Halvad e-posti näited

Halbade e-kirjade näidete tähtsus

E-post on kiire ja tõhus viis inimestega ühendust võtta ning sellest on saanud oluline osa ärisuhtlusest. See võib olla suurepärane viis suhete loomiseks potentsiaalsete klientide, olemasolevate klientide, meeskonnaliikmete, sidusrühmade ja võimalike koostööpartneritega.

Kui aga olla hooletu, võivad sinu e-kirjad mõjuda ebaprofessionaalsete või koguni ebaviisakatena.

Selles juhendis vaatame mõningaid halvasti kirjutatud e-kirjade näiteid ning arutame, kuidas vältida samade vigade tegemist ja hilisemaid vabandusi.

E-post on iga ettevõtja või töötaja tööriistakastis üks olulisemaid tööriistu, kuna seda suhtlusviisi kasutatakse kõigeks alates turundusest ja külmade e-kirjade saatmisest kuni klienditoeni. Kui aga teha seda valesti, võib e-post rohkem kahju kui kasu teha.

Seepärast on kasulik omada näiteid ebaprofessionaalsest e-posti praktikast, millele enne sõnumi saatmist viidata.

Teades, mida mitte teha, suudad kirjutada tõhusaid ärikirju, mitte selliseid, mida ei avata üldse või – mis veel hullem – mis kahjustavad sinu mainet.

Kuidas vältida halbu e-kirja pealkirju

Iga sinu saadetud e-kirja teemarida peab olema lühike ja asjakohane ning kajastama sõnumi sisu. Seega kirjelda alati teemas, millest sinu kiri räägib, mitte ära kasuta ebamääraseid sõnu nagu “tere”.

Näiteks kui saadad kirja kellegagi, kellega kohtusid hiljuti üritusel, sobib teemaks “Hea meel oli teiega eelmisel nädalal konverentsil kohtuda” – see annab saajale vajaliku konteksti. Ta saab kohe aru, millest jutt, ning kiri mõjub palju paremini kui lihtsalt “Hei, räägime!”, mis tihedas postkastis tõenäoliselt tähelepanuta jääb.

Veelgi olulisem on selgitada teemaridas, millest jutt, kui saadad külma e-kirja, sest saaja ei tunne sinu nime.

Kui meilile vastatakse ja vestlus jätkub, on tavaline, et teemale lisatakse ette “RE: “. See on asjakohane seni, kuni arutelu teema pole muutunud; kui siiski on, siis oleks hea vahetada teemarida ja alustada vajadusel uut vestlusniiti.

Samuti tuleks vältida suurtähtede või liigsete hüüumärkide kasutamist teemaridas, sest see jätab agressiivse või ebaprofessionaalse mulje. Veelgi enam, selline vormindus või kirjavahemärk võib panna rämpskirjade filtrid tööle ja sinu kiri ei jõua saaja peapostkasti.

Halbade e-kirja teemade näited

• KIIRE!!!!
• Me peame rääkima
• Kas saan su abi?
• Kiire küsimus
• Lihtsalt küsin üle
• Tere!
• Kuidas läheb?
• Re: Re: [Teema]
• Fwd: Fwd: [Teema]
• Oled seda näinud???

Kuidas mitte kirjutada halba e-kirja

Kirja sisu puhul on oluline hoida viisakat ja professionaalset tooni. See tähendab, et ei kasutata slängi, lühendeid ega žargooni, mida saaja ei pruugi mõista, samuti ei sobi emotikonid ametlikus suhtluses.

Samuti on parem vältida nalju, vaimukaid märkusi või sarkasmi, sest need ei pruugi tekstis õigesti edasi kanduda ning võivad põhjustada piinlikke või ebameeldivaid arusaamatusi. Sama kehtib kaebuste või kuulujuttude kohta kolleegidest või eraelust – see kuulub pigem isiklikesse kirjadessse.

Lisaks hoia oma e-kirjad võimalikult lühikesed ja konkreetsed. Keegi ei soovi lugeda pikka ja lohisevat kirja – jõua kohe asja juurde ning lisa vajalikud andmed või manused kohe algusesse.

Ülemäärane suurtähtede kasutamine kirja kehas, nagu ka teemareal, jätab agressiivse mulje ning võib vallandada rämpspostifiltrid. Samuti pole vaja kasutada erinevaid värve või fonte, sest kohandatud tekst võib saajale nagunii tavalise kujundusega paista või halvemal juhul olla loetamatu.

Kirja alustamine kehva või ebamõjusa sissejuhatusega jätab samuti halva mulje. Levinumad on näiteks “Tere!” ja “Loodan, et see kiri leiab teid hästi”. Need fraasid on tihti ülekasutatud ja klišeelikud.

E-kirja vormistamine millekski muuks kui ärikirjaks on samuti viga. See hõlmab ülemäärast suurtähtedega kirjutamist, värvide ja fontide kasutamist ning asjasse mittepuutuvate videote või piltide lisamist.

