Kriisikommunikatsiooni plaani kontrollnimekiri
Looge tõhus kriisikommunikatsiooni plaan LiveAgenti kontrollnimekirja abil. Määratlege sidusrühmad, koostage sõnumid, koolitatage meeskond ja olge valmis!
11 min lugemist
Kommunikatsiooniplaanid kirjeldavad, kuidas ettevõte, organisatsioon või üksikisik suhtleb oma sise- ja väliste sidusrühmadega, et neid viimaste arengutega kursis hoida.
See sisaldab kommunikatsioonistrateegia ja taktika, kes, mida, millal, kus, miks ja kuidas, mis on kohandatud konkreetse projekti või kampaania jaoks.
Selles blogipostituses pakume kommunikatsiooniplaani malle, mida saate oma ettevõttes kasutada, kui teil on vaja erinevaid sõnumeid eri aktsionäärile edastada. Arutame ka mõningaid näpunäiteid tõhusa kommunikatsiooniplaani loomiseks.
Kommunikatsiooniplaani omamise tähtsus
Tänapäeva kiires ja pidevalt muutuvas maailmas on oluline kui kunagi varem omada selge ja kokkuvõtliku kommunikatsiooniplaani, mis on valmis, kui vajadus tekib.
Ilma selleta võivad ettevõtted kergesti üksikasjadesse uppuda ja jätta vahele olulised võimalused oma sidusrühmadega ühenduse loomiseks või ei suuda seda piisavalt kiiresti teha.
Kommunikatsiooniplaani mall võib olla väärtuslik tööriist kõigi suuruste organisatsioonidele. Olenemata sellest, kas suhtlete oma töötajate, klientide, partnerite või meediaga, võib kommunikatsiooniplaani abil tagada, et teie sõnum on selge, kokkuvõtlik ja sihtotstarbelised.
Kuidas anda kommunikatsiooniplaanile pealkiri
Selle dokumendi pealkiri peaks kajastama selle eesmärki, mis tavaliselt (kuid mitte alati) tähendab “kommunikatsiooniplaani” ja mõningaid konkreetseid üksikasju. Sel viisil teab igaüks, kes dokumendiga kokku puutub, milleks see on, ja saab seda vajaduse korral hõlpsasti viitata.
Näiteks kui kommunikatsiooniplaani on uue toote käivitamiseks või teatud turunduskampaaniale, võite anda sellele pealkirja, mis seda täpselt väljendab. Muud elemendid, mida võiks pealkirja kaasata, on kuupäevad, mil kommunikatsiooniplaani kehtib, ja organisatsiooni või meeskonna nimi, millele see kehtib.
Seda tüüpi teabe kaasamine dokumendi teemasse teavitab asjaomaste osapoolte sõnumite plaanist ja paneb kõik osalised ühele lehele seoses sellega, millal teatud kommunikatsiooni tegevused võivad või peavad toimuma.
Kommunikatsiooniplaani teemajoone näited
- Uue toote käivitamise kommunikatsiooniplaani
- [Pealkiri]: Turunduskampaania kommunikatsiooniplaani
- [Ettevõtte nimi] sisemine kommunikatsiooniplaani
- Strateegiline kommunikatsiooniplaani: [Ettevõtte nimi]
- [Projekti nimi] projektijuhtimise kommunikatsiooniplaani
- Uue [muutus ettevõttes] kommunikatsiooniplaani
- Plaan sidusrühmadega suhtlemiseks: [Ettevõtte nimi]
- [Alguskuupäev] – [Lõppkuupäev]: märtsi kommunikatsiooniplaani
Kuidas kirjutada kommunikatsiooniplaani
Viis, kuidas kommunikatsiooniplaani alustatakse, sõltub kommunikatsiooni eesmärgist või tüübist.
Mõnikord on kasulik alustada sissejuhatusega, mis annab konteksti ja määrab järgneva kommunikatsioonistiili, samas kui muudel juhtudel on mõistlikum otse kommunikatsiooni eesmärkidele ja strateegiatele minna.
Üldiselt on kasulik järgida alltoodud samme, et kirjutada tõhus kommunikatsiooniplaani, et tagada, et teie sõnum tabab märki:
- Viige läbi olemasoleva kommunikatsioonistrateegia audit (kui asjakohane) – see võimaldab teil tuvastada probleemialad või sisupuudused (nt puuduvad turundusmaterjal), mida tuleb uude või värskendatud plaani kaasata.
