Klienditeeninduse kõne kvaliteedi kontrollnimekiri
Tagage kõrgetasemeline klienditeenindus LiveAgenti kõne kvaliteedi kontrollnimekirjaga. Parandage kõne standardeid, lahendage probleemid ja suurendage kliendi r...
11 min lugemist
Kas tunnete end klientide koosolekute jaoks ettevalmistamata? Kui jah, siis te ei ole üksi. Paljud ärijuhid ei võta aega, et korralikult oma koosolekuteks valmistuda, mis võib viia palju raisatud aja ja energiani. Täna arutame, kuidas kõige paremini oma potentsiaalsete klientide koosolekuteks planeerida, et saaksite igast ühest maksimumi välja võtta.
Kõne eelse planeerimise tähtsus
Kui võtate aega, et korralikult oma koosolekuteks valmistuda, saate teha igaühe neist võimalikult produktiivseks ja tõhusaks. Kõne eelne planeerimine võimaldab teil paremaid suhteid oma klientidega luua, kuna teil on parem arusaam nende vajadustest.
Kõne eelse planeerimisega saate tuvastada kõik võimalikud vastuväited, mis teie klientidel võib olla, ja käsitleda neid enne kohtumist. Kuigi kõne eelne planeerimine võib võtta eelnevalt täiendavat aega, säästab see teile aega pikemas perspektiivis, kõrvaldades ebatõhusad koosolekud.
Kuidas pealkirjastada kõne eelset planeerimise e-kirja
Kui teete kõne eelset planeerimist, on oluline omada selget ja lühikest märkmete tegemise süsteemi. Üks viis selleks on pealkirjastada oma märkmed koosoleku kuupäeva ja kellaajaga, samuti kliendi nimega. See aitab teil jälgida oma koosoleku märkmeid ja valmistada end iga koosolekuks ette.
Tõenäoliselt peate filtreeritama palju erinevate klientide või projektidega seotud malle, seega saab kuupäevaga märkmete pealkirjastamine aidata teil kiiresti tuvastada, millised neist on seotud iga koosolekuga.
Ja kuna saadete need oma meeskonnale, kolleegidele, müügimeeskonnale või isegi lihtsalt endale, oleks kasulik, et märkmete teemareale oleks koosoleku pealkiri, et kõik saaksid selle hiljem hõlpsasti leida.
Kõne eelse planeerimise e-kirja teemareale näited
- Potentsiaalse kliendi koosolek – [Kliendi nimi] [Kõne kuupäev]
- Eelse kohtumise planeerimine – [Kõne kuupäev] [Kliendi nimi]
- [Kliendi nimi] [Kõne kuupäev] | Kõne eelne planeerimine
- Kõne eelne planeerimine [Kliendi nimi] [Kõne kuupäev]
- Potentsiaalse kliendi koosolek [Kliendi nimega] [Kõne kuupäev]
- Planeerimise etapp [Kliendi nimi] [Kõne kuupäev]
- Tegevuskava [Kliendi nimi] [Kõne kuupäev]
- [Kliendi nimi] [Kõne kuupäev] – Eelse kohtumise arutelu
Kuidas kirjutada kõne eelse planeerimise malli
Kõne eelne planeerimine ei pea olema keeruline. Tegelikult võib see olla sama lihtne kui peamiste küsimuste loendi loomine, mida soovite oma klientidele esitada. Kui teil on üks, saate tagada, et iga koosolek on fokusseeritud ja produktiivne.
Alustage kõne eesmärgist. Mida loodate saavutada ja kuidas seda teha? See võimaldab teil tuvastada kõne peamised eesmärgid ja fokusseerida iga küsimust nende eesmärkide saavutamisele.
Looge päevakord. Milliseid teemasid soovite kõne ajal arutada ja miks? See aitab hoida koosolekut õigel rajal ja takistab teil teiste teemade poolt kõrvale juhtimist.