Veel üks halbade e-kirjade tunnus on ebaselged üleskutsed tegevusele (CTA) või nende üleküllus. Kliendile või kolleegile selgelt öeldud järgmine samm, näiteks “Palun helista esimesel võimalusel tagasi”, võib olla tõhus. Kui aga üleskutsed on ebamäärased või neid on liiga palju, võivad need jääda tähelepanuta.

Mis võib kuuluda halba e-kirja

• Släng
• Lühendid
• Žargoon
• Emotikonid
• Naljad
• Vaimukad märkused
• Sarkasm
• Kaebused
• Kuulujutud
• Liiga palju infot
• Pikad tekstilõigud
• Ülemäärane suurtähtede kasutamine
• Ebavajalik värvide ja/või fontide kasutamine
• Kehv või mõjutu sissejuhatav lause
• Asjasse mittepuutuvad pildid, videod või muu meedia
• Ebaselged või ülekasutatud CTA-d
• Isiklik signatuuripilt
• Sõnavaht või pikad loobumisteated peale signatuuri

Ebaprofessionaalsete e-kirjade näited ja mallid

KIIRE!!!!

Me peame rääkima

Kas saan su abi?

Kiire küsimus

Lihtsalt küsin üle

Tere!

Kuidas läheb?

Re: Re: [Teema]

Fwd: Fwd: [Teema]

Oled seda näinud???

Halvad e-posti praktikad

• Liiga paljude adressaatide lisamine “Saaja:” väljale – kasuta meililisti, kui saadad korraga paljudele inimestele.
• Kedagi Cc või Bcc väljadele lisamine ilma tema teadmata – lisa inimene vestlusse ainult tema nõusolekul, muidu võib see põhjustada arusaamatusi.
• Faili unustamine, mille oled kirjas maininud – see on tavaline viga ja võib saajat frustreerida. Pead hiljem eraldi kirja manusega saatma, mis koormab adressaadi postkasti.
• Suurte manuste saatmine – kui fail on suur, lae see üles pilveteenusesse (nt Google Drive, Dropbox) ja jaga linki.
• “Vasta kõigile” kasutamine, kui see pole vajalik – lisa vestlusesse kõik ainult siis, kui sinu vastus on kõigile asjakohane.
• “Edasta edasi” liiga mitmel korral – väldi meili edastamist nii, et algne sõnum on kaotsi läinud. Kui edastad kirja, lõika alles ainult asjakohane osa.
• Tervituse (nt Lugupeetud) või lõputervituse (nt Lugupidamisega) puudumine – need on elementaarsed viisakusnormid, millest kirjutamise alustamisel või lõpetamisel kinni pidada.
• “Saatja” nime puudumine – kui sa ei lisa oma nime, ei pruugi adressaat teada, kes kirjutas. See on eriti segadusttekitav, kui vastad kirjavahetusele, kus teiste osalejate nimed on näha.
• Kirja mitte ülevaatamine enne saatmist – loe oma kiri alati enne saatmist läbi, et vältida piinlikke kirjavigu või apsakaid.
• Kirja saatmine, kui oled pahane – parem oota paar tundi (või veel parem, päev), enne kui saadad vihase meili, mida hiljem kahetsed.
• Kirjutad midagi e-kirjas, mida võiks öelda näost näkku – kui võimalik, on sageli parem rääkida otse kui proovida kirja teel arutada.
• Ebaprofessionaalse e-posti aadressi kasutamine – kui su aadress on umbes “iluvkitties@gmail.com ”, loo tööasjadeks uus aadress.
• Isikupärastamise puudumine vähese eeltöö tõttu – üldised sõnumid jäävad tõenäolisemalt tähelepanuta. Uuri adressaadi kohta enne kirjutamist ja mõtle, mis võiks teda huvitada.
• Saajale puuduv kasu – igal kirjal peaks olema selge eesmärk, mis on adressaadile arusaadav ja kasulik.
• Allkirja täielik puudumine – vähemalt lisa oma nimi ja kontaktandmed, et adressaat teaks, kuidas sinuga ühendust võtta. Võid lisada ka ametikoha, ettevõtte ja muud asjakohased andmed, näiteks sotsiaalmeedia profiilid.
• Kirjade saatmine valele adressaadile – eriti piinlik, aga juhtub kergemini kui arvad. Kontrolli alati adressaate enne saatmist.

Kokkuvõte

Halvad ärikirjad võivad sulle maksma minna nii aega, raha kui ka kliente. Kontrolli alati oma sõnumi sisu, austa adressaadi aega ja veendu, et sinu kirjal on selge eesmärk.

Järgides meie lihtsaid soovitusi ja vältides eespool mainitud halbu näiteid, jätad ärisuhtluses kindlasti hea mulje.