- Määratlege oma kommunikatsiooniplaani SMART-eesmärgid – eesmärkide seadmine, mis on spetsiifilised, mõõdetavad, saavutatavad, asjakohased ja ajaliselt piiritletud, aitab teil määrata selle tõhusust.
- Arendage oma organisatsiooni missiooniavaldust, põhiväärtusi ja peamisi sõnumeid – need peaksid olema aluseks, millele kõik kommunikatsioonistrateegia ja tegevused on ehitatud. Neid võib ka selgesõnaliselt kommunikatsiooniplaani määrata.
- Tuvastage oma kommunikatsiooniplaani sihtaudiensi segmendid – sihtaudiensi tundmine ja mõistmine muudab õige tooniga nendele jõudmise lihtsamaks.
- Otsustage, milliste kanali(te) kaudu teie sõnumid edastatakse – kas parim viis sihtaudiensi jõudmiseks oleks e-posti või pressiteate kaudu, näiteks mõjutab seda, kuidas kommunikatsiooniplaani kirjutatakse.
- Määrake vastutavad osapooled – otsustage, kes vastutab teie kommunikatsiooniplaani täitmise eest erinevatel kanalitel ja igale erinevale auditooriumile.
- Arvutage, kui kaua iga samm võtab ja seega kui kaua kommunikatsiooniplaani kokku kehtib – see on vajalik ajajoone selgitamiseks ja eelarve eraldamiseks vajalike ressursside kättesaadavaks tegemiseks.
- Mõõtke oma plaani tulemusi pärast asjaomaste sidusrühmadega suhtlemist – parandamise valdkondade äratundmine tähendab, et saate oma strateegiat värskendada selle tõhususe suurendamiseks.
Mida kaasata kommunikatsiooniplaani
- Eesmärk – mida see konkreetne kommunikatsiooniplaani eesmärgib saavutada
- Sihtaudiens – teie sõnumite sihtaudiens
- Kuupäevad – millal see loodi ja/või millal see konkreetne kommunikatsiooniplaani kehtib
- Meetodid – millised kommunikatsiooni kanalid saadavad oma sõnumeid
- Rollid ja vastutused – millised ülesanded iga osalev osapool täidab
- Tegemised ja mittetegemised – head tavad ja tavalised vead, mida vältida projektide sidusrühmadega suhtlemisel
- Eskalatsiooni raamistik – nt teie “esimene kaitsejoon” ja “suurema reageerimise meeskonna” tuvastamine
- Värskendused – kuidas ja millal dokumenti muuta, et säilitada tõhus kommunikatsiooniplaani
Kommunikatsiooniplaani näited ja mallid
Uue toote käivitamise kommunikatsiooniplaani
[Ettevõtte nimi]: [Toote nimi] käivitamise kommunikatsiooniplaani
See kommunikatsiooniplaani kehtib [Toote nimi] käivitamisele ja on kehtiv [alguskuupäev] – [lõppkuupäev], enne ja pärast [käivitamiskuupäev] käivitamiskuupäeva.
Eesmärgid: • Tagada, et kõik töötajad on teadlikud käivitamiskuupäevast ja omavad toote kohta vajalikku teavet • Tekitada tootele töötajate seas põnevust ja huvi • Anda klientidele selge ja kokkuvõtlik sõnum toote kohta • Hallata ootusi seoses tarneaegade ja saadavusega
Kommunikatsiooni vahendid: • E-post • Pressiteade • Sotsiaalmeedia postitus – [Kanal 1], [Kanal 2], …
Käivitamise etapid: • Enne käivitamist tegevused • Käivitamispäev • Pärast käivitamist järeltegevus
Enne käivitamist tegevused ([X] kuud enne käivitamist): • [Tegevus 1] • [Tegevus 2] • [Tegevus 3] …
Käivitamispäev: • Reaalajas toote avalikustamine • Intervjuud [Meediaväljunditega] • Reaktsioonide jälgimine
Pärast käivitamist järeltegevus (kuni [X] kuud pärast käivitamist): • [Tegevus 1] • [Tegevus 2] • [Tegevus 3] …
Rollid ja vastutused: • [Isik 1] vastutab kõigi kommunikatsiooni materjalide koostamise eest • [Isik 2] vastutab kommunikatsiooni materjalide saatmise eest meedia • [Isik 3] vastutab klientide päringute käsitlemise eest
