Põhjalik kaugtöö kontrollnimekiri aitab tööandjatel hallata kaugtöö meeskondi, seadistades tööriistad, suhtlusplaanid ja ettevõtte kultuuri. See hõlmab tööaegu, vastutusi, puhkust, koosolekuid ja töötajate heaolu, tagades produktiivsuse ja selguse.
Kaugtöö kontrollnimekiri
Sisu
0/0
Kaugtöö trend kasvab pidevalt populaarsusega, kuna rohkem ettevõtteid seda kasutavad. Kui olete üks neist tööandjaid, kellel on kaugtöö meeskond, on oluline, et kõik jookseks sujuvalt.
See kontrollnimekiri kirjeldab olulisi samme kaugtöö meeskonna juhtimiseks, et teie äri võiks õitseda.
Mis on kaugtöö kontrollnimekiri?
See on juhend tööandjatele, et aidata neil meeskondi kaugelt juhtida. See hõlmab õigete tööriistade ja protseduuride seadistamist, samuti suhtlusplaani loomist.
Kaugtöö kontrollnimekirja tähtsus
Kaugtöö paljudel eeliseid, kuid meeskonna juhtimine ilma silmast silma kontaktita võib olla keeruline. See kontrollnimekiri aitab tagada, et teie meeskond jääb rajale ja jääb produktiivseks, kui nad on kontorist eemal. Töötaja ja tööandja saavad sellest kasu, kuna see kehtestab suhtluse põhireeglid.
Kes saavad meie kaugtöö kontrollnimekirjast kasu?
Meie kaugtöö kontrollnimekiri on kasulik:
Ärijuhid: see määrab, kas nende äri on valmis kaugtöötajaid palkama ja juhtima. Seda tehes on nad valmis väljakutseteks, mis võivad tekkida.
HR osakondade: see aitab neil tuvastada ja katta potentsiaalseid probleeme uute töötajate kaasamisel.
Kaugtöötajad: nad saavad kontrollida, millised valdkonnad peaks nende tööandja katma.
Mittevabastatuks kuuluvad töötajad: et määrata, kas kaugtöö on neile sobiv.
Uurige kaugtöö kontrollnimekirja
Põhitõed
Kaugtöö kontrollnimekiri
Määrake selgelt aeg, mil teie töötajad peavad töötama.
Miks on tööaja määramine oluline?
Töötajad ja tööandjad peaksid sellest teadlikud olema. Kui inimesed ei tea oma tööaegadest, võib see põhjustada produktiivsuse ja efektiivsuse probleeme.
Kuidas määrata oma tööajad?
Küsige töötajatelt, milline aeg on neile kõige mugavam oma tööd teha. Otsustage, mis on teie meeskonnale parim, olgu selleks täpsed tööajad või paindlikud graafikud.
Millised tööriistad aitavad tööaegu määrata?
Ajahalduse tööriistad nagu Trello või Toggl jne.
Veenduge, et teie töötajad mõistavad oma vastutusi. Veenduge, et te ei juhtige liiga detailselt, kuna see viib ainult frustratsiooni ja madalamate produktiivsuseni.
Miks on selgete vastutuste ja ootuste määramine oluline?
Mida selgemalt kõik oma ülesandeid ja ootusi mõistavad, seda produktiivsem on töökoht. Tööandjad saavad töötajaid nende tegevuste eest vastutusele võtta, samas kui töötajad tunnevad, et neil on hääl.
Kuidas määrata selged vastutused ja ootused?
Valmistage ette töökirjeldused, mis kirjeldavad iga positsiooni vastutusi, ja veenduge, et need on vajadusel värskendatud. Teavitage oma personali, kui võimalikud muutused ilmnevad.
Millised tööriistad selles etapis kasutada?
Koostöö tööriistad nagu Trello, Asana või Basecamp loovad töötajatele konkreetseid ülesandeid ja jälgivad nende edenemist, või võite kaaluda ka Checklist Appi rakendamist.
Kehtestage selge kaugtöö poliitika, mis käsitleb pühapäevi, pause, puhkusi ja haiguspäevi.
Miks on puhkuse otsustamine oluline?
Tööandjad peavad puudumisi käsitlema, et töö jätkuks, samas kui töötajad peavad teadma, mis on vastuvõetav puhkuse võtmise osas.
Kuidas otsustada puhkuse osas?
Kõige parem on lubada vähemalt mõned päevad puhkust, mõned tasulised ja teised tasuta, olenevalt iga töötaja konkreetsest poliitikast. Mõned tööandjad lubavad isegi piiramatu puhkust, kuid see tavaliselt nõuab usaldust mõlemalt poolelt ja kohustust vastutustundlikult töötada ilma järelevalveta. Paluge personalil nõuda oma puhkepäevi võimalikult ette.
