Klienditeeninduse mallid
Parandage klienditeeninduse e-poste mallide abil, et säästa aega, vähendada vigu ja tagada järjepidevus. Mallid hõlmavad erinevaid stsenaariumeid, nagu vihased ...
6 min lugemist
Customer Service
Email Templates
+2
Klienditeeninduse e-posti mallide kasutamise eelised
E-post jääb paljude tarbijate jaoks üheks peamiseks klienditeeninduse kanaliks. Kuid mitte iga ettevõte ei pane palju jõupingutusi kiirte ja professionaalsete vastuste andmiseks – tegelikult mõned ei vasta üldse. Uuringu kohaselt 62% ettevõtetest ei vasta klienditeeninduse e-kirjadele, 90% ei teavita klienti, et e-kiri on vastu võetud, samas kui 97% ei järelkontrolli, kas kliendid on vastusega rahul.
Kuigi on peaaegu võimatu käsitsi koostada iga e-kirja potentsiaalsele või praegusele kliendile, võib erinevaid stsenaariumeid hõlmavate klienditeeninduse mallide kasutamine olla suureks abiks klienditeeninduse meeskondadele, eriti neile, kes peavad tegelema tohutute e-kirjade hulgaga. Mallide kasutamine lähtepunktina võimaldab teie agentidel aidata rohkem kliente vähem ajaga ja vähem stressiga ning tagada, et nad pakuvad ühtlast teenust. Tänutkirjade saatmisest kuni automaatse puudumise sõnumini on teie suhtluse jätkamine klientidega alati soodsam.
Peamised eelised:
- Säästke aega ja parandage agendi tõhusust - Klienditeeninduse mallide kasutamine klientidele vastamisel säästab teie tugimeeskonna aega, et nad ei peaks looma individuaalseid vastuseid, optimeerib nende aega ja parandab tõhusust.
- Vähendage inimlike vigade arvu - Valmis, katsetatud klienditeeninduse e-posti vastuse mallide abil saate kõrvaldada inimlikud vead ja eemaldada riski saata ebakorrektset sõnumit, mis võib kliente frustreerida.
- Säilitaksite ühtlast ettevõtte sõnumit - Klienditeeninduse e-posti mallid tagavad, et teie tugimeeskonna kõik liikmed on samal leheküljel, samas kui teie kaubamärgi hääl jääb igasse suhtlusesse.
Levinud e-posti mallid klienditeenindusele
Oma klienditeeninduse näidiste e-posti mallide teegi koostamine võib olla nii väljakutsuv kui ka aeganõudev. On palju olukordi, milleks peate olema valmis. Pikematest ja keerulisematest sõnumitest nagu vabanduse e-kirjad ja uuendamise meeldetuletused kuni lühikestest ja otsekohesetest e-kirjadest nagu paroolide lähtestamine, siin on mõned tõestatud e-posti mallid erinevate stsenaariumite põhjal, mida teie tugimeeskond saab kasutada ja kohandada vastavalt vajadusele klientide ja potentsiaalsete klientidega suhtlemisel.
Automaatse vastuse e-posti mall
Tere [NIMI],
Täname teid [ETTEVÕTTE] poole pöördumise eest!
See automaatne vastus on vaid selleks, et teile teada anda, et saime teie taotluse ja vastame teile nii kiiresti kui võimalik. [äritundide] ajal vastame tavaliselt paari tunni jooksul, õhtud ja nädalavahetused võivad võtta veidi kauem aega.
Ootamise ajal võite vaadata meie Korduma Kippuvaid Küsimusi või sirvida meie Teadmistebaasi, kus leiate palju juhiseid [TOOTE] kohta.
Või kui teie taotlus on kiire, võite helistada meile numbril [number] või alustada otsevestlust meie tugimeeskonnaga. Ootame teid tagasi töösse!
Lugupidamisega, [TEIE ALLKIRI]
Kliendiga kontakti võtmise e-posti mall
Tere [NIMI],
Loodan, et teil läheb hästi ja te nautisite oma toodet. Lihtsalt kontrollin, kas teil on küsimusi või vajate abi. Viimasel ajal oleme lisanud üsna palju funktsioone ja tean, et võib olla raske jälgida kõiki meie väljaandeid.
Meeldetuletuseks, siin on [link] meie Teadmistebaasile, kus leiate igal ajal ajakohast teavet meie toote ja ettevõtte kohta.
Võtke minuga julgelt ühendust mis tahes küsimuste puhul, olen väga nõus teid abistama.
Tervitused, [TEIE ALLKIRI]
Tänutkirja e-posti mall
Kallis [NIMI],
Täname teid väga positiivse tagasiside eest ja arvustuse jätmise eest [veebisaidil], te panite meile suure naeratuse näole!
Meie meeskond püüab pidevalt parandada meie [toodet/teenust] ja alati on meeldiv kuulda lahkeid sõnu meie klientidelt. Meile meeldib, et teile meeldib meid, ja on ka suurepärane teada, et meie [toode/teenus] on aidanud teil saavutada oma ärilisi eesmärke.