Tegemised: • Looge kommunikatsiooni ajagraafik, et tagada kõigi kommunikatsiooni tegevuste õigeaegne ja koordineeritud läbiviimine • Kasutage visuaalseid elemente (nt pildid, infograafika), et teksti katkestada ja huvi lisada • Kontrollige kõiki kommunikatsiooni materjale enne nende saatmist
Mittetegemised: • Ärge ülekoormake sidusrühmi liiga palju teabega korraga – andke värskendusi regulaarselt, et vältida nende ülekoormamist. • Ärge unustage kaasata kutsumist tegevusele (nt külastage meie veebisaiti, registreeruge meie uudiskirjale), et lugejat kaasata • Ärge jätke tähelepanuta kommunikatsiooni materjalide testimist (nt saatke test-e-post) enne nende saatmist kogu sidusrühmade nimekirjale
Eskalatsiooni raamistik: • Kui kommunikatsiooniplaaniga on probleeme, võtke ühendust [Vastutav isik]. • Kui [Vastutav isik] pole saadaval, võtke ühendust [Alternatiivne kontakt]
Värskendused: • Seda kommunikatsiooniplaani vaadatakse üle ja viimistletakse [ülevaatamise kuupäev] • Muudatusi võib teha kommunikatsiooni eesmärkidele, sihtauditooriumile ja kanalitele • Värskendatud kommunikatsiooniplaanid tuleks saata [Sisemine meeskond/osakond, kes vastutab]
[Pealkiri]: Turunduskampaania kommunikatsiooniplaani
[Ettevõtte nimi] käivitab turunduskampaania [Toote nimi] jaoks [alguskuupäev] kuni [lõppkuupäev].
Eesmärgid: • [Eesmärk 1] • [Eesmärk 2] • [Eesmärk 3] …
SWOT analüüs: • Tugevused – [Tugevus 1], [Tugevus 2], [Tugevus 3], … • Nõrkused – [Nõrkus 1], [Nõrkus 2], [Nõrkus 3], … • Võimalused – [Võimalus 1], [Võimalus 2], [Võimalus 3], … • Ohud – [Oht 1], [Oht 2], [Oht 3], …
Taktikat: • [Taktika 1] • [Taktika 2] • [Taktika 3] …
Kanalid: • E-post • Tasutud otsing • Kuva reklaam • Sotsiaalmeedia – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Pressiteade • Blogipostitus • Üritused ja veebiseminarid – [Üritus 1], [Üritus 2], [Üritus 3], …
Rollid ja vastutused: • [Isik/meeskond vastutav 1] vastutab kõigi kommunikatsiooni materjalide koostamise eest. • [Isik/meeskond vastutav 2] vastutab kommunikatsiooni materjalide saatmise eest meedia. • [Isik/meeskond vastutav 3] vastutab klientide päringute käsitlemise eest. • [Isik/meeskond vastutav 4] vastutab eelarve haldamise eest.
Eelarve: • $[X] [Taktika/kanal 1] jaoks • $[Y] [Taktika/kanal 2] jaoks • $[Z] [Taktika/kanal 3] jaoks …
Hindamine: • [KPI 1] kasutatakse selle turunduskampaania edukuse mõõtmiseks • [KPI 2] jälgitakse igal nädalal ja raporteeritakse [Vastutav isik/meeskond] • [KPI 3] …
Ajagraafik: • [Tegevus 1] – [alguskuupäev] kuni [lõppkuupäev] • [Tegevus 2] – [alguskuupäev] kuni [lõppkuupäev] • [Tegevus 3] – [alguskuupäev] kuni [lõppkuupäev] …
See kommunikatsiooniplaani viimistletakse [ülevaatamise kuupäev] ja on seega selle kuupäevani muutuste suhtes avatud.
[Ettevõtte nimi] sisemine kommunikatsiooniplaani
Eesmärgid: Tagada, et kõik sidusrühmad on arengutega kursis, ja hoida kommunikatsiooni kanalid avatud.
Olukorra analüüs: Sisemine kommunikatsioon [ettevõtte nimi] on tuvastatud kui ala, mis vajab parandamist. Eelkõige on juhtimise ja personali vaheline kommunikatsioon ning meeskonnaliikmete vaheline kommunikatsioon tuvastatud kui vajav parandamist.
