Automatiseeritud helistamissüsteemid

Ettevõtted saavad kasutada automaatset helistamisteenust, et saata eelnevalt salvestatud häälsõnumit tuhandetele potentsiaalsetele klientidele ja prospektidele kvalifitseerimis- või müügieesmärgil. Nad saavad isegi saata sündmuse meeldetuletuse või hädaolukorra sõnumit kogu oma kontaktide loendile, sealhulgas meeskonnaliikmetele.

Lisaks aitavad automatiseeritud telefonisüsteemid ettevõtetel edastada asjakohaseid vastajaaparaadi sõnumeid klienditugi kõnedele.

Kuidas toimib automatiseeritud helistamissüsteem?

Automatiseeritud helistamissüsteem toimib nii sissetulevate helistamissüsteemina kui ka automatiseeritud väljaminevate kõnede juhtimissüsteemina.

Sissetulevate helistamissüsteemid võimaldavad teil salvestada ainulaadse helisõnumi erinevate kliendi probleemide jaoks, nii et iga helistaja saab valida teie menüü valikutest ja lahendada konkreetse probleemi. Nad saavad valida kõnede suunamise saadaolevate agentide juurde, kui konkreetne sõnum probleemi ei lahenda. Lisaks pakuvad mõned süsteemid automaatse tagasikõne valikut, mis võimaldab klientidel taotleda agendi tagasikõnet hilisemaks ajaks.

Lisaks saate kasutada neid automaatse helistaja süsteeme, et saata eelnevalt salvestatud sõnumit kellelegi oma kontaktide loendist ilma agentide helistamiseta.

Siin on, kuidas automatiseeritud telefonmenüü süsteemid toimivad:

• Nad esitavad salvestatud sõnumit, kui klient helistab ettevõtte kohalikule või tasuta numbrile.
• Klient saab valida sobiva menüü valiku, valides vastava numbri probleemi lahendamiseks või otseagendi toe saamiseks.
• Mõned sisaldavad interaktiivseid häälreaktsiooni süsteeme, mis võimaldavad klientidel probleemi häälega väljendada nupule vajutamise asemel.
• Väljaminevad kõned toimivad teistpidi. Automatiseeritud sõnumisüsteem teeb kõne ja kas esitab salvestatud sõnumit või ühendab kutsutava agendiga, kui see tuvastab häält. Vastasel juhul kasutab see funktsiooni “Automaatselt jäta sõnum häälpostile”.

Need kohandatud telefonmenüü süsteemid toetavad erinevaid kolmandate osapoolte integreerimisi. Näiteks saate oma süsteemi integreerida CRM-iga (Customer Relationship Management), et segmenteerida, hinnata ja jälgida oma potentsiaalseid kliente.

Millised on automatiseeritud helistamissüsteemide funktsioonid?

Automatiseeritud helistamissüsteemide märkimisväärsemad funktsioonid on:

• Kohandatavad helistaja ID-d – Pärast kehtiva telefoninumbri kinnitamist saate kohandada oma helistaja ID-d, nii et teie kliendid teavad, kes neid kutsub.
• Kohandatud ettevõtte tervitus – Saate tervitada iga helistajat kohandatud sõnumiga.
• Hulk-häälsõnumite saatmine – Need agentideta helistamissüsteemid võimaldavad ettevõtete omanikul teha samaaegset kõnesid kogu kontaktide loendile.
• Kõnede planeerimine – Ettevõtted saavad määrata konkreetse kuupäeva ja kellaaja iga väljamineva kõne jaoks.
• Häälposti tuvastamine – Kui vastajaaparaadi või häälposti teenus võtab kõne vastu, esitab automatiseeritud helistamissüsteem sõnumi toonist pärast.
• Häälpost tekstiks – Süsteem saab saata teksti, kui kutsutavale ei ole häälposti valikut.
• Automatiseeritud vastamisteenus – Saate salvestada sõnumeid levinud kliendi probleemide lahendamiseks.
• Kohandatavad marsruutimisreeglid – Saate marsruutida oma kõnesid CRM-i või abikeskuse andmete alusel, et nautida automatiseeritud potentsiaalsete klientide jaotamist ja pakkuda sujuvat klienditugi. Saate määrata oskuste põhise marsruutimise, mis on fokusseeritud agentide skooridele, või ajapõhise marsruutimise, mis on seotud nende tööaegadega.
• Reaalajas analüütika – Reaalajas jälgimis- ja aruandlusfunktsioonidega reaalajas armatuurlaud saab teile anda ülevaate keskmisest vastamise ajast, agendi jõudlusest ja palju muust.
• Täiustatud funktsioonid – Enamik süsteeme pakuvad täiustatud funktsioone nagu kõne salvestamine, videokonverents, koosoleku salvestamine ja transkriptsioonid, automaatne tagasikõne, häälposti transkriptsioonid, kõnete ülekandmine, küsitlused ja uuringud.

