Klienditeeninduse mallid
Parandage klienditeeninduse e-poste mallide abil, et säästa aega, vähendada vigu ja tagada järjepidevus. Mallid hõlmavad erinevaid stsenaariumeid, nagu vihased ...
6 min lugemist
Customer Service
Email Templates
+2
Kas lähete puhkusele ja vajate kontorist olemise sõnumit? Või võib-olla võtate lihtsalt vabapäeva ja ei taha tööga vaevata. Igal juhul aitab hea kontorist olemise mall tööd teha.
Sellised mallid on tavaliselt lihtsad ja hõlpsasti kasutatavad, võimaldades teil oma sõnumit soovi järgi kohandada. Täna näitame teile mõningaid erinevaid kontorist olemise malle, mida saate kasutada oma puhkuse automaatsete vastuste jaoks.
Miks peaksite kasutama kontorist olemise malli
Enamik inimesi kasutab e-posti halduse tööriistu, näiteks kontorist olemise malli vastuseid, kui nad on pikemalt oma e-postist eemal – näiteks puhkusel või lihtsalt vabapäeval. Saate seadistada automaatse vastuse, mis teavitab inimesi, et te ei kontrolli oma postkasti ja tulete varsti tagasi. Sel viisil ei oodake nad teilt kohe vastust ja saate oma vaba aega nautida, muretsemata töö pärast.
Kuid on ka teisi aegu, mil võiksite malli vastust kasutada. Kui teate, et olete hõivatud ja ei saa oma e-postile tavapärasest sagedamini juurde pääseda, teavitab kontorist olemise sõnum inimesi, et te ei pruugi kohe vastata. Seejärel saavad nad otsustada, kas ootavad vastust või otsivad teise viisi, kuidas teiega ühendust võtta.
Kontorist olemise sõnum aitab ka juhtida inimeste ootusi, kui teil on palju tööd ja te ei saa kohe igale e-postile vastata. Kui teavitate inimesi, et olete hõivatud, kuid vastate neile niipea kui võimalik, aitab see vältida frustratsiooni mõlemal poolel.
Kuidas pealkirjastada kontorist olemise e-posti malli
Hoidke see üsna lühike ja asjakohaselt – Kontorist eemal, Puhkuse automaatne vastus või Eemal on kõik head valikud. Teemarealal on samuti hea idee lisada, millal te tagasi tulete, et inimesed teaksid, kui kaua nad vastust ootama peavad.
Näiteks ‘Kontorist eemal kuni 15. jaanuarini’ toimiks hästi. See aitab ka filtreerimisele, kui teil on e-posti sõnumite süsteem, mis seda teha saab, kuid eelkõige teavitab see teisi, millal vastust oodata, ilma et peaksite oma e-posti keha lugema. Sel viisil näitate, et teile on nende aeg oluline.
Kontorist olemise e-posti malli teemaridade näited
- Kontorist eemal: [kuupäev]
- Kontorist eemal: [puhkuse üksikasjad]
- Kontorist eemal: [puudumise põhjus]
- Puhkusel: [kuupäev] – [kuupäev]
- Pühad: [kuupäev] – [kuupäev]
- OOO: haiguspäev
- Pole saadaval: välismaal
- Hädaolukorras:
- Eemal lauale [kuupäev]
- Praegu puhkusel
- Ma ei ole kursis
- Tulen varsti tagasi
- Sabatikaalis
- Läheb väikesele puhkusele
Kuidas kirjutada kontorist olemise malli
Automaatse vastuse e-posti keha kirjutamisel tuleb arvestada mõningaid asju.
Esiteks peate veenduma, et on selge, et olete eemal lauale ja ei saa e-postidele kohe vastata. Kui kontrollite oma postkasti aeg-ajalt, andke inimestele teada, millal nad vastust oodata saavad. Kui te pole kindel, on parem seda osa vältida kui lasta inimestel oodata vastust, mis ei pruugi tulla.
Teiseks võite hädaolukorras jätta oma privaatse telefoninumbri. Pidage siiski meeles, et märkige, et te ei pruugi kohe vastata, ja paluge inimestel võtta teiega ühendust sel viisil ainult siis, kui see on äärmiselt kiire.