Sidusrühmad: kõik [ettevõtte nimi] töötajad
Rakendamine: • Kommunikatsiooniplaani rakendatakse kommunikatsiooni parandamiseks [ettevõtte nimi] • Kõik töötajad teevad teadlikuks kommunikatsiooniplaanist ja nende rollist selles • Kommunikatsiooniplaani vaadatakse üle regulaarselt ja värskendatakse vastavalt vajadusele
Kaasatud meeskonnad: Juhtimise meeskond, HR meeskond, kommunikatsiooni meeskond
Rollid ja vastutused: • Juhtimise meeskond – vastutab personali kommunikatsiooni eest • HR meeskond – vastutab meeskonnaliikmete vahelise kommunikatsiooni eest • Kommunikatsiooni meeskond – vastutab kommunikatsiooni materjalide koostamise ja saatmise eest
Peamised sõnumid: • Tõhus kommunikatsioon igal ajal on oluline • Kommunikatsioon [Ettevõtte nimi] vajab parandamist • See kommunikatsiooniplaani rakendatakse vajalike muudatuste tegemiseks • Kõigil töötajatel on roll kommunikatsiooniplaani • Kommunikatsiooniplaani vaadatakse üle regulaarselt • Kommunikatsioon on kahesuunaline protsess • Töötajad peaksid vabalt küsimusi esitama ja tagasisidet andma
Juhised: • Kogu kommunikatsioon peaks olema selge ja kokkuvõtlik • Kommunikatsiooni materjalid tuleks saata õigeaegselt • Kommunikatsiooni kanaleid tuleks regulaarselt jälgida • Kommunikatsioon peaks olema alati lugupidav ja professionaalne
Heakskiit: [Vastutav isik], [Ametikoht], [Loomise kuupäev]
Strateegiline kommunikatsiooniplaani: [Ettevõtte nimi]
Juhatuse kokkuvõte: See kommunikatsiooniplaani on [eesmärk] jaoks ja kehtib [alguskuupäev] kuni [lõppkuupäev].
Eesmärgid: Säilitada tõhus kommunikatsioon erinevate auditooriumitega ettevõtte missiooni ja väärtuste säilitamiseks.
Missiooniavaldus: [Ettevõtte missiooniavaldus]
Põhiväärtused: [Ettevõtte väärtused]
Olukorra analüüs: [Taustateave ja kontekst olukorra või probleemi kohta, mille lahendamiseks kommunikatsiooniplaani on ette nähtud]
| Audiens | Sõnum(id) | Meedia või kanal | Sagedus | Aeg | Määratud meeskonnaliige | Tagasiside meetod |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Audiens 1] | [Sõnum 1] | Näost näkku | Iganädalane | Iga [nädalapäev] | [Isik/meeskond vastutav 1] | Küsitlus |
| [Audiens 2] | [Sõnum 2] | Aruanne | Igakuine | [X] tunni jooksul heakskiidust | [Isik/meeskond vastutav 2] | Hindamise vorm |
| [Audiens 3] | [Sõnum 3] | E-post | Iga päev | [Aeg] | [Isik/meeskond vastutav 3] | Ülevaade |
[Projekti nimi] projektijuhtimise kommunikatsiooniplaani
Projekti nimi: [Projekti nimi]
Projektijuht: [Projektijuhi nimi]
Alguskuupäev: [alguskuupäev]
Lõppkuupäev: [lõppkuupäev]
Projekti eesmärgid: Kujundada ja ehitada veebisait ja mobiilirakendus kliendi uue e-kaubanduse ettevõtte jaoks. Optimeerige esimene otsingumootorite paremusjärjestuse (SEO) jaoks ja mõlemad konversiooni jaoks, vastavalt [Ettevõtte nimi] uusimatele SEO juhistele. Muutke veebisait ja rakendus kasutajasõbralikuks, mobiilile reageerivaks ja visuaalselt atraktiivseks, sealhulgas tõhus kutsumist tegevusele (CTA), mis julgustab kasutajaid hõlpsalt konverteerima.