Täname uuesti, et olete fantastiline klient!
Tervitused, [TEIE ALLKIRI]
Vihase kliendi vastuse e-posti mall
Kallis [NIMI],
Mul on väga kahju kuulda, et teil on olnud selline halb kogemus, et te ei soovi enam meiega töötada. Meie klientide rahuldamine on alati olnud meie esimene prioriteet ja mul on kahju, et me ei saanud teie nõudeid täita.
Kuigi me ei taha teid lahkuda näha, mõistan täielikult, kui pettunud te peate olema, ja ma täielikult respekteeran teie otsust. Palun andestust veel kord mis tahes häda eest, mida me võisime teile põhjustada.
Andke teada, kui teil on veel küsimusi, kommentaare või täiendavat tagasisidet. Ja kui te muudate meelt, olen siin, et teid igal võimalikul viisil aidata.
Edu soovides! [TEIE ALLKIRI]
Õnneliku kliendi vastuse e-posti mall
Tere [NIMI],
Oleme väga õnnelikud kuulda, et olete rahul [TOOTE/TEENUSEGA]. [ETTEVÕTTES] püüame alati pakkuda parimat kliendi kogemust ja meile teeb rõõmu teada, et oleme seda saavutanud.
Oleksime tänulikud, kui jätaksite arvustuse meie Facebooki lehele, kuna teie ülevaated võiksid aidata meie potentsiaalsetel klientidel meid paremini tundma õppida.
Täname uuesti ja andke teada, kui me saame teile tulevikus midagi teha!
Lugupidamisega, [TEIE ALLKIRI]
Kliendi kaebuse vastuse e-posti mall
[NIMI],
Mul on väga kahju kuulda, et te ootasite meie klienditeeninduse osakonna juures peaaegu 30 minutit. Täielikult mõistan, kui frustreeriv see peab olema olnud. See ei peaks kunagi juhtunud, kuna me hindame meie klientide aega. Olen selle sõnumi edastanud asjaomastele teenindajale.
Meie tehniline tugimeeskond teeb prioriteediks probleemi, millega te silmitsi seisate meie tarkvaraga, ja nad töötavad nüüd selle parandamiseks. Teavitan teid kohe, kui see on parandatud.
Hindan, et teete meid teadlikuks oma negatiivsest kogemusest. Me püüame tagada kliendi rahulolu iga suhtlusega ja palun andestust ebamugavuse eest, mida me teile põhjustasime.
Vahepeal andke teada, kui ma saan teile midagi muud teha.
Lugupidamisega, [TEIE ALLKIRI]
Viivitatud vastuse e-posti mall
Tere [NIMI],
Täname teid [ETTEVÕTTE] poole pöördumise eest! Teie taotlus saadi [kuupäeval] viitega: [number]. Vabandust, et me pole teile veel vastanud. Praegu kogetakse suurt tugitaotluste mahtu ja hindame teie kannatlikkust, kui me püüame pakkuda kõrgeima taseme tuge igale kliendile. Olge kindel, et üks meie agentidest võtab teiega ühendust nii kiiresti kui võimalik.
Lugupidamisega, [TEIE ALLKIRI]
Järelkontrolli e-posti mall
Hei [NIMI],
Loodan, et teil läheb hästi. Tahtsin teiega kontrollida probleemi kohta, mis teil oli eile [probleemi kirjeldus]. Kas see lahendati edukalt?
Kui me saame teie kogemust paremaks muuta, andke meile teada, vastates sellele sõnumile. Olen nõus teid igal juhul abistama ja ootan põnevusega teilt kuulda.
Ilusat päeva, [TEIE ALLKIRI]
Uuendamise meeldetuletuse e-posti mall
Tere [NIMI],
Tahame teid tänada meie toote kasutamise eest möödunud aasta jooksul ja loodame, et oleme teile aidanud.
Märkasin, et teie aastaline tellimus aegub kahe nädala pärast, seega tahtsin teiega kontrollida järgmiste sammude kohta. Kas olete huvitatud oma tellimuse uuendamisest? Kui kaalute oma valikuid, tahaksin teiega rohkem rääkida, et aidata teil otsusele jõuda.
Ootan põnevusega teilt kuulda.
Lugupidamisega, [TEIE ALLKIRI]
Tagasimakse e-posti mall
Tere [NIMI],
Oleme teie tagasimakse töötlenud ja peaksite nägema krediiti oma kontol 1-3 tööpäeva jooksul, sõltuvalt teie pangast.
Mul on kahju kuulda, et te ei ole meie tootega rahul, kuid täielikult mõistan, et see pole kõigile sobiv. Kuna iga tagasiside on meile oluline, kas saaksite mulle veidi rohkem üksikasju anda selle kohta, mis teile täpselt ei meeldinud?
Vahepeal täname teid teie aja eest ja et te meid proovisite. Loodame, et saame teiega tulevikus uuesti ühendust võtta.
Parimalt, [TEIE ALLKIRI]
