
Kõnekeskuse seadistamise kontrollnimekiri
Seadistage oma kõnekeskus tõhusalt meie põhjaliku kontrollnimekirja abil. Eesmärkidest KPI-deni, tarkvarast personalini - kõik, mida vajate edukaks käivitamisek...

Lõplik kõnekeskuse kontrollnimekiri juhendab eduka kõnekeskuse seadistamist, hõlmates eesmärke, tööriistu, agentide kaasamisprotsessi ja jõudluse hindamist. See rõhutab õige tarkvara valimise, koolituse ja positiivse keskkonna loomise tähtsust.
Kõnekeskusel on palju erinevaid komponente, mida tuleb jälgida ja hallata. Kui olete tööstuses uus, võib olla raske välja selgitada, mis peab juhtuma.
Alustamiseks oleme koostanud selle loendi olulisest, mis peaks alati olema teie kõnekeskuse seadistamise kontrollnimekirjas. Lugege edasi, et saada rohkem teada.
See on dokument, mis kirjeldab kõnekeskuse haldamiseks vajalikke samme ja protseduure. See võib hõlmata kõike telefoniliinide ja arvutite seadistamisest uute töötajate koolitamiseni ja kliendi kaebuste käsitlemiseni.
See on oluline, et tagada kõnekeskuse kõik aspektid töötaksid sujuvalt. Lisaks saab see ennetada probleeme ja tuvastada potentsiaalsed probleemid enne nende eskaleerumist.
Kõnekeskuse auditi kontrollnimekirjadega kombineerituna saab see suurendada teie töötajate produktiivsust ja suurendada kliendi rahulolu üldiselt.
Esimene asi, mida tuleb kehtestada, on teie kõnekeskuse äri eesmärgid. Küsige endalt, mida te loodete saavutada.
Miks on eesmärkide määramine oluline?
Pikaajaliste eesmärkide teadmine tagab, et kõik muu, mida teete, on nendele keskendunud. See aitab teil ka otsustada, millised ülesanded on kõige olulisemad.
Saate pidada eesmärkide seadmise harjutust oma meeskonnaga ja läbi käia iga kõnekeskuse funktsiooni, et määrata, kuidas seda saab parandada. Veenduge, et seate nii lühiajalisi kui ka pikaajalisi äri eesmärke. Veenduge, et teie plaanid on ambitsioonikad, kuid saavutatavad.
Igal kontaktikeskuse tüübil on oma unikaalsed väljakutsed, seega tuleks seda alguses arvestada.
Kontaktikeskuse tõhusaks juhtimiseks peate teadma, milline tüüp see on. Veelgi enam, peaksite tagama, et valitud tüüp vastab teie äri vajadustele.
Lugege arvustusi, vaadake oma konkurente ja jääge kursis. Tänapäeva turg pakub erinevaid uusi lahendusi, sealhulgas pilvepõhiseid ja kohapealse kõnekeskuseid. Enne otsuse tegemist veenduge, et teil on tehnoloogiast põhiline arusaam.
Arvutage, kui palju raha peate eraldama seadmete, palkade ja muude seotud kulude jaoks.
On oluline, et teil oleks realistlik arusaam, kui palju raha kulutatakse teie kontaktikeskuse seadistamisele ja käitamisele. See aitab teil teha teadlikke otsuseid näiteks selle kohta, millist tüüpi tehnoloogiat osta ja kui palju töötajaid palgata.
Eelarve arvutamisel tuleb arvestada mõne olulise asjaga:
Internetis on saadaval palju erinevaid tööriistu, sealhulgas:
Testige mitut kõnekeskuse tööriista ja tarkvara lahendust enne parima valimist oma ettevõttele.
See hõlmab telefonisüsteeme, interaktiivseid häälvastuse süsteeme (IVR), automaatseid kõnede jaotajaid (ACD), telefoninumbreid maskeerivaid süsteeme ja palju muud.
Leida õige teie äri jaoks. Igal tööriistal on oma funktsioonid ja eelised, seega on oluline valida parim sobivus teie meeskonnale.
Mõned kõnekeskused vajavad erinevaid automatiseeritud helistajaid, DNIS ja ANI, samas kui teised võivad vajada piiramatu kõne salvestamist ja rohkem koostöö tööriistu.
Kasutage enne ostu tegemist maksimaalset kasu tasuta prooviversioonidest ja demosidest. Arvestage selliste teguritega nagu:
Ettevõtted leiavad, et kõnekeskuse tarkvara integreerimine muude tööriistadega muudab kõnede haldamise lihtsamaks.
Paremaks suhtlemiseks klientidega kasutage CRM-tarkvara kliendi interaktsioonide jälgimiseks. Saate ka integreerida e-posti turundusplatvorme, et saata automatiseeritud e-kirju pärast kõnet, või sotsiaalmeedia platvorme, et jälgida kliendi tagasisidet.
Enne mis tahes tarkvara või tööriista investeerimist peaksite kontrollima, milliseid integratsioone see pakub.