Millised tööriistad kasutada puhkuse otsustamiseks?
Kasutage Google Docsi või Sheetsi, et luua fail, kus kõik saavad nõuda päevi, mida nad tahavad puhata, lisada märkusi ja näha muutusi reaalajas.
Planeerige, kui sageli, kus ja millal koosolekuid tuleks pidada.
Miks on koosolekute ette korraldamine oluline?
Koosolekud peaksid olema praktilised ja tõhusad, kui neid regulaarselt pidada. Sel viisil saavad kõik keskenduda käsil olevale ülesandele ilma aja raiskamiseta.
Kuidas koosolekuid ette korraldada?
Peaksite seadistama regulaarse meeskonna uuenduste koosoleku. Näiteks iga reede hommikul või kolmapäeva pärastlõunal. Võite korraldada ka ad-hoc koosolekuid, kui midagi tuleb kohe arutada.
Millised tööriistad aitavad koosolekuid ette korraldada?
Slack, LiveWebinar, Zoom või Google Hangouts on kõik suurepärased videosuhtluse tööriistad.
Suhtlus on iga kaugtöö meeskonna jaoks võtmetähtsusega. Kehtestage suhtlusjuhised ja veenduge, et kõik neid järgivad.
Miks on suhtluse lihtsustamine oluline?
Asjad võivad kiiresti kaootiliseks muutuda, kui teil pole suhtlusplaani. Et kõik oleksid kursis, on vaja kehtestada viis, kuidas inimesed saaksid tõhusalt ja kiiresti suhelda.
Kuidas suhtlust lihtsustada?
On oluline, et oleks viis projektide edenemise jälgimiseks, et saaksite määrata, kas keegi mahajääb. Lisaks on kasulik näha, mida meeskond päevast päeva teeb.
Suhtluse lihtsustamiseks klientidega kasutage piletisüsteemi tarkvara, nagu LiveAgent. Teie e-kirjad, vestlused, kõned, sotsiaalmeedia mainimised ja sõnumid muudest kanalitest lõpevad kõik ühes universaalses sisendkastis. See muudab suhtluse lihtsamaks ja toob kaasa kõrgema kliendi rahulolu taseme.
Millised tööriistad suhtlust lihtsustada?
Meeskonna suhtlus – tööriistad nagu Asana või Basecamp on kasulikud, kuid ainult siis, kui kõik neid järjepidevalt kasutavad.
Suhtlus klientidega – kõik-ühes tugisüsteem nagu LiveAgent (tasuta proovimiseks!).
Et kõik oleksid samal leheküljel ja liiguksid samas suunas, vajab iga meeskond jagatud väärtuste ja eesmärkide komplekti.
Miks on ettevõtte kultuuri eest hoolitsemine oluline?
Ettevõtte juhised aitavad tulevasi töötajaid meelitada, kuid need on olulised ka töötajate säilitamiseks. Töötajad, kes tunnevad, et nad on meeskonna osa ja kelle väärtused on joondatud organisatsiooni omadega, jäävad ettevõttesse tõenäolisemalt.
Kuidas ettevõtte kultuuri eest hoolitada?
Looge põhiväärtuste loend ja veenduge, et kõik neid mõistavad. Samuti võib ettevõtte käsiraamat kirjeldada ettevõtte ootusi ja poliitikaid.
Millised tööriistad aitavad ettevõtte kultuuri eest hoolitada?
Võite luua Google Docsi dokumendi või luua lühikese video/esitluse oma ettevõtte põhiväärtustest.
Veenduge, et teie töötajatel on produktiivsed tööomandused enne kaugtöö alustamist.
Miks on töötajate kaugtöö keskkonna kontrollimine oluline?
Mitte kõigil pole ideaalsed tingimused kodust töötamiseks. Kui soovite, et teie personal keskenduksid oma tööle, peavad neil olema vajalikud ressursid ja tööriistad.
Kuidas kontrollida oma töötajate kaugtöö keskkonda?
Kui võimalik, rentida füüsiline töökoht nende piirkonnas (nt ühiskontor). Kui mitte, proovige parandada nende tööomandusi kodus, pakkudes neile mõningaid seadmeid (toolid, lauad jne).
Millised tööriistad kasutada oma töötajate kaugtöö keskkonna kontrollimiseks?
Et teada saada, kas kellelgi puudub sobiv kaugtöö keskkond, võiksite neid uurida Google Formsi kaudu.
Kui teie meeskond hakkab kaugelt töötama, on oluline, et oleks plaan uute töötajate kaasamiseks.