Samuti on hea idee kaasata, kellega saavad ühendust võtta teie puudumise ajal, samuti kõik asjakohased teated, mida nad võivad vajada (nagu tähtajad või projektide uuendused). Ja muidugi ärge unustage öelda, millal tulete tagasi. Hoidke see lühike ja magus – keegi ei taha lugeda romaani, kui ta üritab teiega ühendust võtta.
Lõpuks, kuid mitte vähem oluline – ja see on valikuline – võite kaasata lühikese sõnumi, mis teavitab inimesi, mida teha teie puudumise ajal. Näiteks, kus nad saaksid leida teabe, mida nad võivad vajada, kui te ei saa seda neile pakkuda.
Mida kaasata kontorist olemise e-posti malli
- Teie nimi
- Kuupäevad, millal olete eemal, või kuupäev, millal tulete tagasi
- Lühike sõnum, mis teavitab inimesi, et olete kontorist eemal või et tulete varsti tagasi
- Kellega saavad ühendust võtta teie puudumise ajal (kui asjakohane)
- Millal saavad vastust teilt oodata (kui kontrollite oma postkasti puhkuse ajal)
- Alternatiivsed viisid, kuidas teiega ühendust võtta
Kontorist olemise e-posti näited ja mallid
Ametlikud kontorist olemise mallid
Teemarida: Kontorist eemal
Olen praegu kontorist eemal ja tulen tagasi 15. jaanuaril. Kontrollin oma e-posti perioodiliselt, kuid kui vajate kohest vastust, võtke palun ühendust [Nimi] aadressil [e-posti aadress]. Aitäh,
[Teie nimi]
Teemarida: Kontorist olemise mall
Tere, olen praegu kontorist eemal ja tulen tagasi [kuupäev]. Kui vajate kohest abi, võtke palun ühendust [Nimi] aadressil [e-posti aadress] või helistage mulle mobiilile [telefoninumber], kuid pange tähele, et ma ei pruugi kohe vastata. Aitäh,
[Teie nimi]
Teemarida: Kontorist eemal [kuupäev alates-kuupäev kuni]
Tere, olen OOO ilma e-posti juurdepääsuta [kuupäev alates] kuni [kuupäev kuni]. Kiirustamisel võtke palun ühendust [Nimi] aadressil [e-posti aadress] või helistage mulle mobiilile [telefoninumber]. Lugupidamisega,
[Teie nimi]
Teemarida: Kontorist eemal – Pühad
Tere, olen kontorist eemal [kuupäev alates] kuni [kuupäev kuni] ja mul on piiratud juurdepääs e-postile. Kui vajate kohest abi sel ajal, proovige palun ühendust võtta [Nimi] aadressil [e-posti aadress] minu asemel või kiirustamisel võite mulle helistada [telefoninumber]. Parimad soovid, [Teie nimi]
Teemarida: Pühad [kuupäev]
Tere, olen praegu kontorist eemal ja nautin hästi teenitud puhkust. Tulen tagasi [kuupäev] ja mul ei ole e-postile juurdepääsu kuni siis. Kiirustamisel võtke palun ühendust [Nimi] aadressil [e-posti aadress], kes on teavitatud, et oodata täiendavat kirjavahetust minu puudumise ajal. Parimad,
[Teie nimi]
Teemarida: Pole saadaval: välismaal [kuupäev]
Tere, olen välismaal [kuupäev alates]-[kuupäev kuni]. Mul on sel ajal piiratud juurdepääs e-postile. Kiirustamisel võtke palun ühendust [Nimi] aadressil [e-posti aadress] minu asemel. Lugupidamisega,
[Teie nimi]
Teemarida: Sabatikaalis [kuupäev]
Tere, olen praegu sabatikaalis ja olen kontorist eemal kuni [kuupäev]. Mul ei ole sel ajal e-postile juurdepääsu. Kui on hädaolukord, on [Nimi] aadressil [e-posti aadress] sel ajal saadaval. Nägemiseni varsti,
[Teie nimi]
Teemarida: Haiguspäev [kuupäev]
Tere, olen kontorist eemal ja haiguspäeval kuni [kuupäev]. Sel ajal ei saa ma oma e-posti kontrollida. Hädaolukorras võtke palun ühendust [Nimi] aadressil [e-posti aadress]. Lugupidamisega,
[Teie nimi]
Teemarida: Kontorist eemal: konverents [kuupäev]