Kõnekeskuse tarkvaraga saab integreerida mitmeid erinevaid tööriistu. Siin on mõned levinud näited:
Pärast õigete kõnekeskuse tööriistade valimist peaksite välja töötama rakendusplaani. See hõlmab juurutamise ajakava määramist, vastutuse määramist iga ülesande eest jne.
Rakendusplaani loomine aitab tagada, et teie kõnekeskuse juurutamine toimub sujuvalt.
Rakendusplaan peaks sisaldama teavet selle kohta, mis peab juhtuma enne, ajal ja pärast juurutamist. Samuti on oluline määrata vastutus osakonniti, et kõik teaksid, kellele nad vastutavad.

See on kriitiline samm, et tagada teie kõnekeskuse tõhus töö. On oluline, et uued töötajad tunneksid end protsessiga mugavalt ja mõistaksid oma kohustusi.
Uute agentide korralik koolitus aitab neil valmistuda uuele tööle. See tagab, et nad saavad pakkuda parimaid kliendi kogemusi. Korralik koolitus vähendab teie kõnekeskuse õppekõverat ja suurendab selle tõhusust.
See sisaldab tavaliselt koolituse, orientatsiooni ja mentorlusega kombinatsiooni. On oluline kohandada protsess teie äri, töötajate ja eesmärkidega.

Hästi planeeritud kaasamisprotsess võib olla keeruline. Siin on mõned soovitused, mis teid aitavad:
Tõhus agendi koolitusprogramm sisaldab tavaliselt klassiruumi stiilis koolituse, e-õppe ja töökoha koolituse kombinatsiooni.
See tagab, et teie kliendid saavad iga kõne ajal kvaliteetset teenust. Lisaks saab see vähendada kõnede arvu, mida tuleb juhtimisele eskaleerida.
Korralik koolitus peaks sisaldama:

Peate looma positiivse töökeskkonna oma kõnekeskuse agentidele.
See on oluline töötajate moraali säilitamiseks ja tagamaks, et agendid pakuvad suurepärast klienditeenust.

Igas klienditeeninduse keskkonnas tekivad alati viivitused ja ettenägematud probleemid. Nende probleemide mõju minimeerimiseks on oluline ehitada oma ajakavasse “puhveraeg”.
Vajate puhveraega, et käsitleda tekkinud probleeme ilma kogu ajakava segamata. See vähendab ka töötajate stressi, parandab klienditeenust ja vähendab vastamata jäänud kõnesid ja pettunud kliente.

Eraldage iga päev lisaaeg ettenägemata probleemide ja viivituste jaoks. Saate probleeme hõlpsalt käsitleda, kui plaanite selle aja. Saate ka määrata keskmise kõneaja.
See aitab teil tagada, et teie kõnekeskus on edule seatud. See kontrollnimekiri võib sisaldada elemente nagu vajalike tarkvarade ja seadmete tüübid ning agentide vajalik koolitus.
See aitab teil kursis jääda. Nõuete kontrollnimekiri annab teile visuaalse esituse teguritest, mida peate käsitlema toimiva kõnekeskuse loomiseks.

Kaaluge järgmiste nõuete kaasamiseks:
Agentide jõudluse jälgimine on oluline, et tagada, et nad vastavad teie ootustele.
Kui teie personal on jälgitav, on nad vähem hajamõtted ja paremad aja juhtimises.
Seda saab teha päevaste, nädalaste või kuiste vestluste kaudu. Võite ka kaaluda tarkvara kasutamist, mis aitab teil jälgida töötajate produktiivsust.

On oluline hoolitseda oma kõnekeskuse seadmete eest, et veenduda, et see töötab hästi. Seadmete hea hooldamine tagab ka, et saate jälgida üksikute esemete probleeme, et neid saaks parandada või vajadusel asendada.
Kõnekeskuse seadmete regulaarne hooldus võib tulemuseks olla madalamad kulud suurenenud tõhususe ja produktiivsuse kaudu, samuti stressi kõrvaldamine, mis on põhjustatud rikutud seadmetest.
Peaksite regulaarselt kontrollima ja puhastama oma kõnekeskuse seadmeid. Iga nädal on norm. Kuid tehke seda vastavalt oma individuaalsetele vajadustele.

