"Kuidas kirjutada head klienditeeninduse vastuse e-posti?"

"Head klienditeeninduse vastuse e-posti kirjutamiseks tuleb arvestada mitut olulist sammu: 1) Mõistke kliendi probleemi, lugedes hoolikalt ja tuvastades peamise probleemi, 2) Näidake empaatiat ja mõistmist, tunnistades nende frustratsiooni, 3) Andke konkreetne lahendus või sammud selge juhendiga, 4) Ennustage täiendavaid küsimusi või muret ja käsitlege neid ennetavalt, 5) Vastake kiiresti, et näidata oma pühendumust suurepärasele teenindusele, ja 6) Paluge andestust negatiivse kogemuse eest olenemata süüst, et näidata alandlikkust ja taastada positiivsed suhted."

"Kuidas saate parandada klienditeenindust oma ettevõttes?"

"Klienditeeninduse tööstus on üks maailma kiiremini kasvavaid. Klienditeeninduse tarkvara abil saate jälgida rohkem kui ühte vestlust korraga ja saada päevas rohkem tööd tehtud."

"Kuidas kirjutada professionaalset klienditeeninduse e-posti?"

"Kliendi kaebusele vastamisel veenduge, et käsitleksite käsil olevat probleemi ja kasutaksite kliendi nime. Asjakohaselt vastamiseks peaksite kasutama ka professionaalset tooni, olles sõbralik ja viisakas."

"Miks peaksite keskenduma heale klienditeenindusele?"

"Hea klienditeenindus on eduka äri juhtimine oluline osa. See võib parandada teie ettevõtte mainet ja aidata säilitada teie kliente."

"Kuidas kirjutada tehnilist tuge e-postiga?"

"Tehniline tugi e-postiga hõlmab kasutajatelt põhjalike probleemi üksikasjuste kogumist, nagu veateated ja kuvatõmmised. Vastake selgelt ja lühidalt, kasutades lihtsat keelt, pakkudes juhiseid või tõrkeotsingu näpunäiteid. Isikupärastage vastus kasutaja nimega ja näidake empaatiat, luues suhteid. Alati järgige üles, et kontrollida probleemi lahendamist ja koguda tagasisidet teenuse parandamiseks."

Klienditeeninduse mallid

Parandage klienditeeninduse e-poste mallide abil, et säästa aega, vähendada vigu ja tagada järjepidevus. Mallid hõlmavad erinevaid stsenaariumeid, nagu vihased või rahul olevad kliendid ja tagasimaksete e-postid, parandades tõhusust ja säilitades kaubamärgi häält.

Customer Service Email Templates Support Efficiency

Tasuta prooviversioon Plaanige demo

E-post jääb paljude tarbijate jaoks üheks peamiseks klienditeeninduse kanaliks. Kuid mitte iga ettevõte ei pane palju jõupingutusi kiireid ja professionaalseid vastuseid pakkumiseks – tegelikult mõned ei vasta üldse. SuperOffice’i uuringu kohaselt 62% ettevõtetest ei vasta klienditeeninduse e-postidele, 90% ei teavita klienti, et e-post on vastu võetud, samas kui 97% ei järgita, et kontrollida, kas kliendid on vastusega rahul.

Kuigi on peaaegu võimatu käsitsi koostada iga e-posti potentsiaalsetele või praegustele klientidele, võib klienditeeninduse mallide kasutamine, mis hõlmavad erinevaid stsenaariumeid, olla suureks abiks klienditeeninduse meeskondadele, eriti neile, kes peavad tegelema tohutute e-postide kogustega. Mallide kasutamine lähtepunktina võimaldab teie agentidel aidata rohkem kliente vähem ajaga ja vähem stressiga ning tagada, et nad pakuvad järjepidevat teenust. Tänutähiste saatmisest kuni automaatse puudumise sõnumini on teie suhtluse jätkamine klientidega alati soodsam.

Näide e-posti piletisüsteemist LiveAgentis

Klienditeeninduse e-posti mallide kasutamise eelised

Säästa aega ja paranda agendi tõhusust - Klienditeeninduse mallide kasutamine klientidele vastamisel säästab teie tugimeeskonda üksikute vastuste loomisest, optimeerib nende aega ja parandab tõhusust.
Vähendage inimlike vigade arvu - Valmis, katsetatud klienditeeninduse e-posti vastuse mallide abil saate kõrvaldada inimlikud vead ja eemaldada riski saata ebakorrektset sõnumeid, mis võivad kliente frustreerida.
Säilitage järjepidevat ettevõtte sõnumit - Klienditeeninduse e-posti mallid tagavad, et teie tugimeeskonna kõik liikmed on samal leheküljel, samas kui teie kaubamärgi hääl jääb igasse suhtlusesse. Ettevõtetele, kes soovivad teateid või üritusi teatada, on hea pressiteate e-posti mall sama oluline kui tõhusad klienditeeninduse mallid.

