Automaatne tagasikõne

Mis on automaatse tagasikõne funktsioon?

Automaatse tagasikõne funktsioon on arvutitelefonifunktsioon, mis võimaldab helistajatel taotleda tagasikõnet, kui liin on hõivatud, kui pole saadaval agente nende kõne vastuvõtmiseks või kui nad soovivad lihtsalt, et neile helistataks hiljem. See funktsioon on osa LiveAgenti kõnekeskuse lahendusest. Lisaks võimaldab tagasikõne süsteem ettevõtetel tõhusalt hallata suuri kõnemahtusid, säilitades klientide rahulolu, pakkudes tagasikõne võimalust.

Kuidas see toimib?

LiveAgenti VoIP kõnekeskuse tarkvara kasutajana saate rakendada tagasikõne funktsiooni oma IVR menüüsse. Näiteks võiks teie IVR menüü kõlada järgmiselt:

“Vajutage 1 müügile, vajutage 2 arveldusele, vajutage 3 tehnilisele toele, vajutage 4 tagasikõne taotlemiseks.”

Kui helistaja taotleb tagasikõnet, lõpetatakse kõne kohe. Kuid LiveAgent hoiab helistaja telefoninumbrit järjekorras ja käivitab automaatse tagasikõne funktsiooni, mis helistab kliendi telefoninumbrile, kui see jõuab järjekorra ette. See tagab, et kliendid ei tunne end kunagi unustatud, parandades nende kogemust teie automaatse tagasikõne teenusega.

Miks peaks kasutama tagasikõnesid?

Kõnekeskuse tagasikõne funktsioon pakub märkimisväärseid eeliseid nii klientidele kui agentidele. Võimaldades klientidel taotleda tagasikõnet, et ootel istuda, vähendatakse frustratsiooni ja suurendatakse üldist klientide rahulolu. Tagasikõne funktsioon tagab ka selle, et ükski klient ei jääks tähelepanuta, eriti kõrgkoormuse perioodidel.

Lisaks näitab kliendi tagasikõne tarkvara integreerimine teie kõnekeskuse toimingutesse teie pühendumust suurepärase klienditugi pakkumisele ja aitab kaasa tõhusamale suhtlusprotsessile.

Tagasikõnete rakendamise eelised:

• Tagasikõne funktsiooni olemasolu näitab, et hindate oma kliendi aega
• See näitab, et kliendi mugavus on teie ettevõtte prioriteet
• See näitab, et teie ettevõte püüab parandada klientide kogemust igal puutepunktil
• See tagab, et teie agendid pakuvad iga kord põhjalikku teenust (teadlikku, personaliseeritud) (ilma kiirustamiseta ja vigade tegemiseta pikade kõnejärjekordade stressist tingitud)

LiveAgenti automaatse tagasikõne funktsiooni rakendamine

Tagasikõne funktsiooni rakendamiseks oma IVR skriptisse järgige neid samme:

1. Logige sisse oma LiveAgenti kontole
2. Navigeerige konfiguratsiooni juurde
3. Klõpsake Kõne
4. Minge numbritele
5. Klõpsake Muuda olemasolevat numbrit
6. Valige IVR
7. Järgige meie teadmistebaasi tagasikõne seadistamise juhendis kirjeldatud samme
8. Laadige eelnevalt salvestatud IVR sõnumid jaotisest “Üldiste IVR helidega loend, mida saate kasutada” ja laadige need LiveAgenti (või salvestage oma IVR menüü sõnumid)
9. Klõpsake Salvesta

Kuidas testida, kas funktsioon toimib

Veendumaks, et teie IVR skript töötab õigesti, järgige neid samme:

1. Logige sisse LiveAgenti
2. Helistage telefoninumbrile, mis on ühendatud teie LiveAgenti kontoga ja millel on aktiivne IVR skript (sealhulgas tagasikõne funktsioon)
3. Kuulake IVR menüüd
4. Järgige oma IVR menüü antud juhiseid ja vajutage nõutavat numbripaadi numbrit (näiteks “Vajutage 4 tagasikõne taotlemiseks”)
5. Pange tähele, et kõne lõpetatakse helistaja vaatenurgast
6. Tutvuge sellega, kuidas kõne helistab LiveAgentis (agendi vaatenurgast), kuni seda vastuvõetakse või järjekorda paigutatakse
7. Vastake kõnele agendina
8. Oodake, kuni LiveAgent helistab automaatselt helistaja telefoninumbrile
9. Oodake automaatset tagasikõnet (helistajana)
10. Vastake kõnele

Kui suutsite neid samme korrata, võib öelda, et teie tagasikõne funktsioon toimib ja on valmis teie klientide kasutamiseks.