Miks on kaugtöö kaasamisplaani planeerimine oluline?
Kui teil pole kaasamisplaani, võib olla keeruline saada uusi töötajaid kiirendada.
Kuidas planeerida kaugtöö kaasamine?
Planeerige videovestlused ja koolitussessioonid, et teie töötajad saaksid uue süsteemiga kiiresti tutvuda. Looge igale töötajale käsiraamatud, mida lugeda, et nad saaksid ettevõtte juhistega tutvuda.
Millised tööriistad kasutada kaugtöö kaasamisplaani jaoks?
Võite kasutada LiveWebinari veebipõhiste koolitussessioonide jaoks. Looge käsiraamatud Google Docsis/Sheetsis.
Tehnilised aspektid
Kaugtöö kontrollnimekiri
Produktiivsuseks vajavad kaugtöötajad sobivaid tööriistu, nagu arvuti kõigi vajalike programmidega.
Miks on oluline veenduda, et teie töötajatel on vajalikud seadmed?
Kui teie kaugtöötajatel pole õigeid isiklikke seadmeid või tööriistu, on neile raske oma tööd lõpetada.
Kuidas veenduda, et teie töötajatel on vajalikud seadmed?
Varustage oma töötajad õigete tööriistade ja seadmetega.
Millised tööriistad kasutada, et veenduda, et teie töötajatel on vajalikud seadmed?
Võite luua kaugtöö nõuete loendi Google Docsis/Sheetsis. Kaaluge investeerimist tehnoloogiasse nagu pilvetalletamine (nt Dropbox) ja failide jagamine (Google Drive).
Usaldusväärsed internetiühendus on kaugtöötajate jaoks kohustuslik.
Miks on interneti juurdepääsu andmine oluline?
Kui töötaja internet peatub isegi mõneks minutiks, võib sellel olla märkimisväärsed tagajärjed. Kontrollige, et nad ei kogeks ühendusraskusi kaugtöö ajal.
Kuidas anda kõigile juurdepääs internetti?
Kontrollige kõigi internetikiiruseid perioodiliselt. Kui ilmnevad probleemid, võtke ühendust teenusepakkujaga ja lahendage need võimalikult kiiresti.
Millised tööriistad aitavad interneti juurdepääsu andmisel?
Pingdom võimaldab teil jälgida internetiühenduse olekut kõikjalt maailmast.
Veenduge, et teie töötajatel on juurdepääs tehnilisele toele, kui midagi ei tööta õigesti.
Miks on tehniline tugi oluline?
Kui teie kaugtöötajatel pole juurdepääsu tehnilisele toele, võivad nad muutuda frustreerituks ja näha seda takistusena, mis takistab neid oma tööd tegemast.
Kuidas pakkuda tehnilist tuge?
Pakkuge oma töötajatele tugikontaktide loetelu, sealhulgas e-posti aadress ja telefoninumber jne.
Millised tööriistad pakkuda tehnilist tuge?
Võite luua dokumendi (nt Google Docsis), mis kirjeldab tehnilist tugiteenuse protsessi ja anda kõigile oma meeskonna liikmetele sellele juurdepääs. Kaaluge investeerimist tarkvarasse, mis annab teie töötajatele juurdepääsu toele 24 tundi päevas.
Turvalisus
Kaugtöö kontrollnimekiri
Teie kaugtöötajad peavad mõistma, millised on nende turvalisuse kohustused.
Miks on turvalisuse kohustuste määramine oluline?
Teie töötajate turvalisus peaks alati olema prioriteet. Teie personal peab olema teadlik kodust töötamisega seotud ohtudest ja mõistma ettevõtte turvalisuspoliitikaid.
Kuidas määrata turvalisuse kohustused?
Selgitage neile selgelt, mida nende poolelt tuleb katta ja millisele turvalisuse elementidele nad peaksid keskenduma.
Millised tööriistad kasutada turvalisuse kohustuste määramiseks?
Geofencing võimaldab teil jälgida töötaja seadme asukohta ja määrata piirid, mida nad ei saa ületada. Siiski on see samm vajalik ainult siis, kui teie ettevõte hoiab tõesti tundlikke andmeid, muidu peaksite lihtsalt oma personalile usaldama – see tasub end ära.
Säilitage regulaarsed värskendused teie meeskonna rakenduste ja seadmete jaoks.
Miks on regulaarsete värskenduste eest hoolitsemine oluline?
Kui teie kaugtöötajad ei värskenda oma seadmeid, võivad nad muutuda haavatavaks küberründete suhtes. Veenduge, et kõik hoiavad regulaarsete värskenduste järgi ja neid ei jäta tähelepanuta.
