Jagatud postkast
Lihtsustage klienditeenindust LiveAgenti jagatud postkastiga. Tehke koostööd, parandage tootlikkust ja suurendage rahulolu. Proovige tasuta 30 päeva!
6 min lugemist
Mis on jagatud postkast?
Jagatud postkast on spetsiaalne e-posti sisendkaust, millele pääsevad juurde mitmed kasutajad, et saata, vastu võtta ja hallata e-kirju ühest e-posti aadressist. See seadistus on ideaalne meeskondadele, kes peavad käsitlema kliendiküsimusi või taotlusi, kuna see tsentraliseerib kommunikatsiooni ja tagab, et kõik sissetulevad e-kirjad käsitletakse õigeaegselt.
Kui ettevõtted kasvavad, muutub e-postide haldamise tsentraliseeritud lähenemise vajadus ilmseks. Siinkohal tulevad mängu jagatud postkastid, tööriist, mis on loodud meeskonnaliikmete vahelise kommunikatsiooni sujuvdamiseks, säilitades organiseerituse ja tõhususe.
Jagatud postkastid vähendavad oluliste sõnumite kaotamise riski või e-kirjade ebavajalikku edastamist. Need sujuvdavad protsesse ja parandavad meeskonna tõhusust. Erinevalt jaotusloendist või eraldi litsentsist iga kasutaja jaoks on kõik õigused juba sujuva toimimise jaoks olemas.
Erinevused jagatud postkastide ja jagatud sisendkastide vahel
Jagatud postkaste ja jagatud sisendkaste kasutatakse sageli vaheldumisi, kuid neil on erinevused.
| Funktsioon | Jagatud postkast | Jagatud sisendkaust |
|---|---|---|
| Eesmärk | Meeskonna koostöö ja e-posti haldus. | Meeskonna koostöö, mis keskendub e-posti vastustele ja sisemistele märkustele. |
| Kasutajate juurdepääs | Mitmed kasutajad pääsevad juurde oma mandaatidega. | Mitmed kasutajad pääsevad juurde tavaliselt e-posti klientide kaudu. |
| E-posti saatmine | Saadetud jagatud postkastist või kasutaja nimel. | Tavaliselt saadetud üksikute kasutajate nimel. |
| Kalender | Sisaldab ühist kalendrit planeerimiseks. | Tavaliselt ei sisalda kalendri funktsioone. |
| Rakendamine | Sageli kasutatakse Office 365 või Google Workspace’is. | Sageli kasutatakse konkreetsetes e-posti klientides. |
Jagatud postkast võimaldab mitmel inimesel hallata e-kirju ühest e-posti aadressist. See on ideaalne meeskondadele, kuna see ei nõua eraldi litsentse ega kontode andmeid. Jagatud sisendkastid ilmuvad sageli e-posti klientides ja keskenduvad reaalajas koostööle, sealhulgas sisemistele märkustele ja e-posti vestluste jälgimisele.
LiveAgent pakub suurepärast lahendust jagatud postkastide haldamiseks. See toetab tõhusat meeskonna kommunikatsiooni, integreerides funktsioonid sissetulevate e-kirjade käsitlemiseks ja organiseeritud vastamise aegade säilitamiseks, tagades, et teie klienditugi meeskond töötab tõhusalt.
Jagatud postkastide peamised funktsioonid
Jagatud postkastid on mitmekülgne tööriist Microsoft 365 ja muude platvormide nagu Google Workspace’i piires. Need võimaldavad mitmel kasutajal saata ja vastu võtta e-kirju keskse e-posti aadressi kaudu, näiteks info@yourcompany.com või support@yourcompany.com . Siin on mõned peamised funktsioonid, mis muudavad jagatud postkastid kasulikuks meeskonna tegevusele:
- Tsentraliseeritud kommunikatsioon: Kasutajad saavad hallata e-kirju jagatud sisendkastist, tagades, et kõigil on juurdepääs uusimatele e-posti teemadele ilma eraldi kontode vajaduseta.
- Kuluefektiivsus: Jagatud postkastid ei nõua tasulisi litsentse, muutes need majanduslikult soodsa valikuks ettevõtetele, kes otsivad koostöö e-posti lahendusi.
- Ühendatud kalender ja kontaktid: Sarnaselt tavalisele postkastile sisaldavad jagatud postkastid sisendkasti, kalendrit ja kontaktide loendit, aidates sujuval planeerimisel ja kontaktide haldamisel.