Levinud e-posti mallid klienditeenindusele

Oma klienditeeninduse näidiste e-posti mallide teegi koostamine võib olla nii väljakutsuv kui ka aeganõudev. On palju olukordi, milleks peate olema valmis. Pikematest ja keerulisematest sõnumitest nagu vabanduse e-post ja uuendamise meeldetuletus kuni lühikestest ja otsekohesetest e-postidest nagu paroolide lähtestamine, siin on mõned tõestatud e-posti mallid, mis põhinevad 10 erinevatel stsenaariumitel, mida teie tugimeeskond saab kasutada ja vastavalt vajadusele kohandada klientide ja potentsiaalsetega suhtlemisel.

Automaatse vastuse e-posti mall

Tere [NIMI],

Täname teid [ETTEVÕTTE] poole pöördumise eest!

See automaatne vastus on vaid selleks, et teada anda, et saime teie taotluse ja vastame teile nii kiiresti kui võimalik. [äritundide] ajal vastame tavaliselt paari tunni jooksul, õhtud ja nädalavahetused võivad võtta veidi kauem aega.

Ootamise ajal võite vaadata meie Korduma Kippuvaid Küsimusi või sirvida meie Teadmistebaasi, kus leiate palju juhiseid [TOOTE] kohta.

Või kui teie taotlus on kiire, võite helistada meile numbril [number] või alustada otsevestlust meie tugimeeskonnaga. Ootame teid tagasi töösse!

Lugupidamisega, [TEIE ALLKIRI]

Kliendiga kontakti võtmise e-posti mall

Tere [NIMI],

Loodan, et teil läheb hästi ja te nautisite oma toodet. Lihtsalt kontrollin, kas teil on küsimusi või vajate abi. Viimasel ajal oleme lisanud üsna palju funktsioone ja tean, et võib olla raske jälgida kõiki meie väljaandeid.

Meeldetuletuseks, siin on [link] meie Teadmistebaasile, kus leiate igal ajal ajakohast teavet meie toote ja ettevõtte kohta.

Võtke minuga julgelt ühendust mis tahes küsimuste puhul, olen väga nõus teid abistama.

Tervitused, [TEIE ALLKIRI]

Tänutähiste e-posti mall

Kallis [NIMI],

Täname teid väga positiivse tagasiside eest ja arvustuse jätmise eest [veebisaidil], te panite meile suure naeratuse näole! 😊

Meie meeskond püüab pidevalt parandada meie [toodet/teenust] ja alati on rahuldav kuulda lahkeid sõnu meie klientidelt. Meile meeldib, et teile meeldib meid, ja on ka suurepärane teada, et meie [toode/teenus] on aidanud teil saavutada oma ärilisi eesmärke.

Täname veel kord, et olete suurepärane klient!

Tervitused, [TEIE ALLKIRI]

Vihase kliendi vastuse e-posti mall

Kallis [NIMI],

Mul on väga kahju kuulda, et teil on olnud selline halb kogemus, et te ei soovi enam meiega töötada. Meie klientide rahuldamine on alati olnud meie esimene prioriteet ja mul on kahju, et me ei saanud teie nõudeid täita.

Kuigi me ei taha teid lahkuda näha, saan täielikult aru, kui pettunud te peate olema, ja ma täielikult respekteeran teie otsust. Palun andestust veel kord igasuguse häire eest, mida me võisime teile põhjustada.

Andke teada, kui teil on veel küsimusi, kommentaare või täiendavat tagasisidet. Ja kui te muudate meelt, olen siin, et teid igal võimalikul viisil aidata.

Edu! [TEIE ALLKIRI]

Rahul oleva kliendi vastuse e-posti mall

Tere [NIMI],

Oleme väga õnnelikud kuulda, et olete rahul [TOOTE/TEENUSEGA]. [ETTEVÕTTES] püüame alati pakkuda parimat kliendi kogemust ja meile teeb rõõmu teada, et oleme seda saavutanud.

Oleksime tänulikud, kui jätaksite arvustuse meie Facebooki lehele, kuna teie ülevaated võiksid aidata meie potentsiaalsetel klientidel meid paremini tundma õppida.

Täname veel kord ja andke teada, kui me saame teile tulevikus midagi teha!

Lugupidamisega, [TEIE ALLKIRI]

Kliendi kaebuse vastuse e-posti mall

[NIMI],

Mul on väga kahju kuulda, et te ootasite meie klienditeeninduse osakonna juures peaaegu 30 minutit. Saan täielikult aru, kui frustreeriv see peab olnud. See ei peaks kunagi juhtuma, kuna me hindame meie klientide aega. Olen selle sõnumi edastanud asjaomastele teenindusagendile.

Meie tehniline tugimeeskond teeb prioriteediks probleemi, millega te silmitsi seisate meie tarkvaraga, nad töötavad nüüd selle parandamiseks. Teavitan teid kohe, kui see on parandatud.

Hindan, et teete meid teadlikuks teie negatiivsest kogemusest. Me püüame tagada kliendi rahulolu iga suhtlusega ja palun andestust ebamugavuse eest, mida me teile põhjustasime.

Vahepeal andke teada, kui on midagi muud, mida ma teie jaoks teha saan.