Kuidas regulaarsete värskenduste eest hoolitada?
Looge dokument, mis sisaldab vajalike värskenduste loendit, et kõigil oleks sellele juurdepääs.
Millised tööriistad aitavad regulaarsete värskenduste eest hoolitada?
Peaksite kaaluma investeerimist tööriistadesse nagu Microsoft AutoUpdate (Windowsile) või Mac OS X Update (Apple seadmetele), mis võimaldavad teil kõigi oma töötajate tarkvara automaatselt värskendada.
Peate tuvastama valdkonnad, kus teie töötajad on kõige tõenäolisemalt turvalisusprobleemidega silmitsi.
Miks on turvalisuse riskide tuvastamine oluline?
Kui teate, kus oht peitub, saate võtta samme, mis aitavad seda leevendada. Tuvastage kõik potentsiaalsed ohud enne, kui need muutuvad probleemiks.
Kuidas turvalisuse riske tuvastada?
Kaaluge turvalisuse riskikaardi loomist, mis kirjeldab valdkondi, kus teie töötajad võivad ohuga kokku puutuda.
Millised tööriistad kasutada turvalisuse riskide tuvastamiseks?
Turvalisuse riskide valdkondi tuvastamiseks on erinevaid tööriistu, sealhulgas Geofencing, sotsiaalmeedia jälgimise tarkvara (nagu Mediatoolkit) ja Google Alerts.
Juhul kui midagi läheb valesti, peate pakkuma hädaolukorra plaani ja muutma oma tööruumi turvalisemaks.
Miks on hädaolukorra plaani kirjutamine oluline?
Hädaolukorra korral võivad teie kaugtöötajad paanikasse sattuda ja asju halvemaks teha. Hädaolukorra plaan võib selle ära hoida.
Kuidas kirjutada hädaolukorra plaan?
Looge dokument, millel on tegevuste loend, mis kirjeldab hädaolukorra plaani samm-sammult.
Millised tööriistad aitavad hädaolukorra plaani kirjutada?
Kõige paremini sobivad need tööriistad, mida teie töötajad kõige sagedamini kasutavad, kuna need on neile kõige tuttavamad ja nad saavad neid tõenäoliselt kõige kiiremini käsitseda.
Vaimne tervis
Kaugtöö kontrollnimekiri
Üks suurimaid probleeme kaugtöö puhul on võimetus inimestega otseselt suhelda. Kuna kaugtöötajad võivad veeta enamuse ajast nelja seina vahel, on nende vaimne tervis oluline.
Miks on oluline hoolitsemine oma töötajate heaolu eest?
Kui töötaja hakkab vaimse tervisega võitlema, võib sellel olla tohutu mõju ettevõtte efektiivsusele.
Kuidas aidata hoolitsemine oma töötajate heaolu eest?
Olenemata sellest, kas see on seotud tööga või mitte, veenduge, et kõigil on juurdepääs abile, kui nad seda vajavad.
Millised tööriistad aitavad hoolitsemine oma töötajate heaolu eest?
Võite läbi viia anonüümse uuringu Google Formsi või SurveyNutsi kaudu.
Julgustage oma töötajaid pidama juhuslikke vestlusi oma kolleegidega, isegi mittetöö eesmärgil. See aitab neil tunda end meeskonnaga rohkem seotuna ja vältida isolatsiooni tundeid.
Miks on juhuslike vestluste hõlbustamine meeskonnakaaslastega oluline?
Kui teie töötajad hakkavad tundma, et nad on kalaklaasis, võib neile muutuda raske keskenduda ja oma tööd teha.
Kuidas hõlbustada juhuslikke vestlusi meeskonnakaaslastega?
Pöörake tähelepanu igale võimalusele “kaugtöö” kohtumistele, mitte ainult tööga seotud, vaid ka töötajate sünnipäevade tähistamiseks näiteks.
Millised tööriistad aitavad juhuslikke vestlusi meeskonnakaaslastega hõlbustada?
Iga veebiseminar ja sõnumside tööriist (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout jne) sobib siin.
Uue oskuse õppimine kaugtöö ajal on palju keerulisem kui kontoris. Pakkuge oma töötajatele alternatiivseid võimalusi ja stiimuleid uute oskuste õppimiseks, võimalusi end parandada. Andke neile juurdepääs tehnoloogiale, mis aitab neil kõike seda teha.
Miks on oluline pakkuda oma töötajatele koolitust?
Oma töötajate arendamise võimaldamine aitab neil näha oma tööd karjäärina, mitte ainult teise tööna. Julgustage neid osalema veebiseminaridel või võtma kursse, mis on seotud nende professionaalsete huvidega.