| Kommunikatsiooni eesmärk | Kommunikatsiooni meetod | Audiens | Sagedus |
|---|---|---|---|
| [Eesmärk 1] | [Meetod 1] | [Audiens 1] | [Iga päev/iganädalane/igakuine] |
| [Eesmärk 2] | [Meetod 2] | [Audiens 2] | [Iga päev/iganädalane/igakuine] |
| [Eesmärk 3] | [Meetod 3] | [Audiens 3] | [Iga päev/iganädalane/igakuine] |
Uue [muutus ettevõttes] kommunikatsiooniplaani
Loonud: [Vastutav isik]
Kehtiv alates: [alguskuupäev]
Kokkuvõte: • [Muutus 1] toimub, sest [põhjus 1] • [Muutus 2] on tulemus [põhjus 2] • [Muutus 3] on vajalik selleks, et [põhjus 3] …
Mida see tähendab töötajatele? [Selgitus selle kohta, kuidas muutus mõjutab töötajaid]
Sidusrühmad: • [Audiens 1] mõjutab [muutus 1] • [Audiens 2] mõjutab [muutus 2] • [Audiens 3] peab kohanema [muutus 3] tulemusena
Etapid:
| Ülesanne | Ajagraafik | Isik/meeskond vastutav |
|---|---|---|
| [Ülesanne 1] | [Päev 1/nädal 1/alguskuupäev/jne] | [Isik/meeskond vastutav 1] |
| [Ülesanne 2] | [Päev 2/nädal 2/keskmine kuupäev/jne] | [Isik/meeskond vastutav 2] |
| [Ülesanne 3] | [Päev 3/nädal 3/lõppkuupäev/jne] | [Isik/meeskond vastutav 3] |
Plaan sidusrühmadega suhtlemiseks: [Ettevõtte nimi]
Kehtiv alates: [alguskuupäev] kuni [lõppkuupäev]
Eesmärgid: • [Eesmärk 1] • [Eesmärk 2] • [Eesmärk 3] …
Eesmärgid: • [Eesmärk 1] • [Eesmärk 2] • [Eesmärk 3] …
Muudatused: • [Muutus 1] • [Muutus 2] • [Muutus 3] …
Prognoosid: • [Prognoos 1] • [Prognoos 2] • [Prognoos 3] …
Sidusrühmade kommunikatsioon: • [Kanal 1] • [Kanal 2] • [Kanal 3] …
Kontaktandmed: [Vastutav isik], [Ametikoht], [Telefoninumber/e-posti aadress/jne]
[Alguskuupäev] – [Lõppkuupäev]: Kommunikatsiooniplaani
Ettevõtte nimi: [Ettevõtte nimi]
Loomise kuupäev: [loomise kuupäev]
Kontaktandmed: [kontaktandmed]
Sissejuhatus: See kommunikatsiooniplaani on loodud [eesmärk] jaoks ja kehtib loomise kuupäevast alates.
Eesmärgid: • [Eesmärk 1] • [Eesmärk 2] • [Eesmärk 3] …
Audiens: • [Sihtaudiens 1] • [Sihtaudiens 2] • [Sihtaudiens 3] …
Kommunikatsiooniplaani head tavad
- Alustage tabeliga või diagrammiga sõnumite tüüpide tuvastamiseks – millised kommunikatsiooni kanalid kasutate, keda sihtite ja milline on toon jne.
- Tegevuskava tuleks luua enne mis tahes kommunikatsiooni saatmist – parim on olla proaktiivne ja omada erinevate sõnumite strateegiad kaardistatud enne tegevuse alustamist või enne kui midagi läheb valesti.
- Kaasake kriisisuhtluse plaani osana oma suuremast kommunikatsioonist – rohkem sellest siin ➡️ Kriisisuhtluse plaani kontroll-loend
- Vaadake üle ja värskendage oma kommunikatsiooniplaani regulaarselt, kui projekt edeneb – asjad muutuvad paratamatult ja soovite, et teie sõnumid kohaneksid vastavalt.
- Veenduge, et kommunikatsiooni meeskonna kõik liikmed on dokumendist teadlikud ja teavad oma rolli – tegevusplaanid on tõhusad ainult nende inimeste poolt, kes neid täidavad.
- Määrake keegi kommunikatsiooni juhtimiseks ja veenduge, et tal on aeg ja ressursid, mida ta vajab, et olla edukas.
Kokkuvõte
Kommunikatsioon on võti edule mis tahes ettevõttes ja plaani loomine selle tegemiseks ei pea olema keeruline protsess.
Malli järgides saate kirjutada tõhusa kommunikatsiooniplaani, mis kirjeldab, kuidas saadavad sõnumeid oma peamistele auditooriumitele erinevates olukordades.
Hästi kirjutatud kommunikatsiooniplaani dokumendiga saate oma organisatsiooni kõik ühele lehele panna selle kohta, millist tüüpi sõnumeid tuleb saata, millal ja kuidas.
Selle olemasolul hoitakse teie sõnumite strateegia sidus ja joondatud teie äri eesmärkidega, suurendades teie võimalusi oma kommunikatsiooni eesmärkide saavutamiseks.