Valmistage ette taustateave kliendi kohta. See võib hõlmata kõike nende ettevõtte ajaloost kuni nende praeguste projektideni. Samuti peaksite loetlema küsimused, mis teie potentsiaalsel kliendil võib olla. Selle teabega saate paremini mõista nende vajadusi ja kuidas saaksite neid aidata.
Tehke loend küsimustest, mida soovite kliendilt esitada, mis võib olla kõik alates nende vajaduste selgitamisest kuni nende eelarve mõistmiseni. See aitab hoida koosolekut fokusseeritud ja produktiivse.
Lõpuks seadistage koosoleku kokkuvõtte eesmärgid. Mida loodate saavutada kõne lõpuks? See võimaldab teil mõõta koosoleku edu, samuti tuvastada protsessi järgmised sammud.
Mida kaasata kõne eelse planeerimise malli
- Kõne eesmärk
- Päevakord
- Taustateave kliendi kohta
- Küsimused kliendile
- Koosoleku kokkuvõtte eesmärgid
- Järgmised sammud protsessis
Kõne eelse planeerimise mallid ja näited
Potentsiaalse kliendi koosolek – [Kliendi nimi] [Kõne kuupäev]
[Kliendi nimi] [Kõne kuupäev]
Kõne eesmärk: arutada võimalust töötada koos [Projekti nimi] peal.
Päevakord: • Tutvustused • Projekti ulatus • Küsimused ja vastused
Taustateave kliendi kohta: [Kliendi ettevõte] on [ettevõtte suurus] ettevõte, mis spetsialiseerub [tööstus]. Nad töötavad praegu [projekti tüüp] projektiga nimega [Projekti nimi].
Küsimused kliendile: • Milline on teie eelarve selle projekti jaoks? • Milline on selle projekti ajaline graafik? • Millised on teie eesmärgid selle projekti jaoks?
Koosoleku kokkuvõtte eesmärgid: Koosoleku lõpuks on meil selge arusaam projekti ulatusest ja eesmärkidest. Meil on ka arusaam kliendi eelarve ja ajajoonest.
Järgmised sammud protsessis: • Saatke kliendile pakkumine • Plaanige järelkoosolek pakkumise arutamiseks
Eelse kohtumise planeerimine – [Kõne kuupäev] [Kliendi nimi]
[Kõne kuupäev] [Kliendi nimi]
Kõne eesmärk: uus kokkulepe [projekti] jaoks
Päevakord: • Tutvustused • Praegune olukord • Küsimused ja vastused
Taustateave kliendi kohta: [Ettevõtte nimi] on meie klient [ajaperiood]. Nad töötavad praegu [projekti tüüp] projektiga ja tahaksid muuta [projekti üksikasjad].
Küsimused kliendile: • Kuidas peaks me muudatustega edasi minema? • Millised meeskonna liikmed peaksid projektiga seotud olema? • Milline on projekti ajaline graafik?
Koosoleku kokkuvõtte eesmärgid: Koosoleku lõpuks on meil selge arusaam muudatustega edasi minemise viisist ja sellest, millised meeskonna liikmed peaksid seotud olema. Meil on ka alusetus projekti ajajoonest.
[Kliendi nimi] [Kõne kuupäev] | Kõne eelne planeerimine
[Kliendi nimi] [Kõne kuupäev]
Kõne eesmärk: saada klient registreeruma meie [toote/teenuse] jaoks
Päevakord: • Tutvustused • [Toote/teenuse] esitamine • Küsimused ja vastused
Taustateave kliendi kohta: [Kliendi ettevõte] pakub [tööstus] teenuseid [sihtturule]. Nad on praegu laiendamise protsessis ja otsivad uusi [toote/teenuse] pakkujaid.
Küsimused kliendile: • Milliseid funktsioone otsite [toote/teenuse] puhul? • Milline on teie eelarve selle [toote/teenuse] jaoks? • Millal teil on vaja see [toote/teenus] kätte?