- Järjepidev e-posti identiteet: Jagatud postkastist saadetud e-kirjad näivad olevat pärit postkasti aadressist, säilitades kommunikatsiooni järjepidevuse.
- Parandatud organisatsioon: Alamkaustade loomise võimalus aitab e-kirju organiseerida, toetades sujuvaid töövoogusid.
Mitme kasutaja juurdepääs
Jagatud postkast on kohandatud mitme kasutaja koostöö jaoks. Siin on, kuidas see hõlbustab mitme kasutaja juurdepääsu:
- Samaaegne kasutamine: Mitmed kasutajad saavad samaaegselt pääseda juurde jagatud postkastile. See edendab meeskonna tööd, võimaldades liikmetel hallata sõnumeid koos reaalajas.
- Turvaline juurdepääs: Turvalisuse parandamiseks on jagatud postkastid seotud keelatud kasutajakontoga, et vältida otsest sisselogimist, vähendades volitamata juurdepääsu riski.
- Sõnumite haldus: Kuigi jagatud postkastid pakuvad lihtsat juurdepääsu, ei saa nad piirata kasutajaid sõnumite kustutamisest.
- Kasutamise juhised: E-posti marsruutimise ja märgistamise reeglite määramine parandab meeskonna tööd, eriti kaugel või hajutatud meeskondade puhul.
E-posti haldus
Tõhus e-posti haldus on oluline iga meeskonna jaoks, kes kasutab jagatud sisendkaste. Siin on viisid, kuidas jagatud postkastid aitavad e-posti haldamisel:
- Vastutuse määramine: Meeskond saab määrata konkreetsed e-kirjad üksikutele liikmetele, tagades selguse ülesannete jaotamisel.
- Koostöö tööriistad: Jagatud sisendkastid võimaldavad märgistamist ja sisemisi märkusi, toetades sujuvat kommunikatsiooni ja abi meeskonna piires.
- Struktureeritud kommunikatsioon: Märkuste ja kohandatud väljade kasutamine parandab organisatsiooni ja säilitab produktiivsuse, hoides sõnumeid struktureerituks.
- Turvameetmed: Jagatud sisendkasti platvormide üksikud kasutaja sisselogimised kaitsevad e-posti kontot volitamata kasutamisest.
- Integreeritud tööriistad: Lahendused nagu Gmelius või Hiver parandavad jagatud sisendkaste, pakkudes funktsioone nagu e-posti määramine ja jõudluse analüütika.
Vastuste duplikaatide vältimine
Duplikaatvastuste vältiminen on oluline professionaalse ja tõhusa töövoo säilitamiseks. Siin on, kuidas jagatud postkastid aitavad:
- E-posti teemade nähtavus: Meeskonnaliikmed saavad vaadata kogu e-posti teemat, vähendades kliendiküsimustele duplikaatvastuste võimalust.
- Töövoo määramised: Määrates e-kirjad konkreetsetele meeskonnaliikmetele, säilitatakse selgus vastutuses, vältides mitut vastust samale sõnumile.
- Sisendkasti optimeerimine: Sisendkasti seadistuse regulaarne ülevaatamine ja optimeerimine aitab tuvastada ja parandada võimalikke duplikatsiooniprobleeme.
- Organisatsiooniline märgistamine: Märkuste või siltide rakendamine jälgib käsitletud e-kirju, tõhusalt vältides üleliigseid vastuseid.
- Tõhus koolitamine: Meeskonnaliikmetele jagatud sisendkasti tööriistade kasutamise õpetamine edendab tõhusat kommunikatsiooni, minimeerides duplikeeritud jõupingutuste riski.
Jagatud postkastide tõhusaks haldamiseks kaaluge LiveAgenti kasutamist. Tippkohustatud lahendusena toetab LiveAgent meeskonna kommunikatsiooni, hõlbustades sissetulevate e-kirjade organiseeritud haldamist, tagades, et teie klienditugi meeskond töötab sujuvalt.
Jagatud postkastide kasutamise eelised
Jagatud postkastid on suurepärane tööriist meeskonna koostöö ja kommunikatsiooni parandamiseks. Need võimaldavad mitmel meeskonnaliikmel pääseda juurde ja saata e-kirju keskse konto kaudu. See parandab tõhusust, kõrvaldades vajaduse edastada sõnumeid erinevatele kolleegidele. Jagatud postkastid parandavad ka vastamise aegu kliendiküsimustele, viies kiiremale kommunikatsioonile ja parandatud teenusele.