Valige isik, kes juhib projekti täiskohaga. See isik vastutab töötajate igapäevase tegevuse järelevalve ja kõnekeskuse mõõdikute analüüsi ning eesmärkide seadmise eest.
Iga klienditeeninduskeskus vajab tõhusat juhti, et toimida korralikult ja tõhusalt. Juht mitte ainult ei motiveeri, kooli ja halda personali, vaid on kõnekeskuse selgroog.
Peaksite uurima ja intervjueerima oma ettevõtte sees või väljaspool. Kaaluge kandidaadi palkamist, kes on sarnastel projektidel töötanud ja kellel on tugevad juhtimine ja juhtimisoskused.

Telefoniplaan võimaldab teil ruumi kasutamist maksimeerida.
Hästi kujundatud plaani aitab tagada, et kõnekeskus töötab sujuvalt. See hoiab seadmeid teie agentide käeulatuses. See suurendab personali produktiivsust.
Teie kõnekeskuse paigutus peaks sisaldama:
Kui te ei ole nende programmidega tuttav, võite soovida konsulteerida spetsialistiga, kes aitab teil luua plaani, mis sobib teie äri jaoks kõige paremini.
Regulaarsed auditid tuvastab valdkonnad, mida tuleb parandada. Need annavad teile teada, kas on vaja mingeid muudatusi.
Regulaarselt hinnake oma kõnekeskuse jõudlust, et tagada, et see vastab teie äri ja klientide vajadustele. See võimaldab teil kliente säilitada, kulusid vähendada, produktiivsust suurendada ja kasumit suurendada.
Peaksite auditeerima oma kõnekeskuse jõudlust vähemalt kord kvartalis. Analüüsige kliendi rahulolu, töötajate produktiivsust, finantsteabe ja võimalikke parandamise võimalusi.

