuseid nagu Gmail või Mailchimp.
- Lisa kogu vajalik info – osalejad peavad teadma koosoleku linki, parooli, kuupäeva ja kellaaega.
- Loe üle – kontrolli e-kiri üle, et vältida kirjavigu või eksimusi enne saatmist.
- Lisa CTA – Zoomi kutsetesse tasub lisada tegevusele kutsuvaid nuppe, et osalejad teaksid, mida tegema peavad. Näiteks ‘klõpsa lingile, et liituda Zoomi koosolekuga".
- Anna meeldetuletus – saada lisaks veel üks kiri päev või kaks enne Zoomi koosolekut ning 15 minutit kuni paar tundi enne, et kõik oleksid õigel ajal valmis liituma.
Kokkuvõte
Zoom on võimas tööriist, mis aitab sul suhelda inimestega üle kogu maailma videokõnede kaudu, kuid selle platvormi potentsiaal jääb kasutamata, kui sul on raske inimesi oma veebikoosolekutele saada. Selleks pead saatma potentsiaalsetele osalejatele tõhusaid kutseid.
Professionaalselt kujundatud e-posti mall aitab su sõnumil paremini silma paista, kutsuda inimesi koosolekuga liituma ning saada nende osalemisele kinnitus (või keeldumine).
Olenemata sellest, kas oled Zoomis algaja või kogenud kasutaja, on õige e-posti malli kasutamine parim viis osalusmäära tõstmiseks. Väikese kohandusega oled valmis saatma sõnumi, mis sisaldab kogu vajalikku infot, et osalejad saaksid edukalt sinu koosolekuga liituda.