Tere, olen kontorist eemal konverentsi külastamiseks [kuupäev]. Vastatan e-postidele, kui mul on juurdepääs, kuid kiirema vastuse saamiseks helistage palun [telefoninumber], kui on kiire küsimus. Aitäh,
[Teie nimi]
Teemarida: Kontorist eemal: ettevõtte retriit [kuupäev]
Tere, olen kontorist eemal ettevõtte retriidil [kuupäev]. Sel ajal on mul piiratud juurdepääs e-postile. Hädaolukorras võtke palun ühendust [Nimi] aadressil [e-posti aadress] või helistage peakontori numbrile [telefoninumber]. Aitäh,
[Teie nimi]
Teemarida: Kontorist eemal [kuupäev]
Tere, olen kontorist eemal järgmised [X] päeva. Minu puudumise ajal võtke palun ühendust [Nimi], kes on väga rõõmus aidata kõigi teie päringutega. Aitäh mõistmise eest. Parimad,
[Teie nimi]
Teemarida: OOO [kuupäev]
Tere, aitäh, et jõudsid minuni. Olen praegu kontorist eemal ja tulen tagasi [kuupäev] hiljemalt. Vabandust ebamugavuse pärast ja palun võtke ühendust minu kolleegiga [Nimi] aadressil [e-posti aadress]. Parimad,
[Teie nimi]
Mitteformaalse stiili kontorist olemise mallid
Teemarida: Eemal lauale
Tere, olen praegu eemal lauale, joomas koktaile kuskil rannal. Tulen tagasi [kuupäev] ja mul on piiratud juurdepääs e-postile kuni siis. Minu kolleeg [Nimi] käsitleb minu e-poste minu puudumise ajal, seega võtke palun ühendust [tema/tema/nendega] aadressil [e-posti aadress] kiirustamisel. Aitäh ja head päeva.
[Teie nimi]
Teemarida: Paus kuni [kuupäev]
Tere, vabandust, et mind ei saanud. Olen kontorist eemal kuni [kuupäev]. Kuid võtan perioodilisi pause, et vaadata kõike, mida olen jätnud vahele, ja kontrollin oma e-posti aeg-ajalt, kui olen eemal. Kui see asi ei ole kiire, võite olla kindel, et vastatan, kui tulen sellest pauzist tagasi. Parimad,
[Teie nimi]
Teemarida: Kontorist eemal [kuupäev]
Tere, olen kontorist eemal [kuupäev alates] kuni [kuupäev kuni]. Mul on võimalik jõuda mulle mobiilile [telefoninumber], kuid kiirustamisel võtke palun ühendust [Nimi] aadressil. Nägemiseni varsti,
[Teie nimi]
Teemarida: Olen (lõpuks) puhkusel
Tere, olen kontorist eemal ja puhkusel [alguskuupäev] kuni [lõppkuupäev]. Mul ei ole sel ajal e-postile juurdepääsu, kuid kui vajate kohest abi, võtke palun ühendust minu kolleegiga [Nimi] aadressil [e-posti aadress]. Aitäh,
[Teie nimi] P.S. Ootan seda pausi väga. 🎉
P.P.S. Kui peate minuga kiiresti ühendust võtma, helistage palun mulle mobiilile [telefoninumber].
Teemarida: Ma ei ole kursis [kuupäev]
Tere,
Olen kontorist eemal [alguskuupäev] kuni [lõppkuupäev]. Kui vajate kohest abi, võtke palun ühendust [kolleegi nimi] aadressil [kolleegi e-post]. Muidu vastatan teie sõnumile pärast tagasipöördumist. Head päeva. Parimad,
[Teie nimi]
Teemarida: Vabandust, olen OOO [kuupäev]
Tere [Nimi], olen sel nädalal kontorist eemal, kuid kui vajate midagi kiiresti, võtke palun ühendust minu kolleegiga [Nimi]. Aitäh,
[Teie nimi]
Teemarida: Kontorist eemal [kuupäev] kuni [kuupäev]
Tere. Olen praegu kontorist eemal ja tulen tagasi [kuupäev]. Vahepeal, kui vajate abi, võtke palun ühendust [nimi või osakond]. Tervitused,
[Teie nimi]
Teemarida: Rannal [kuupäev]
Tere. Olen praegu kontorist eemal ja nautin hästi teenitud puhkust rannal. Tulen kontoori [kuupäev] ja olen rõõmus vastata teie e-postile siis. Kui vajate abi, kui olen eemal, võtke palun ühendust minu kolleegiga [Nimi] aadressil [e-posti aadress]. Aitäh.