Jagatud postkastiga saab teie meeskond paremini näha varasemaid e-kirju ja jooksvaid vestlusi. See ühine kaasamine muudab kõigile koostöö lihtsamaks. Lisaks, kuna jagatud postkastid ei nõua eraldi kasutajakontot ega litsentsi, on administreerimine lihtsustatud.
Parandatud meeskonna koostöö
Jagatud postkastide kasutamine parandab märkimisväärselt meeskonna koostööd. Näiteks LiveAgenti jagatud sisendkaust võimaldab e-kirjad määrata asjaomastele meeskonnaliikmetele. See suurendab vastutust ja tõhusust. Samamoodi muudab Gmelius Gmail’i sisendkasti jagatud tööruumiks, võimaldades meeskonna tööd e-kirjadega ilma Google Workspace’ist lahkumata. Funktsioonidega nagu sisemised kommentaarid, jagatud mustandid ja valmis vastused aitab Front meeskonda tõhusalt suhelda ja üksteist aidata.
Parandatud läbipaistvus
Jagatud postkastid edendavad läbipaistvat kommunikatsiooni. Need võimaldavad mitmel meeskonnaliikmel hallata e-kirju ühisest aadressist. See avatud juurdepääsu tunne toetab koostööd. Abiteenuste seadistuses saavad jagatud sisendkastid parandada operatiivset läbipaistvust, pakkudes mõõdikuid töökoormuse ja vastamise aegade hindamiseks.
Tööriistad nagu LiveAgent parandavad vastutust funktsioonidega nagu jagatud sildid ja e-posti määramised. Kaasaegsed meeskondad saavad jagatud postkaste kohandada erinevate osakondade ristfunktsionaalsete kommunikatsioonivajaduste jaoks.
Sujuvdatud klienditugi
Jagatud postkastid on olulised ka sujuvdatud klienditugi jaoks. Need võimaldavad kiireid ja ühendatud vastuseid, mis on olulised kõrge kliendi rahulolu jaoks. Tööriistad nagu Help Scout ja LiveAgent pakuvad tugi meeskondadele võimalust hallata kliendiküsimusi tõhusalt jagatud postkastide kaudu. Erinevate kommunikatsioonikanali integreerimine pakub nendele postkastidele sujuvat kogemust klientidele.
Ühendatud kliendivestlused erinevatel platvormidel aitavad tugi meeskondadel pakkuda personaliseeritud abi. Lisaks parandavad funktsioonid nagu töövoo automatiseerimine ja ülesannete määramine jagatud postkasti süsteemides meeskonna produktiivsust ja vastamise tõhusust klienditugi stsenaariumides.
Lõppkokkuvõttes on jagatud postkastid olulised meeskonna tööd ja kommunikatsiooni parandamiseks nii meeskonna sees kui ka klientidega. LiveAgent pakub suurepärast lahendust jagatud postkastide haldamiseks, pakkudes mitmeid funktsioone koostöö parandamiseks ja tugi läbipaistvuse parandamiseks.
Kuidas valida parim tarkvara jagatud postkastile
Jagatud postkasti tarkvara valimisel kaaluge ühilduvust LiveAgentiga, et hõlbustada lihtsat koostööd. Need postkastid võimaldavad mitmel kasutajal hallata ühte e-posti kontot, kasutades oma e-posti ID-sid, mis on oluline sujuva meeskonna tööd jaoks.
Siin on peamised punktid, mida arvestada:
- Produktiivsus: Jagatud postkastid saavad sujuvdada kommunikatsiooni, vähendades sisemisi e-kirju ja parandades meeskonna koostööd.
- Aruandlusvõimalused: Otsige tarkvara, mis jälgib mõõdikuid nagu esimese vastuse aeg ja keskmine lahendamise aeg. Need teadmised aitavad hinnata meeskonna jõudlust ja tõhusust.
- Kasutajate piirangud: Püüdke hoida jagatud postkastile juurdepääsevate kasutajate arvu alla 25. See aitab säilitada jõudlust ja funktsionaalsust.
- Juurdepääsetavus: Veenduge, et tarkvara võimaldab juurdepääsu Outlook’i veebis ja mobiilirakenduste kaudu. See parandab kasutamise paindlikkust mis tahes seadmes.