Mida tuleks vältida automatiseeritud helistamissüsteemide kasutamisel?

Halb menüü on üks halvimaid asju, mis automatiseeritud helistamissüsteemil võib olla. See võib muuta iga helistaja vihaiseks kliendiks ja panna teda soovima minna teisele teenusele.

Teie menüü peab olema lühike ja pakkuma valikuid, mis sobivad erinevate olukordadega. Hoiduge pikatest tervitustest, valest valikutest ja liiga paljudest valikutest, mis võivad kliente segadusse ajada.

Summutatud muusika ja kohmak kasutajaliides võivad ka kasutajakogemust rikkuda. Teie helistajad ei peaks tegema palju vaeva, et saada vajalikku tuge, ega peaks kuulama sama laulu korduvalt ootamisel. Kui otsustate muusikat esitada, laske helistajatel valida oma lemmikud, et parandada nende rahulolu.

Millised on automatiseeritud helistamissüsteemide eelised?

Kui kasutate automatiseeritud helistamissüsteemi, saate neid eeliseid:

• Aja tõhusus – Automatiseeritud telefonikõned pika telefoninumbrite loendile võivad säästida väärtuslikku aega, parandades teie agentide tõhusust ja produktiivsust.
• Kulude kokkuhoid – Tänu piiramatu helistamisele ja taskukohasele hinnale saate säästida raha väljaminevate kõnedega, teenindades kliente kogu maailmas. Automatiseeritud vastamine vähendab teie agentide helistamise aega, vähendades täiendavalt teie kulusid.
• Vähendatud vastamise aeg – Asjakohaselt salvestatud sõnum saab kliendi päringutele kiiresti vastata.
• Kliendi rahulolu – Iga klient saab kõne otseagendi juurde suunata, et lahendada keerulised probleemid.
• Potentsiaalsete klientide kasvatamine – Telefoni ACD võimaldab teil potentsiaalsetele klientidele sujuvalt järele minna ja suurendada konversiooni määra ja müüki. Saate luua üksikasjaliku aruande iga kõne kohta ja integreerida süsteemi kolmandate osapoolte rakendustega nagu CRM või abikeskuse tarkvara.
• Parem meeskonna kommunikatsioon ja koostöö – Paljud süsteemid pakuvad meeskonna sõnumeid ja sisemisi helistamise funktsioone sujuvaks kommunikatsiooniks ja koostööks. Enamik pakub piiramatu salvestusruumi kõne salvestiste, sõnumite ja jagatud dokumentide jaoks.

Kui palju maksavad automatiseeritud helistamissüsteemid?

Automatiseeritud helistamissüsteemid on kuluefektiivsed lahendused, mis ei nõua riistvara ega tarkvara paigaldamist.

Sõltuvalt pakkujast saate põhiplaan alates ligikaudu $20 kasutaja kohta kuus, kuid see võib olla piiratud võimalustega. Mõned pakkujad võtavad täiustatud plaani eest peaaegu $200 kasutaja/kuu. Mõned võtavad kuumakseid minutite eest, samas kui teised pakuvad piiramatu minuteid ja sõnumeid.

Kui saate aastase hinnaplaani, võite saada aastase hinnaallahindluse. Paljude täiendavate kasutajakontode puhul on võimalik ka mahuallahindlus.

LiveAgent võib olla kõige taskukohasem valik. Alates $49/agent/kuu ja pakkudes 180+ funktsiooni, on see kõige taskukohasem plaan.

See on premium, kõik-kaasav plaan, mille eest maksate vastavalt kasutamisele, nii et aastase plaani valikuid pole. See ei nõua lepingut ega registreerimistasusid ja saate igal ajal uuendada või tühistada ning saada tasuta 30-päevase prooviversiooni (krediitkaart pole vajalik) funktsioonide uurimiseks.