Kuidas pakkuda oma töötajatele koolituse võimalusi?
Kaaluge erinevat tüüpi koolituse pakkumist, nagu videoõpetused, veebiseminarid või e-raamatud. Võite ka toetada oma töötajaid kursuste lõpetamisel nende enda ajal.
Millised tööriistad kasutada oma töötajatele koolituse võimaluste pakkumiseks?
Võite kasutada videokonverentsi tarkvara nagu Skype või Zoom, et viia läbi otsekoolitust, või platvorme nagu Lynda.com ja Coursera, et pakkuda veebikursusi.
Kuidas ettevõtted tavaliselt kaugtöötajaid kaasavad?
Üks populaarne meetod on luua veebipõhine portaal kõigi teabega, mida uus töötaja vajab, nagu poliitika, protseduurid, kontaktandmed ja koolitusmaterjal. Teine standardne meetod on määrata mentor, kes aitab uuel töötajal ettevõtte kultuuri omaksida ja vastata küsimustele. Muud meetodid hõlmavad videovestlusi, konverentskõnesid ja praktilise koolituse. Otsustage, milline meetod sobib teie äri jaoks kõige paremini.
Mis teeb kaugtöötajate kaasamiskogemuse edukaks?
Edukas kaugtöötajate kaasamiskogemus peaks sisaldama: suhteid teiste töötajatega, õppimist, kuidas väljaspool kontorit töötada, ettevõtte poliitika, protseduuride ja kultuuri mõistmist, samuti sisemiste suhtluskanavate kasutamist. Andke inimestele aega ja tuge, et nad harjuksid enne, kui neid visatakse 'kõrge panusega' olukordadesse.
Kas virtuaalsed töötajad saavad kaugtöö kogemusest kasu?
Jah, enamasti saavad. Tegelikult on kaugtöötajad tavaliselt produktiivsemad ja neil on vähem stressi kui kontoris töötavatel kolleegidel. Nad tunnevad end mugavalt oma koduses keskkonnas ja neid ei häiri kontoripolitika, draamad või veekülma jutuajamised.
Milline on uue kaugtöötaja kaasamisprotsess?
Üldiselt hõlmab uue kaugtöötaja kaasamisprotsess nende tööülesannete ja ootuste ülevaatamist, veendumist, et neil on vajalikud tööriistad, ettevõtte poliitika ja protseduuride selgitamist ning tutvustamist ülejäänud meeskonnaga. Lõpuks aidake neil alustada oma esimese projektiga.
Kuidas kaasata virtuaalseid töötajaid?
Hinnake konkreetse isiku oskusi ja temperamenti, et määrata sobiv kaasamisstrateegia. See võib hõlmata ametlikke koolitussessioone, oskuste auditeerimist või mentorlusega kogenumalt kolleegilt. Mõned kaugtöötajad, kellel on oma tehnilised võimed, võivad eelistada sõltuvusi ise hallata, samas kui teised vajavad abi vajaliku tarkvara seadistamisel. Seega peaksite kaaluma, millist iseseisva töövõime taset ootate uuelt töötajalt, enne kui otsustate, kuidas teda kaasatakse.
Milline on parim viis kaugtöö korraldamiseks 2023. aastal?
See sõltub poliitikast, juhtimisfilosoofiast ja sellest, kui palju autonoomiat ettevõte soovib oma töötajatele anda. Üldiselt saab virtuaalsete töötajate meeskonna juhtimisel rakendada kolme erinevat organisatsioonistruktuuri: täielikult hajutatud meeskonnad paindliku tööajaga, osaliselt hajutatud meeskonnad määratud tundidega ja täielikult tsentraliseeritud meeskonnad, kus töötajad töötavad määratud kontorist. Igal neist struktuuridest on oma eelised ja puudused, seega on oluline hinnata, milline neist sobib teie konkreetse ettevõtte jaoks kõige paremini.
Kus leian kaugtöötaja kaasamisnimekirja?
Käsitlesime ülal kaugtöö kontrollnimekirja, kuid paljud selle sammud võivad toimida ka eraldiseisva kaugtöötaja kaasamisnimekirjana.
Täiustage oma kliendituge põhjaliku tugiteenuse kontrollnimekirjaga, mis hõlmab eesmärke, agentide organiseerimist, suhtluskanaleid, töövoo automatiseerimist ja...
Valmistuge uueks tööks selle põhjaliku kontrollnimekirjaga: uurige ettevõtet ja pendelteekonda, riietuge sobivalt, pakkige vajalikud asjad, seadistage äratused ...