Tarkvara funktsioonide kokkuvõtte tabel võib aidata neid kaalutlusi visualiseerida:
| Funktsioon | Tähtsus |
|---|---|
| Office 365 ühilduvus | Oluline meeskonna koostöö jaoks |
| Produktiivsuse tööriistad | Sujuvdab sisemist kommunikatsiooni |
| Aruandluse mõõdikud | Hinnata ja parandada meeskonna jõudlust |
| Kasutajate piirang | Optimaalne jõudlus vähemate kasutajatega |
| Mitmeplatvormne juurdepääs | Paindlik kasutamine seadmete vahel |
Jagatud postkastide parima lahenduse jaoks kaaluge LiveAgenti. See pakub robustseid funktsioone, mis on kohandatud klienditeenindusele, toetades sujuvat meeskonna interaktsiooni ja tõhusat e-posti haldamist.
Kuidas seadistada jagatud postkast
Jagatud postkasti seadistamine Microsoft 365 on lihtne protsess. Järgige neid samme:
- Logige sisse administraatorkeskusesse: Alustage Microsoft 365 administraatorkeskusesse sisselogimisega.
- Navigeerige jagatud postkastidele: Minge ‘Meeskondad ja rühmad" ja valige “Jagatud postkastid”.
- Looge uus jagatud postkast: Klõpsake uue jagatud postkasti lisamiseks. Peate määrama selle nime ja e-posti aadressi.
- Hallake salvestusruumi: Pidage meeles, et jagatud postkast on tasuta kasutada, kuni see on alla 50 GB. Kui see ületab selle suuruse, on vajalik eraldi litsents.
- Määrake mobiilne juurdepääs: Enamik e-posti kliente ja rakendusi toetavad jagatud postkasti funktsionaalsust, võimaldades kasutajatel neid mobiilseadmetes kasutada.
- Konfigureerige saadetud üksused: On mõistlik konfigureerida postkasti seadistused nii, et kõik jagatud postkastist saadetud üksused oleksid meeskonnaliikmetele nähtavad, mida saab teha administraatorkeskuse kaudu.
- Hallake õigusi: Jagatud postkastidel ei ole paroole. Juurdepääs antakse õiguste alusel, võimaldades teil volitatud kasutajatel sisse logida ilma eraldi parooli vajaduseta.
Tabelid võivad aidata neid punkte selguse huvides kokkuvõtlikult esitada:
| Samm | Tegevus | Märkused |
|---|---|---|
| Administraatorkeskuse juurdepääs | Logige sisse Microsoft 365 | Kasutage oma administraatori mandaate |
| Jagatud postkasti navigeerimine | Meeskondad ja rühmad > Jagatud postkastid | Leidke jagatud postkastide jaotis |
| Uue postkasti loomine | Lisage uus jagatud postkast | Määrake nimi ja e-posti aadress |
| Salvestusruumi haldus | Jälgige postkasti suurust | Tasuta alla 50 GB; litsents vajalik üle 50 GB |
| Mobiilse juurdepääsu seadistamine | Lubage seadmetes | Ühilduv enamiku e-posti klientide ja rakenduste puhul |
| Saadetud üksuste konfigureerimine | Reguleerige seadistusi | Tehke saadetud üksused nähtavaks kõigile meeskonnaliikmetele |
| Õiguste haldus | Määrake juurdepääsu õigused | Kasutajad logisid sisse ilma eraldi parooli vajaduseta |
Samm-sammult seadistamise juhend LiveAgentis
Jagatud postkasti seadistamine LiveAgentis on lihtne ja tõhus meeskonna koostöö jaoks. Siin on juhend:
Logige sisse: Pääsege oma LiveAgenti kontole oma mandaatidega.
Konfigureerige väljaminev e-post: Kui soovite ühendada uue e-posti konto nii saatmiseks kui ka vastuvõtmiseks, on parim alustada väljamineva konfiguratsiooni kaudu. Navigeerige Konfigureerimine > E-post > Väljaminevad e-posti kontod ja klõpsake nuppu “Integreeri uus e-posti konto” ning järgige teadmistebaasi jaotisest saadud juhiseid.
Konfigureerige sissetulev e-post: Pärast e-posti aadressi edukalt väljamineva e-posti kontona ühendamist navigeerige Konfigureerimine > E-post > Sissetulevad e-posti kontod ja klõpsake nuppu “Integreeri uus e-posti konto” ning järgige juhiseid.