[Teie nimi]
Kontorist olemise mallide parimad tavad
Hoidke seda lühike
Kontorist olemise sõnumi kirjutamisel on oluline hoida seda lühike ja magus. Pole vaja minna suurde detaili, kes te olete või mida te teete. Andke lihtsalt olulised üksikasjad, et teie kolleegid teaksid, kuidas teiega ühendust võtta hädaolukorras.
Kasutage õiget toonitust
Teie kontorist olemise sõnum peegeldab teie ettevõtte kultuuri ja väärtusi, seega on oluline kasutada õiget toonitust. Kui te pole kindel, millist toonitust kasutada, kaldu professionaalsuse poole.
Te ei taha kõlada liiga mitteformaalse või ebaprofessionaalse, kuna see võib teie ettevõttele halvasti mõjuda. Kui teie ettevõttel on oma kaubamärgi raamat ja toonituse juhis, kasutage seda juhendina oma kontorist olemise sõnumi kirjutamisel.
Kui kasutate slängi või žargooni, veenduge, et kõik, kes teie sõnumit loevad, saavad sellest aru. See, mis on teile naljakas, ei pruugi olla naljakas teie automaatse vastuse saajatele, eriti kui nad pole samast riigist või piirkonnast.
Lisage oma puudumise kuupäevad
Võimalusel lisage oma kontorist olemise sõnumisse oma puudumise kuupäevad. See aitab teie kolleegidel, klientidel ja/või äripartneritel teada, millal saavad teilt vastust oodata. Kui te pole kindel, millal tulete tagasi, andke kuupäevade vahemik või hinnang. Sel juhul on parem olla ettevaatlik ja anda pikem ajaraami, kui te arvate, et vajate.
Mainige alternatiivseid kontaktiviise
Oma kontorist olemise sõnumis mainige kindlasti alternatiivseid kontaktiviise hädaolukorras. See võib olla kolleegi e-posti aadress, telefoninumber või isegi füüsiline aadress. Kui olete mugav oma isiklike andmete jagamisega, võite kaasata ka oma mobiilnumbri või sotsiaalmeedia käsitlused.
Pidage siiski meeles, et mida rohkem teavet kaasate, seda tõenäolisem on, et keegi võtab teiega ühendust, kui olete eemal. Seega peaksite alternatiivseid kontaktiviise kaasama ainult siis, kui olete mugav, et teiega võetakse ühendust teie vaba aja ajal.
Kui otsustate jagada oma kolleegide kontaktandmeid, veenduge, et nad sellest teada saavad ja nõustuvad olema kontaktpunktiks, enne kui lisate nende teabe oma kontorist olemise sõnumisse.
Ärge minge liiga sügavale ega ole liiga spetsiifiline
Oma kontorist olemise sõnumi kirjutamisel takistage soovi minna liiga sügavale või olla liiga spetsiifiline. See pole aeg jagada oma elulugu või viimaste puhkuse fotosid. Minge otse asja juurde, et teie kolleegid saaksid tööle naasta minimaalse häirega ja teie äripartnerid saaksid vajalikku teavet leida ilma romaani läbi sõelumiseta.
Seadistage sisemine ja väline OOO mall
Kui teil on sageli kontorist olemise sõnumid, seadistage sisemine ja väline OOO mall aja säästmiseks. Sel viisil peate lihtsalt täitma tühikud oma spetsiifiliste andmetega iga kord, kui peate oma lauale minema.
Sisemine kontorist olemise sõnum saadetakse teie ettevõtte inimestele, samas kui väline saadetakse neile väljaspool. Peamine erinevus nende kahe vahel on see, et sisemine OOO sõnum ei pea olema nii ametlik kui väline.
Kokkuvõte
Automaatsed vastuse sõnumid on vajalik pahe, kui peate tööst mingi aja eemal olema. Neid parimaid tavasid järgides saate kirjutada kontorist olemise sõnumi, mis on professionaalne, informatiivne ja kasulik kõigile, kes neid saavad. Nad võivad isegi kontorist olemise sõnumit rohkem hinnata, kui te arvate.