Tagasikõne funktsiooni juhtumid

Suurenenud klientide rahulolu

Nagu eespool mainitud, võib tagasikõne võimalus märkimisväärselt parandada teie kliendi rahulolu. Keskmine klient on nõus ootel istuma kuni 5 minutit. Pärast 5 minuti möödumist hakkavad nad frustreeruma, lõpetavad kõne ja proovivad uuesti helistada. See viib sageli edasiste klientide rahulolematuseni, mida sageli jagatakse sotsiaalmeedia kanalite, nagu Twitter, kaudu.

Negatiivsed kommentaarid ja arvustused pikast ootel istumisest ja kõnejärjekordadest võivad teie klienditeeninduse maine tõsiselt kahjustada. Seega on alternatiivse lahenduse, nagu tagasikõne, pakkumine suurepärane kompromiss. Klient võib kõne lõpetada, oma päevaga jätkata ja olla kindel, et saab teie ettevõttelt tagasikõne.

See on vastastikku kasulik olukord.

Vähendage katkestatud kõnede määra

Mõned kliendid lihtsalt ei jaksanud teid terve päeva jooksul mitu korda helistada, et kontrollida, kas teie kõnekeskus on lõpuks saadaval. Selle tulemusena helistavad enamik kliente, istuvad ootel, ja pärast kannatuse ammendumist lõpetavad kõne ja loobuvad klienditeenindusega ühenduse võtmisest. Nüüd, miks see on halb? Sest te jätate vahele palju müügivõimalusi. Näiteks kujutage ette, et olete SaaS tööstuses. Üks teie lojaalseid kliente on huvitatud oma tellimuse uuendamisest, kuid tal on probleeme kassaga. Nad otsustavad teile helistada, kuid ei saa teid kätte pikade ootel istumiste tõttu. Tagasikõne võimalust pole. Nad istuvad ootel veidi kauem, kuid lõpuks loobuvad ja otsustavad, et nad ei pea oma tellimust uuendama.

Suurenenud agentide produktiivsus

Tagasikõne funktsiooni rakendamine võib parandada teie kontaktkeskuse agentide produktiivsust. Tagasikõne funktsiooni aktiveerimisega ei pea kõnekeskuse agendid käsitsi helistama numbreid, kes taotlesid tagasikõnesid. Selle asemel saab kõnekeskuse tarkvara automaatselt helistada telefoninumbritele, kes taotlesid tagasikõnet, ja ühendada helistajad kontaktkeskuse agentidega. See säästab teie kõnekeskuse agentidele pikemas perspektiivis palju aega ja vaeva.

Jälgige kõnestatistikat

LiveAgent võimaldab teil jälgida ja jälgida kõnestatistikat. Kõnearuanded võivad olla hea näitaja selle kohta, kui palju on teie klienditeenindus paranenud pärast tagasikõne võimaluse rakendamist. Jälgige vastamata kõnede, katkestatud kõnede ja langenud kõnede arvu, samuti keskmist ootel istumise aega.

Nende statistikate juurdepääs võib aidata teil teha õigeid ärilisi otsuseid, mis parandavad teie klienditeenindust ja omakorda suurendavad klientide rahulolu, lojaalsust ja kliendi eluea väärtust.

Kas soovite rohkem teada saada tagasikõne funktsioonist?

Vaadake meie teadmistebaasi artiklit , mis kirjeldab kogu integreerimisprotsessi. Teise võimalusena võtke ühendust meie tugiagenditega otsevestluse kaudu või saatke meile e-kiri aadressile support@liveagent.com .