Tasuta Prooviperiood
  • Mallid
  • Kõnekeskuse lõpetamise/peatamise kontaktimallid

Kõnekeskuse lõpetamise/peatamise kontaktimallid

Klienditeenindus on iga ettevõtte oluline alustala. Sõltumata tööstusest on klienditeenindus alati Teie ettevõtte esirinnas. Klientide rahulolu tase, mis on otseselt seotud klienditeenindusega, mõjutab klientide lojaalsust ja iga ettevõtte lõpptulemust.

Seetõttu peaks iga ettevõte, olenemata suurusest, andma endast parima, et pakkuda silmapaistvat klienditeenindust kõigile oma kasutajatele või klientidele. Täpsemalt öeldes peaksid klienditeenindajad püüdma panna kliente tundma, et nad on hoolitsetud ja kuuldavad kogu tugiprotsessi vältel– alates piletite loomisest kuni piletite lahendamise ja sulgemiseni.

See lähenemisviis peaks kehtima kõikidele suhtluskanalitele, sealhulgas ka telefonitoele. Mida aga peaksid täpselt tegema klienditeenindajad ning millised omadused ja oskused peavad neil olema, et nad suudaksid pakkuda suurepärast klienditeenindust?

Suurepärase klienditeeninduse omadused

Klienditeenindus puudutab inimesi – nii kliente kui ka klienditeenindajaid. Te ei saa lihtsalt suunata juhuslikke töötajaid, kellel pole täiendavaid teadmisi, töötama kliendisuhtluse esirindel. Pidage meeles, et klienditeenindusmeeskondi peetakse sageli Teie ettevõtte näoks, nii et kaaluge, kes tõstetakse esile ja millist muljet nad jätavad.

Ärge mingil juhul jätke klienditeeninduse meeskondade tegevust juhuse hooleks. Vastutaval isikul või vastutajatel peaks olema avatud suhtlusliin ja omamoodi “käsiraamat”, mis aitab neil oma ülesandeid täita.

Teie mugavuse huvides oleme loonud nimekirja omadustest ja oskustest, mis peaksid igal klienditeeninduses töötaval inimesel olema. Vaadake neid allpool.

Suhtlemisoskused

Klientidega töötavad agendid peavad olema suurepärased suhtlejad. Nad peavad teadma, kuidas suhelda ükskõik kellega, kes asub telefoni, meili, vestluse või laua teises otsas. Nad peaksid teadma, kuidas rääkida selgelt viisil, mis on arusaadav erinevatele inimestele ja aitab hajutada kõik kahtlused või negatiivsed tunded, mis kliendil tekkida võivad.

Kõnekeskuse lõpetamise/peatamise kontaktimallid

Ettevõtte ja toote tundmine

Kahtlemata peavad agendid teadma ettevõtet, kus nad töötavad ning tooteid või teenuseid, millega nad töötavad. Nad peaksid suutma vastata enamikule küsimustele, pakkuma välja tõelisi ja siiraid lahendusi ning neid ei tohiks peaaegu ükski küsimus jahmatada. Looge sisemine teadmistebaas, mida nad saavad kasutada enda harimiseks.

Mitu teadmusbaasi
Kas Te ei soovi, et Teie agente tabatakse ootamatult? Looge sisemine teadmistebaas, mida nad saavad kasutada enda harimiseks.

Probleemi lahendamine

Kiire ja otsustusvõimeline olemine on hea klienditeenindaja üks olulisemaid omadusi. See on see, mida kasutajad ja kliendid otsivad. Nad ootavad kiiret abi ja lihtsaid selgitusi, mis lahendavad nende probleemid või vähemalt selgitavad nende probleeme ja esitavad võimalikke lahendusi.

Design your own templates

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates. Curious about all the opportunities?

Kannatlikkus

Paljudel juhtudel peavad klienditeenindajad või juhid navigeerima ebameeldivas, pingelises ja keerulises kliendisuhtluses. Seetõttu peavad nad olema kannatlikud ja empaatilised ning suutma töötada kõigi klientidega – isegi kui nad on raevukad ja lugupidamatud.

Empaatiavõime ja kuulamisoskus

Ideaalis peaksid agendid teadma, kuidas ennast teise inimese olukorda seada, et mõista nende seisukohta. Mõnikord on aga klientidel ebatavalised probleemid ja agentidel peab olema võimalikult palju teavet, et aidata ja mõista neid empaatiliselt.

Klientide-empaatia-videokõne-funktsioon-LiveAgent-
Empaatia ja isikupärastamine käivad käsikäes. Kuidas oleks videokõnega, et muuta see veelgi isikupärasemaks?

Hea mälu ja tähelepanu detailidele

See sõltub ettevõttest, kuid ideaaljuhul peaksid agendid püüdma teada ja meelde jätta selle inimese nime, kellega nad räägivad. Kui Teie agendid kutsuvad Teie kliente alati `nimepidi, tunnevad kliendid end kindlalt ja ettevõttega rohkem ühenduses. Tänu sellele on kogu suhtlusprotsess palju sujuvam.