Lugupidamisega, [TEIE ALLKIRI]

Viivitatud vastuse e-posti mall

Tere [NIMI],

Täname teid [ETTEVÕTTE] poole pöördumise eest! Teie taotlus saadi [kuupäev] koos viitearvu: [number]. Vabandame, et me pole teile veel vastanud. Hetkel kogetakse tugitaotluste suurt mahtu ja hindame teie kannatlikkust, kui me püüame pakkuda kõrgeima taseme tuge igale kliendile. Olge kindel, et üks meie agentidest võtab teiega ühendust nii kiiresti kui võimalik.

Lugupidamisega, [TEIE ALLKIRI]

Järelkontrolli e-posti mall

Hei [NIMI],

Loodan, et teil läheb hästi. Tahtsin teiega kontrollida probleemi osas, mis teil oli eile [probleemi kirjeldus]. Kas see lahendati edukalt?

Kui me saame teie kogemust paremaks muuta, andke meile teada, vastates sellele sõnumile. Olen nõus teid igal juhul abistama ja ootan põnevusega teilt kuulda.

Ilusat päeva, [TEIE ALLKIRI]

Uuendamise meeldetuletuse e-posti mall

Tere [NIMI],

Tahame teid tänada meie toote kasutamise eest möödunud aasta jooksul ja loodame, et oleme teile abi olnud.

Märkasin, et teie aastaline tellimus aegub kahe nädala pärast, seega tahtsin teiega kontrollida järgmiste sammude osas. Kas olete huvitatud oma tellimuse uuendamisest? Kui kaalute oma valikuid, tahaksin teiega edasi rääkida, et aidata teil otsusele jõuda.

Ootan põnevusega teilt kuulda.

Lugupidamisega, [TEIE ALLKIRI]

Tagasimakse e-posti mall

Tere [NIMI],

Oleme teie tagasimakse töötlenud ja peaksite nägema krediiti oma kontole 1-3 tööpäeva jooksul, olenevalt teie pangast.

Mul on kahju kuulda, et te ei ole meie tootega rahul, kuid saan täielikult aru, et see pole kõigile sobiv. Kuna igasugune tagasiside on meile oluline, kas saaksite mulle veidi rohkem üksikasju anda selle kohta, mis teile täpselt ei meeldinud?

Vahepeal täname teid teie aja eest ja et te meid proovisite. Loodame, et saame teiega tulevikus uuesti ühendust võtta.

Parimad, [TEIE ALLKIRI]

Tagasi juurde LiveAgent Academy Proovige tasuta

Korduma kippuvad küsimused

Kuidas kirjutada head klienditeeninduse vastuse e-posti?: Head klienditeeninduse vastuse e-posti kirjutamiseks tuleb arvestada mitut olulist sammu: 1) Mõistke kliendi probleemi, lugedes hoolikalt ja tuvastades peamise probleemi, 2) Näidake empaatiat ja mõistmist, tunnistades nende frustratsiooni, 3) Andke konkreetne lahendus või sammud selge juhendiga, 4) Ennustage täiendavaid küsimusi või muret ja käsitlege neid ennetavalt, 5) Vastake kiiresti, et näidata oma pühendumust suurepärasele teenindusele, ja 6) Paluge andestust negatiivse kogemuse eest olenemata süüst, et näidata alandlikkust ja taastada positiivsed suhted.
Kuidas saate parandada klienditeenindust oma ettevõttes?: Klienditeeninduse tööstus on üks maailma kiiremini kasvavaid. Klienditeeninduse tarkvara abil saate jälgida rohkem kui ühte vestlust korraga ja saada päevas rohkem tööd tehtud.
Kuidas kirjutada professionaalset klienditeeninduse e-posti?: Kliendi kaebusele vastamisel veenduge, et käsitleksite käsil olevat probleemi ja kasutaksite kliendi nime. Asjakohaselt vastamiseks peaksite kasutama ka professionaalset tooni, olles sõbralik ja viisakas.
Miks peaksite keskenduma heale klienditeenindusele?: Hea klienditeenindus on eduka äri juhtimine oluline osa. See võib parandada teie ettevõtte mainet ja aidata säilitada teie kliente.
Kuidas kirjutada tehnilist tuge e-postiga?: Tehniline tugi e-postiga hõlmab kasutajatelt põhjalike probleemi üksikasjuste kogumist, nagu veateated ja kuvatõmmised. Vastake selgelt ja lühidalt, kasutades lihtsat keelt, pakkudes juhiseid või tõrkeotsingu näpunäiteid. Isikupärastage vastus kasutaja nimega ja näidake empaatiat, luues suhteid. Alati järgige üles, et kontrollida probleemi lahendamist ja koguda tagasisidet teenuse parandamiseks.

Kas olete valmis oma klienditeeninduse mallid kasutusele võtma?

LiveAgent on kõige paremini hinnatud ja nr 1 klienditeeninduse tarkvara väikeste ja keskmise suurusega ettevõtetele. Proovige seda täna meie tasuta 30-päevase prooviga. Krediitkaart pole vajalik.

Tasuta prooviversioon Plaanige demo

Loe lähemalt