Ühendamise järjekord: Üldiselt on soovitatav esmalt ühendada oma e-posti aadress väljamineva e-posti kontona ja seejärel sissetuleva e-posti kontona, kuna sissetuleva e-posti konto integreerimise viimases etapis peate valima juba ühendatud väljamineva e-posti konto ja määrama selle sissetuleva e-posti kontost toodud e-kirjade/piletite vastamiseks vaikimisi saatjaks.
Kasutage omakooditud konnektoreid: On soovitatav esmalt kasutada omakooditud Google/Microsoft konnektoreid Google/Microsoft poolt pakutavate e-posti aadresside ühendamisel, kuna need konnektor toetavad uusi Google/Microsoft OAuth autentimismeetodeid.
Ühendamise meetodid: Iga ühendamise meetod on jaotatud ja kirjeldatud e-posti funktsioonide kategoorias ja selle alamkategooriate all. Kui kasutate teist e-posti konto pakkujat või soovite ühendada oma e-posti serverit, peate valima kohandatud postkasti meetodi.
E-posti toomine: Google/Microsoft konnektor või IMAP/POP3 meetodid toovad e-kirju ühendatud sissetuleva e-posti kontost iga paari minuti järel cron tööde abil, samas kui edastatud e-kirjad tuuakse koheselt, kui need saabuvad teie e-posti konto sisendkasti.
Saate lugeda rohkem e-posti konto konfiguratsiooni kohta eraldi artiklist e-posti kontode konfiguratsiooni sissejuhatuse kohta.
Jagatud postkastide haldamise parimad tavad
Jagatud postkasti tõhus haldamine on oluline meeskonna produktiivsuse suurendamiseks. Siin on mõned parimad tavad, mida arvestada:
- Määrake e-kirjad: Delegeerige e-kirjad meeskonnaliikmetele nende oskuste alusel. See suurendab vastutust ja tagab, et küsimused käsitletakse õige inimese poolt.
- Kasutage märkuseid: Kasutage märkuseid või silte sissetulevate e-kirjade organiseerimiseks. See kategoriseerimine muudab konkreetsete küsimuste leidmise ja vastamise lihtsamaks meeskonnaliikmetele.
- Automatiseerige töövood: Seadistage automatiseeritud töövood rutiinsete ülesannete jaoks. See vähendab käsitsi tööd ja hoiab jagatud sisendkasti organiseerituks.
- Regulaarsed ülevaated: Regulaarselt hinnata ja kohandada oma sisendkasti seadistust, et vastata teie meeskonna muutuvatele vajadustele. Selle optimeerimise hoidmine parandab tõhusust.
- Koolitamine: Koolitada meeskonnaliikmeid tõhusaks kasutamiseks. See tagab järjepidevad tavad ja parandab koostööd.
Kokkuvõte
Jagatud postkast on suurepärane tööriist meeskonna koostöö ja kommunikatsiooni parandamiseks. Võimaldades mitmel kasutajal pääseda juurde ühele e-posti aadressile, saavad meeskondad tõhusalt hallata ja jälgida e-posti vestlusi. See seadistus on eriti kasulik suurte mahuga osakondade nagu klienditugi ja rahandus jaoks, kus kiired vastamise ajad on oluline.
Jagatud postkasti üks peamisi eeliseid on selle võime üksikute sisendkastide segadust vähendada. See vähendab vajadust e-kirju edastada ja kasutada CC või BCC, aidates meeskondadel organiseerituks jääda. Lisaks saab jagatud postkaste seadistada ilma lisakuludeta väljaspool vajalikke kasutaja litsentse, muutes need paljude organisatsioonide jaoks eelarvelisteks lahenduseks.
Meeskondade jaoks, kes otsivad parimat jagatud postkasti seadistust, paistab LiveAgent silmapaistvalt välja. LiveAgent pakub robustseid funktsioone, mis sujuvdavad e-posti haldamist ja tagavad, et kommunikatsioonis midagi ei jää vahele. Jagatud postkasti kasutamise kaudu lahenduste nagu LiveAgent abil saavad organisatsioonid parandada oma tõhusust ja reageerimisoskust, parandades lõppkokkuvõttes kliendi rahulolu. Proovige seda ise, alustades tasuta 30-päevase katsetamisega täna.