Koosoleku kokkuvõtte eesmärgid: Koosoleku lõpuks on meil selge arusaam kliendi vajadustest ja nõuetest. Meil on ka arusaam nende eelarve ja ajajoonest.
Järgmised sammud protsessis: • Saatke kliendile pakkumine • Plaanige järelkoosolek kasutuselevõtmiseks
[Kliendi nimi] [Kõne kuupäev] – Eelse kohtumise arutelu
[Kliendi nimi] [Kõne kuupäev]
Kõne eesmärk: arutada võimalikke lahendusi [olemasoleva projekti] jaoks
Päevakord: • Tutvustused • Praegune olukord • Küsimused ja vastused
Taustateave kliendi kohta: [Kliendi ettevõte] pakub [tööstus] teenuseid [sihtturule]. Nad töötavad praegu projektiga nimega [Projekti nimi] ja silmitsi mõned väljakutsed. Nad olid meie klient varem ja me edukalt lõpetasime projekti nimega [Möödunud projekti nimi].
Küsimused kliendile: • Millised on väljakutsed, millega te silmitsi olete praeguse projektiga? • Kas teil on eelarve uue projekti jaoks? • Millised meeskonna liikmed töötavad selle projekti kallal?
Koosoleku kokkuvõtte eesmärgid: Koosoleku lõpuks peaksime saama selge arusaamise väljakutsetest, millega klient silmitsi on pakkumise saatmisel. Samuti teame kliendi eelarve ja ajajoonest.
Järgmised sammud protsessis: • Koostöö uuendamise lahendamine • Rohkem teavet projekti kohta kogumiseks debriefi ajal
Kõne eelne planeerimine [Kliendi nimi] [Kõne kuupäev]
[Kliendi nimi] [Kõne kuupäev]
Kõne eesmärk: esitada pakkumine [Projekti nimi] jaoks
Päevakord: • Tutvustused • Pakkumise esitamine • Küsimused ja vastused
Taustateave kliendi kohta: [Kliendi ettevõte] on liider [tööstus] valdkonnas. Nad on meie klient [X] kuud/aastat ja mõtlevad oma [toote/teenuse] uuendamist.
Küsimused kliendile: • Mis on teie arvamus pakkumise kohta? • Kas teil on küsimusi pakkumise kohta? • Millal soovite te projektiga alustada?
Koosoleku kokkuvõtte eesmärgid: Koosoleku lõpuks peaksime saama mõned projekti kohta rohkem üksikasjad. Teame, millal nad tahavad alustada ja meil on ettekujutus nende arvamusest pakkumise kohta.
Järgmised sammud protsessis: • Saatke kliendile leping • Plaanige koosolek lepingu allkirjastamiseks
Potentsiaalse kliendi koosolek [Kliendi nimega] [Kõne kuupäev]
[Kliendi nimi] [Kõne kuupäev]
Kõne eesmärk: allkirjastada leping [Projekti nimi] jaoks
Päevakord: • Tutvustused • Lepingu ülevaade • Küsimused ja vastused
Taustateave kliendi kohta: [Kliendi ettevõte] on liider [tööstus] sektoris. Nad on meie klient [ajaperiood] ja me oleme selle aja jooksul koos mõned projektid lõpetanud. Kõige uuem oli nimega [Projekti nimi].
Küsimused kliendile: • Kas teil on küsimusi lepingu kohta? • Millal soovite te projektiga alustada?
Koosoleku kokkuvõtte eesmärgid: Koosoleku lõpuks on meil allkirjastatud leping projektile. Peaksime ka teadma, millal nad projektiga alustada soovivad.