Tänapäeva turul konkurentsivõimeliseks jäämiseks on oluline kasutada tehnoloogiat täies ulatuses. Õigete tööriistade kasutamine võib aidata teil suurendada produktiivsust ja tõhusust, võimaldades teie kõnekeskusel vastavalt vajadusele kasvada.
Tehnoloogia nagu CRM-id või automatiseerimine võib suurendada teie ettevõtte jõudlust, vähendades klientide ootamisaegu ja suurendades agentide kättesaadavust hõivatud perioodidel.
Peaksite konsulteerima spetsialistiga, et määrata, millised lahendused sobivad teie kõnekeskusele kõige paremini. Nad saavad aidata teil valida õigeid tööriistu ja neid seadistada.
See on aeg, mis kulub agendil kliendi päringu lahendamiseks. See hõlmab aega, mis kulub küsimuse mõistmiseks, lahenduse leidmiseks ja selle esitamiseks kliendile.
Käitlemisaega võivad mõjutada mitmed tegurid, sealhulgas päringu tüüp, lahenduse keerukus ja see, kui tuttav on agent toodetega või teenustega.
Enamik ettevõtteid püüab hoida käitlemisaegu võimalikult lühikesena, et kliendid ei ootaks.
Agendid võivad ka pidada võtma ühendust teiste osakondadega või klientidega, et saada abi päringu lahendamisel. See võib suurendada üldist käitlemisaega.
Kliendi rahulolu skoor (CSAT) on standardne mõõdik, mida kasutatakse selleks, et mõõta, kui hästi tugi rahuldab oma klientide vajadusi.
Skoor väljendatakse tavaliselt protsendina.
CSAT küsitlus antakse tavaliselt klientidele pärast organisatsiooni klienditeenindus- või tugimeeskonnaga suhtlemist.
See on oluline statistika, mida mõõta, kuna see esindab kõnede arvu, mida teie teenus ei vastanud ja seega katkestati.
Näiteks võib see juhtuda siis, kui agendid on puhkusel, ei ole oma määratud tööalal või lihtsalt ei reageeri sissetulevate kõnedele.
Suur arv blokeeritud kõnesid näeb ettevõtte suhtes halvasti välja, kuna nad tavaliselt püüavad vastata igale kõnele, mida nad saavad.
Keskmine ootamisaeg järjekorras on aeg, mille klient ootab enne klienditeeninduse agendiga ühenduse saamist.
See statistika mõõdab, kui tõhusalt agendid käsitlevad kliendi päringuid ja kui hästi on teie kontaktikeskus personaliga varustatud.
Kliendid ei armasta pikka aega ootel istuda, seega on oluline hoida seda aega võimalikult madalana.
Saate seda teha, tagades, et teil on piisavalt klienditeeninduse agente ja kasutades tehnoloogiat, mis vähendab keskmist ootamisaega järjekorras. See hõlmab interaktiivseid häälvastuse süsteeme (IVR), järjekorrahalduse tarkvara või automaatseid kõne jaotajaid (ACD).
See näitab, kui kaua kulub agendil kliendi kõnele vastamiseks. See hõlmab aega, mis kulub telefonile helistamiseks, kliendi ühendamiseks agendiga ja agendi kliendi päringu lahendamiseks.
See statistika on oluline, kuna see peegeldab, kui tõhusalt saab teie kontaktikeskus sissetulevaid kõnesid käsitleda.
Madal keskmine vastuse kiirus tähendab, et teie agendid veedavad palju aega kliendi päringutele vastamisel, selle asemel et neid kiiresti lahendada ja järgmisele kliendile minna.
See sõltub teenusest, mida ettevõte pakub. Siiski peaks see püüdma hoida keskmist ootamisaega alla viie minuti. Ootamisaeg võib oluliselt mõjutada kliendi ettekujutust ettevõttest. Kui klient ootab liiga kaua, võib ta muutuda frustreerituks ja lahkuda.
Tavaliselt võtab see aega 60 kuni 90 sekundit. Kuid mõned kõnekeskused reageerivad palju kiiremini, samas kui teised võivad olla aeglasemad. See sõltub ettevõtte tüübist ja pakutavatest teenustest. See varieerub suuresti sõltuvalt kõnede mahust ja saadaolevate klienditeenindajate arvust. Tavaliselt, mida suurem on kõnede maht, seda pikem on ootamisaeg.
Teadlustage kliente oma tüüpiliste vähem hõivatud aegade kohta. Paluge neil valmistada ette kogu oma kontoteavet ja küsimusi, kui nad helistavad. Veelgi enam, veenduge, et nad on valmis probleemi üksikasjalikult kirjeldama. Lõpuks hoidke vestlused rahulikud ja viisakad.
See on aeg, mis kulub kõnekeskuse käivitamiseks ja tööle panemiseks. Keskmine seadistamise aeg kõnekeskuses sõltub valitud lahendusest. Kohapealse kõnekeskuse seadistamine võtab kauem aega kui pilvepõhise lahenduse seadistamine.
Tavaliselt intensiivse tegevuse perioodidel või sündmuse ootamisel, näiteks läheneva pühadeperioodiga. See juhtub siis, kui kõnede maht suureneb, kuid personal väheneb. See võib põhjustada pikki ootamisaegu klientidele.
Keskmise kõneaja arvutamise valem on järgmine: (Kõne A kõneaeg + Kõne B kõneaeg +…+ Kõne N kõneaeg)/Lõpetatud kõnede koguarv.
Pilvepõhine kontaktikeskus on teenus, mis võimaldab organisatsioonidel kasutada avalikku telekommunikatsiooni infrastruktuuri, näiteks Internetti, et pakkuda häält ja muud suhtlusvorme oma klientidega. Kohapealne kontaktikeskus sisaldab kogu riistvara ja tarkvara, mis on vajalik kliendikontakti teenuste osutamiseks ja asub teie ettevõtte ruumides. Pilvepõhisele kontaktikeskusele ülemineku eelised on paljud. Need hõlmavad: skaleeritavust (võimalust lisada või eemaldada agente vastavalt vajadusele); vähendatud kapitalikulusid (pole vaja riistvara osta ega hooldada); täiustatud turvalisust; lihtsat juurdepääsu klienditeabe juurde aruandluse ja analüüsi jaoks.

Seadistage oma kõnekeskus tõhusalt meie põhjaliku kontrollnimekirja abil. Eesmärkidest KPI-deni, tarkvarast personalini - kõik, mida vajate edukaks käivitamisek...

Põhjalik kõnekeskuse nõuete kontrollnimekiri, mis hõlmab tarkvara, internetti, seadmeid, tehnoloogiat, CRM-i, helistamise funktsioone, personali, vastavust, tur...

Turvalisuse kõnekeskus meie põhjaliku kontrollnimekirjaga. Siit leiate juurdepääsu kontrolli, krüpteerimise, vastavuse ja palju muud!