Õnnelikud kliendid on parimad kliendid

Me pakume portjee migratsiooniteenuseid enamikest populaarsetest klienditoe lahendustest.

Märgid

Kõnekeskuse lõpetamise/peatamise kontaktimallid

Kõnekeskuse lõpetamise/peatamise kontaktimallid #1


Hello! My name is [agent’s name] from [company’s name]. Am I speaking to [customer’s name]?
[Customer confirms their identity]
Perfect. So, [customer’s name], I’m calling about a ticket you created [X] days/hours ago. Can you confirm that you created the ticket, numbered [ticket number]?
[Customer confirms]
Thank you for confirming that. I started processing your inquiry, but it seems that I need some help from our tech team because [explanation]. That’s why I will pause your ticket for [X] days/hours until I get all the information I need from them. Is that okay with you?
[Customer confirms]
Thank you for your understanding, [customer’s name]. I appreciate your patience and promise that I will do my best to resolve your issue as soon as possible. I will get back to you once I’m able to reopen your ticket. Please feel free to contact me anytime by calling [phone number] or sending an email to [email address]. Have a great day!

Kõnekeskus lõpetamise kontaktimall #2


Hi! It’s [agent’s name] with [company’s name]. Am I speaking to [customer’s name]?
[Customer confirms their identity]
Thank you. I’m calling to inform you that the ticket [ticket number] you raised has just been resolved, and that’s why I’m closing it. Please confirm that the issue you reported has been fixed.
[Customer confirms]
That’s great to hear. You will receive an [email/SMS] confirmation that your ticket was closed in the next few minutes. Do you have any questions regarding this process?
[Customer either denies or presents their issue. The agent then tries to answer any questions and continues with the script].
I hope all of this was helpful. If you have any other questions, you can always contact us later or create a ticket using our helpdesk. Can I help you with anything else?
[Customer denies]
Okay, then have a great day, and feel free to get back in touch if you need!

Kõnekeskus lõpetamise kontaktimall #2 #3


Good morning, I’m calling on behalf of [company’s name], my name is [agent’s name]. Please confirm that I reached [customer’s name/customer’s ID].
[Customer confirms]
I’m contacting you to inform you that the ticket you created was resolved. You can check its status via our help desk by logging into your customer service dashboard and clicking on the [tab’s name] tab. I hope that the issue you reported won’t occur again and that your future experiences with our [product/service] will be seamless. Do you have any questions related to this process?
[Customer either denies or presents their issue. The agent then tries to answer any questions related to the process and continues with the script].
Thank you for taking the time to speak with me. Have a great day!

Korduma kippuvad küsimused

Kas klienti tuleks teavitada, miks pilet on suletud või peatatud?

Jah, parem on klienti pileti sulgemisest alati teavitada. Isegi kui on vaja vaid öelda: „Probleem, millest teatasite, on just lahendatud, nii et sulgeme Teie pileti”.

Kui panete pileti pausile, on veelgi olulisem sellest kliendile teada anda. Iga kord, kui pilet ootele pannakse, peate sellest kliendile teatama, selgitama, miks see juhtub, ja teavitama teda, kui kaua kulub probleemi lahendamiseks või isegi kui kaua kulub pileti uuesti avamiseks. Vastasel juhul võivad kliendid tunda end unustatuna või informeerimata ning selline olukord ei paku neile silmapaistvat kliendikogemust.

Kui pikaks ajaks saab pileti peatada?

Sellele küsimusele pole lihtsat vastust. Teie ettevõte ja selle agendid peaksid andma endast parima, et piletid võimalikult kiiresti lahendada. Inimestele ei meeldi oodata ja Teie kliendid pole erand. Sellepärast ei tohiks Te inimeste kannatlikkust proovile panna, hoides oma pileteid liiga kaua ootel. Kui soovite veenduda, et Teie pakutav teenus on piisavalt hea, heitke pilk valdkonna võrdlusalustele/a>.

Sellised andmed näitavad Teile, kui kaua kulub teistel Teie sektori ettevõtetel klienditeeninduspiletite lahendamiseks ja kui kaua kulub pileti uuesti avamiseks jne. Kui olete selle teabe saanud, proovige probleeme konkurentidest kiiremini lahendad.

Proovige LiveAgenti juba täna​

Me pakume portjee migratsiooniteenuseid enamikest populaarsetest klienditoe lahendustest.

3000+ arvustust Trustpilot GetApp G2 Crowd

Tagasi Mallide juurde Looge konto TASUTA

Meie veebileht kasutab küpsiseid. Jätkates eeldame Teie luba küpsiste paigaldamiseks, nagu on üksikasjalikult kirjeldatud meie privaatsuse ja küpsiste poliitika.

×
Plaanige üks-ühele kõne ja avastage, kuidas LiveAgent Teie ettevõttele kasulik võib olla.

Oleme saadaval mitmetel kuupäevadel

Plaani demo