Järgmised sammud protsessis: • Saatke kliendile tervituspackett • Plaanige projektide käivitamise koosolek kliendi meeskonnaga • Saatke meeskonnale e-kiri taustateabega
Planeerimise etapp [Kliendi nimi] [Kõne kuupäev]
[Kliendi nimi] [Kõne kuupäev]
Kõne eesmärk: alustada [Projekti nimi]
Päevakord: • Tutvustused • Projekti eesmärkide ülevaade • Küsimused ja vastused
Taustateave kliendi kohta: [Kliendi ettevõte] on liider oma valdkonnas, keskendudes [sihtturule]. Nad on meie klient mõne aasta jooksul ja me oleme koos mitmed erinevad projektid lõpetanud.
Küsimused kliendile: • Kuidas saaksime oma koostööd parandada? • Kas teil on küsimusi projekti eesmärkide kohta?
Koosoleku kokkuvõtte eesmärgid: Koosoleku lõpuks peaksime saama selge arusaamise kliendi ootustest. Teame ka nende arvamust selle kohta, kuidas saaksime oma koostööd parandada.
Järgmised sammud protsessis: • Saatke kliendile tänutähendus • Plaanige regulaarsed kontrollkõned kliendi meeskonnaga • Alustage projekti kohustuste kallal tööd
Kõne eelse planeerimise mall – Head tavad
Kõne eelse müügiplanerimise osas on mõned peamised asjad, mida peaksite alati tegema, enne kui helistate potentsiaalse kliendiga. See hõlmab:
- Kliendi veebisaidi ülevaatamine – võib anda teile palju teavet nende äri, nende sihtturule jne kohta. See on absoluutselt vajalik kõne eelse planeerimise puhul.
- Nende sotsiaalmeedia profiilide kontrollimine – räägib teile nende häälest ja selle kohta, millist sisu nad jagavad jne.
- Pakkumise ülevaatamine – selgitage, mida pakute ja mida klient otsib.
- Oma meeskonnaga kontakti võtmine – küsige, kas keegi teine on kliendiga hiljuti rääkinud ja kas neil on mingeid teadmisi tegelikest müügikõnedest.
- Kliendi eelarve ja ajajoonest arusaamine – vestluse kohandamiseks, realistliku pakkumise väljatöötamiseks ja ootuste määramiseks.
- Kliendile esitavate küsimuste ettevalmistamine – kõnest maksimumi saamiseks loetlege eelnevalt mõned asjad, mida soovite küsida.
- Taustateabe kogumine nende ettevõtte kohta – rappordi loomiseks ja näitamiseks, et olete nende äriga seotud.
- Nende tööstuse ja sihtturule õppimine – mida rohkem teate, seda väärtuslikum saate neile olla ja mõjutada nende ostmise otsust.
- Küsimuste loendi koostamine, mida võib klient teilt küsida – müügiagentuuri peavad olema valmis millekski, kuna kliendil võib olla muuhulgas teie pakkumise kohta.
- Soovituste taotlemine – see on suurepärane viis oma ettevõtet kasvatada ja rohkem kliente saada, kuid see toimib ka sotsiaalse tõestusena teie äri jaoks.
- Müügi eelse planeerimise tegevuskava väljatöötamine koosolekuks – peate omama selged ja kindlad eesmärgid kõne jaoks, samuti teadma, mida soovite saavutada.
- Järelkontrolli plaani loomine – pärast kõnet peaks teil olema ettekujutus, mida edasi teha. See võib olla pakkumise saatmine, teise koosoleku planeerimine või lihtsalt kontaktis jäämine.
- “Tänutähenduse” saatmine pärast kõnet – näidake tänu oma prospektile tema aja eest ja saatke neile arutletud kokkuvõte. Kui teil on lisateavet, mis võib neile kasulik olla, lisage see kindlasti ka.
Kokkuvõte
Kõne eelne planeerimine on oluline osa müügiprotsessist, mis võib aidata teil oma potentsiaalsete klientide koosolekutest maksimumi välja võtta. Võttes aega oma prospektide uurimiseks, nende vajaduste mõistmiseks ja koosolekuks kindla plaani väljatöötamiseks, suurendate eduka müügi tõenäosust.
